Teismo sekretoriai dirba visų dydžių advokatų kontorose . Kai kurie sekretoriai teikia grynai administracinę paramą. Tačiau daugelio įmonių sekretoriai atlieka hibridinį vaidmenį, veikdami kaip sekretoriumi, tiek bylos teisme.
Žemiau pateikiamos kelios dažniausiai bylos sekretoriaus visos bylos gyvavimo ciklo funkcijos.
Sekretorių vaidmenys skiriasi priklausomai nuo įmonės, teismo praktikos pobūdžio ir darbuotojų skaičiaus.
Bylos atranka
Ieškovų firmose pirmasis bylos etapas tikrina bylą už nuopelnus. Ar galimas klientas turi veiksmų priežastis? Ar yra kokių nors konfliktų? Sekretorius gali padėti parengti bylų tikrinimo formas ir suplanuoti pradinius advokato ir potencialaus kliento susitikimus. Kai kuriais atvejais sekretorius atliks pradinį patikrinimą, klausydamas potencialių klientų klausimų telefonu. Jei klientas yra pasirašytas, sekretorius sukurs naują bylos medžiagą ir perduos išlaikymo sutartį ir kitus dokumentus klientui.
Tyrimas
Daugeliu atvejų šalys atlieka tyrimą prieš pateikiant ieškinį. Šis tyrimas gali būti susijęs su liudytojų atranka ir apklausa, nelaimingo atsitikimo vietos tyrimas ir dokumentų bei kitų įrodymų rinkimas. Teismo sekretorius gali padėti procese planuoti susitikimus ir telefonines konferencijas advokato vardu, kurti liudytojų sąrašus, organizuoti įrodymus ir kitus dokumentus bei sukurti patikimą dokumentų ir elektroninių dokumentų registravimo sistemą.
Pleadings
Jei pateikiamas ieškinys, sekretorius parengs procesinius dokumentus tekstų apdorojimo programoje. Teismo praktikoje gali būti šaukimas, skundas, patvirtinimai, prašymai priimti įteikimą ir pasiūlymai. Teismo sekretorius dažnai kuria prašymą įpareigojančius segtuvus, kurie organizuoja ir indeksuoja visus pareiškimus konkrečiu atveju.
Sekretorius gali pateikti šiuos dokumentus teismui asmeniškai ar elektroniniu būdu, nors šią užduotį dažnai atlieka paralegalas arba teismo pranešėjas .
Discovery
"Discovery" yra ilgiausias bylos nagrinėjimo etapas. Atradimo metu bylos sekretorius gali atlikti visas arba kai kurias iš šių užduočių:
- Atrankos dokumentų paruošimas teksto apdorojimo sistemoje, įskaitant užklausas ir prašymus dėl gamybos
- Rašant, siunčiant ir stebint teismo šaukimus
- Atsiskaitymų su daugybe šalių, įskaitant advokatą, klientus, prieštaraujančius advokatus ir teismo žurnalistams, planavimas
- Nepriklausomų medicininių tyrimų ir kitų paskyrimų, numatytų Civilinio proceso taisyklėse, planavimas
- Atradimų rišiklių kūrimas; indeksavimo ir pateikimo atradimų dokumentai
- Organizuojant ir paduodant bylos dokumentus
- Planavimo vietų tyrimai
- Surasti ir bendrauti su ekspertais; organizuojant ir pateikiant ekspertų ataskaitas
Išankstinis bandymas
Nustačius bandomąją datą, sekretorius padeda teisinei komandai pasirengti teismui. Sekretoriaus vaidmuo gali būti toks:
- Ikiteisminio dokumento įvedimas ir formatavimas, įskaitant pasiūlymus, santraukas, teismo šaukimus ir liudytojų sąrašus
- Parodų surinkimas ir organizavimas
- Bandymų įrišiklių kūrimas, organizavimas ir / ar indeksavimas
- Padeda organizuoti išbandymus
- Stebėti terminus ir siųsti priminimus teisinei komandai
- Cite tikrinimo ir korektūros santraukos ir teisiniai dokumentai
- Užtikrinti, kad dokumentai būtų tinkamai suformatuojami laikantis teismo taisyklių
- Koordinuojantys liudytojai
Bandymas
Teismo proceso metu sekretorius vaidina svarbų vaidmenį. Jo pareigos gali būti tokios:
- Parengiami, įvedami ir formatuojami bandomieji dokumentai
- Koordinuoja žemėlapių, grafų ir kitų salių vizualizacijų rengimą
- Kurjerių, teisėjų žurnalistų ir ekspertų liudytojų planavimas
- Dokumentų, eksponatų ir bandymų įrišėjų organizavimas, pateikimas ir tvarkymas
- Koordinuoja advokatų, liudytojų, klientų ir kitų kelionių organizavimą
Kitos administracinės užduotys
Tiems, kurie dirba gynyboje, bylos sekretorius pateiks advokatų ir paralegalų laiką, praleistą kiekvienu atveju, į įmonės laiką ir atsiskaitymo sistemą.
Jis arba ji taip pat atsiųs klientui periodines sąskaitas faktūras ir atliks pavėluotus mokėjimus. Kiti bendrosios bylos sekretoriaus užduotys yra:
- Informacijos rengimas, perrašant, formatuojant, įvedant, paimant, kopijuojant ir perduodant tekstą, duomenis ir grafiką
- Stebėjimo atvejų terminai
- Atitinka klientus, liudininkus ir priešingus advokatus
- Atsakymas į telefoną
- Skaičiuoklių kūrimas, siekiant stebėti išlaidas, eksponatus ir kitą informaciją
- Diktavimo perrašymas
- Sistemų saugojimas
- Maršrutizavimo korespondencija, ataskaitos ir teisiniai dokumentai
- Klientų konferencijų ir advokatų susitikimų organizavimas
- Parengti sąnaudų ataskaitas
- Tvarkyti advokato kalendorių planuojant ir planuojant konferencijas, telekonferencijas, parodymus ir keliones
- Užsakymas prekių
Bylinėjimosi sekretoriaus švietimas
Daugelis bylų sekretorių baigia pažymėjimą ar asocijuotą studijų programą prekybos mokykloje ar bendruomenės kolegijoje. Tačiau sekretoriai, turintys ketverių metų kolegijos laipsnį, turi daugiausia galimybių perimti advokatų kontorą. Darbe vyksta teismo procesai dažnai. Patyrę bylos sekretoriai dažnai perkelia į kitus įmonės vaidmenis, įskaitant paralegalo ir biuro valdymo pareigas.
Teismų sekretoriaus gebėjimai ir žinios
Teismų sekretoriai privalo turėti įvairius tarpasmeninius, technologinius ir biuro įgūdžius bei teisines ir procesines žinias. Reikalingi įgūdžiai ir žinios apima:
- Žinios apie teksto apdorojimą, skaičiuoklę, pristatymą ir laiką bei atsiskaitymo programinę įrangą; susipažinimas su "Microsoft Office" rinkiniu
- Žinios su transkripcijos įranga
- Puikūs rašytiniai ir žodiniai įgūdžiai
- Žinios apie vietos, valstybinių ir federalinių bylų teismo bylų dokumentus ir dokumentų tvarkymo procedūras
- Žinios apie dokumentų bazes, tokias kaip "Ringtail", "Summation" ir "Concordance"
- E-pateikimo patirtis
- Žinios apie biuro procedūras ir teisinę terminiją
- Stiprūs rašymo įgūdžiai
- Tvirti organizaciniai įgūdžiai ir daugelio užduočių įgūdžiai
- Gebėjimas bendrauti profesionaliai su visais personalo lygiais