1. Prisimink savo elgesį
Net pasaulyje, kuriame mes skuba įveikti įvykius kuo greičiau, norėdami pereiti prie kito užduotio, paimk laiko elgtis elgtis gerai.
Nepamirškite pasakyti "prašau" ir "ačiū".
Kreipdamiesi į žmones, kurių nežinote gerai arba su kuriais turite formalių santykių, kreipkitės į juos pagal jų vardą ir pavardę, nebent jie jūsų paprašė kitaip. Pvz., Pasakykite "brangioji ponia balta" arba "brangioji ponia pilka". Jei atsakote į el. Laišką ir originalaus pranešimo siuntėjas pasirašė jį tik su savo vardu, tuomet jūs galite drąsiai manyti, kad teisingai juos spręsti taip pat.
2. Žiūrėkite savo toną
Tonas yra tai, kaip jūs, kaip rašytojas, galite išreikšti savo požiūrį el. Laiške. Tai įtakoja tai, kaip ji gaunama. Paprastai norėtumėte, kad gavėjas taptų pagarbus, draugiškas ir lengvai pasiekiamas. Jūs nenorite skambėti arba reikalauti. Perskaityk savo pranešimą keletą kartų prieš pradėdami siųsti.
Rašydami asmeniui, su kuriuo anksčiau pranešėte, pradėkite sakydami kažką draugiško, pavyzdžiui, "Tikiuosi, kad esate gerai". Nors "emoji" gali padėti jums lengviau perduoti toną, susilaikykite nuo jų naudojimo el. Paštu, nebent rašote asmeniui, su kuriuo esate labai neformalus ryšys.
Niekada nenaudokite jų rašydami būsimam darbdaviui.
Visada laikoma, kad blogas el. Pašto etiketas rašo el. Laišką arba jo dalį visomis didžiosiomis raidėmis. Tai jums atrodo kaip tu šauki.
3. Būk trumpas
Užsiėmę žmonės neturi nei laiko, nei noro praleisti daugiau nei minutę, skaitant atskirą el. Laišką.
Jei norite leisti gavėjui greitai perskaityti jūsų pranešimą ir vis tiek jį suprasti, jį turite laikyti trumpai.
Nepaisykite tinkamų detalių. Įsitikinkite, kad jūsų pranešimas aiškiai atspindi jūsų priežastis, kodėl ji rašoma pirmiausia. Niekas neišgelbės laiko, jei jūs galų gale turėsite pirmyn ir atgal, kai bandysite paaiškinti išsamius duomenis.
4. Venkite naudoti teksto santrumpas
Net jei norite sutaupyti laiko, neturėtumėte naudoti teksto santrumpų savo profesionalų el. Laiške. Jei daug teksto rašote, kaip tai daro daugelis žmonių, gali būti įpratę naudoti tam tikrą stenografiją, kad galėtumėte kalbėtis su draugais. Pavyzdžiui, galite naudoti "u", "ur" ir "plz" vietoj "jūs", "jūsų" ir "prašau". Šie sutrumpinimai neturi verslo korespondencijos, išskyrus atvejus, kai gavėjas yra asmuo, su kuriuo turite atsitiktinius santykius.
5. Naudokite profesionalų el. Pašto adresą
Pranešimams, susijusiems su jūsų dabartiniu darbu, visada naudokite el. Pašto adresą, kurį paskyrė darbdavys. Tačiau niekada neturėtumėte naudoti jo siųsti savo darbe nesusijusius pranešimus, pavyzdžiui, jei ieškote naujo. Vietoj to naudokite asmeninę el. Pašto paskyrą.
Jei neturite asmeninės paskyros, pavyzdžiui, kurią pateikėte savo interneto paslaugų tiekėjui, kai užsiregistravote gauti paslaugą, gaukite nemokamą el. Pašto paskyrą.
Naudokite "Gmail" ar kitą paslaugą, kad sukurtumėte profesionalų adresą. Nenaudokite nieko kvailo ar įžeidžiančio. Jūsų pirmasis vardas ir pavardė arba jūsų vardas yra tinkami pasirinkimai.
6. Neužmirškite rašybos ir gramatikos skaičiavimo
Būtina, kad jūs kruopščiai perskaitytumėte savo el. Laišką. Niekada nepraleiskite šio kritinio žingsnio, nesvarbu, kiek esate užsiėmęs. Ką reikia atkreipti dėmesį į teisingą rašybą ir tinkamą gramatiką. Be teisingų bendrų žodžių rašybos taip pat norite teisingai nurodyti žmonių vardus, įskaitant jų gavėjo vardą ir jo įmonės pavadinimą.
Būkite atsargūs, kad per daug pasikliaujate rašybos tikrintuvais. Jie gali netinkamai pastebėti klaidingų žodžių. Pavyzdžiui, rašybos tikrinimo priemonė neužfiksuos žodžio "į" sakinyje: "Turiu jums klausimų", nors šiame kontekste jis turėtų būti "du". Dviem tikrinimo rašmenimis, kurių nesate tikri, naudodami nemokamą internetinį žodyną, pavyzdžiui, "Merriam-Webster".