Kaip susitikti protokolus

Rašyti darbovietės susitikimo ar konferencijos įrašą

Susitikimo protokolai yra išsamios pastabos, kurios yra oficialus susitikimo ar konferencijos įrašas. Už rinkimą atsakingas asmuo dažniausiai prašo vieno iš dalyvių siekti šios užduoties. Vieną dieną tas kažkas gali būti tau! Nors tai nėra labai sudėtingas darbas, tai svarbu. Kadangi posėdžių protokolai yra oficialus įrašas apie tai, kas pasireiškė, reikia tikslumo. Turėsite išsamiai paskaityti, kad žmonės, jei reikia, galės sugebėti susipažinti vėliau.

Štai keli patarimai, padėsiantys jums išspręsti šią užduotį. Sužinokite, ką daryti prieš susitikimą, jo metu ir po jo.

Prieš susirinkimą

• Pasirinkite savo įrašymo įrankį: pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra nuspręsti, kaip paimti pastabas. Ar jūs einate į senąją mokyklą ir naudosite rašiklį ir popierių, ar jūs einate į technologiją ir naudosite nešiojamąjį kompiuterį, planšetinį kompiuterį ar išmanųjį telefoną. Pasitarkite su savo viršininku, kad sužinotumėte, ar jis nori naudoti tam tikrą metodą. Tai mažai tikėtina, bet įmanoma.
• Įsitikinkite, kad jūsų pasirinktas įrankis yra tinkamas ir atsarginis, jei jūsų originalas nepavyks. Pavyzdžiui, jei pristatysite nešiojamąjį kompiuterį, patinkitės ir rašiklio ir popieriaus. Jūs nenorite sustabdyti susitikimo, kai ieškote ką rašyti, jei jūsų kompiuteris sugenda.
• Susitikimo darbotvarkę skaitykite prieš pradedant susitikimą. Tai leis jums suformuluoti savo minusų planą. Palikite šiek tiek vietos žemiau kiekvieno elemento ir rašykite savo užrašus ten. Tai padarius, jūsų darbas bus šiek tiek lengvesnis, kol posėdyje dalyvaujantis asmuo laikosi darbotvarkės.

Susitikimo metu

• Prisijunkite prie lankomumo lapo ir įsitikinkite, kad visi prisijungę. Jums reikės įtraukti visų dalyvių sąrašą oficialių posėdžių protokolų metu.
• Įsitikinkite, kad žinote, kas yra kas. Tokiu būdu galėsite išsiaiškinti, kas kalba ir tinkamai įrašo šią informaciją.
• Atkreipkite dėmesį į susitikimo pradžios laiką.

• Nebandykite užrašyti kiekvieno komentaro. Galima tik įtraukti pagrindines idėjas. Būkite labai atsargūs, kad nepaliktumėte daiktų, su kuriais nesutinkate. Jūsų šališkumas neturėtų įtakos tau. Prisiminti, tai yra oficiali sąskaita, o ne jūsų nuomonė apie tai, kas atsitiko!
• Užsirašykite visus pasiūlymus, kurie juos padarė, ir balsų rezultatus, jei tokių yra; jums nereikia rašyti, kas komandiruotas į pasiūlymą. Žinoma, jūsų organizacijos taisyklės gali skirtis, todėl pirmiausia jas patikrinkite.
• Jei balsavimas dėl bet kokių pasiūlymų ar diskusijų atidedamas iki kito posėdžio, užfiksuokite tai.
• Užregistruokite susitikimo pabaigos laiką.

Po susitikimo

• Įveskite minučių kuo greičiau po susitikimo, o viskas vis dar švieži jūsų galvoje. Jei pastebėjote klaidą savo užrašuose arba turite klausimą, galite greitai jį išvalyti, kai kalbėsite su kitais dalyviais.
• Paskutiniame protokolo egzemplioriuje įrašykite organizacijos pavadinimą, komiteto pavadinimą, susitikimo tipą (dienos, savaitės, mėnesio, metinės ar specialios) ir jo paskirtį.
• Duok laiko, kada jis prasidėjo ir baigėsi.
• Pateikite dalyvių sąrašą ir pastabą apie tai, kas surengė susitikimą. Čia taip pat galite nurodyti, kad užsiėmėte minutėmis. Įtraukite savo vardą į dalyvių sąrašą, o skliausteliuose po savo vardo sakykite, kad paėmėte protokolą. Arba dokumento pabaigoje galite pasirašyti rašydami "Atitinkamai pateiktas", po kurio nurodomas jūsų vardas.

• Koreguokite minutes prieš pateikdami juos. Paklausk kažkokio kito, kuris dalyvavo, kad jie atrodytų taip pat. Jis arba ji galės jus informuoti, jei netyčia paliksite kažką.
• Pateikite juos asmeniui, kuris valdė posėdį, nebent nurodėte kitaip.