Jūsų paruošimas nustato, ar pasieksite norimų rezultatų
Kartu su posėdžių protokolu , dokumentais, kuriuos dalyviai gauna po susitikimo, darbotvarkė yra susitikimo planas ir pranešimai apie ankstesnio posėdžio tolesnius veiksmus.
Kai rengiate susitikimo, kuris nėra reguliariai planuojamas, darbotvarkę, jums padės šie žingsniai. Vėliau šiame straipsnyje pamatysite tvarkaraščio šabloną reguliariai suplanuotam susitikimui. Du susitikimų tipai yra panašūs darbotvarkės klausimai, tačiau jie nėra vienodi.
Susirinkimo darbotvarkė
Pirma, nustatykite, ar reikia kitų darbuotojų, kad galėtumėte planuoti susitikimą. Tada nuspręskite, ko tikitės įvykdyti susirinkę. Nustatykite tikslius susitikimo tikslus . Jūsų nustatyti tikslai nustatys veiksmingo susitikimo plano pagrindą. Įsitikinkite, kad per susitikimo laiką planavote daugiau nei pagrįstai pasiekiamą.
Kaip sakė Stephenas Covey'as "Septynias labai efektyvių žmonių įprotis", "Pradėkite nuo galo". Susitikimo tikslas nustatys susitikimo akcentą, susitikimo darbotvarkę ir susitikimo dalyvius.
Sukurti darbotvarkę rengia susitikimo planą.
Jūs pradedate nuo pagrindinio tikslo ar tikslo, kurį bandote atlikti susirinkime. Kai nusprendžiate savo tikslą, turite nustatyti, ar jums reikia papildomų darbuotojų pagalbos planuoti savo darbotvarkę. Jei taip, pakvieskite juos prisijungti prie jūsų rengiant savo posėdžių darbotvarkę paprastai elektroniniu paštu arba tekstu, kad nebūtų sukurtas papildomas susirinkimas.
Sprendimai, kaip parengti susitikimo darbotvarkę
Nustatę bendrą tikslą, jūs arba jūsų komanda turite priimti šiuos sprendimus. Be susitikimo tikslo ar tikslo, visi šie klausimai pateikiami posėdžio darbotvarkėje.
- Reikalingi faktinio susirinkimo dalyviai
- Elementai, kuriems reikia diskusijos ar veiksmų, kurie leis pasiekti tikslą ar tikslą
- Laikas, kurį numatote grupei, reikės aptarti kiekvieną elementą,
- Susitikimo data ir laikas,
- Tinkama vieta, kuri patogiai surengs visus dalyvius susitikimui,
- Išankstinis susitikimo darbas. Tai apima bet kokį skaitymą, dokumentaciją , duomenis, posėdžių protokolus iš ankstesnio susitikimo ar bet kokį kitą pasirengimą, dėl kurio jūsų tikrasis susitikimas bus sėkmingas. Ši paraiška turėtų būti pridedama prie susitikimo pranešimo ir darbotvarkės, kai juos platinate pakviestiems dalyviams.
Be aukščiau minėtų sprendimų elementų, standartinės posėdžio darbotvarkės klausimai turėtų apimti:
- Peržiūrėkite susitikimo tikslą, darbotvarkę ir laukiamus rezultatus bei produktą.
- Peržiūrėkite ankstesnio posėdžio protokolus.
- Peržiūrėkite dalyvių pažangą, susijusius su įsipareigojimais ir veiksmais, pateiktais ankstesniame posėdyje.
- Paskolos gavėjas ar lyderis turi peržiūrėti dalyvių prisiimtus įsipareigojimus dabartiniame posėdyje kaip galutinį darbotvarkės punktą.
Nuspręskite, kas turi dalyvauti, kad atliktumėte susitikimo darbotvarkę
Kai nuspręsite, kad susitikimas yra būtinas norint pasiekti tikslą, turite sukurti dalyvių sąrašą.
Ne kiekvienas darbuotojas gali ar turėtų dalyvauti kiekviename susitikime, bet kvietimas tinkamus dalyvius padidins jūsų sėkmės tikimybę.
Kaip identifikuoti dalyvius, reikalingus įvykdyti jūsų susitikimo darbotvarkę
Nustatykite savo dalyvius vieną kartą ar trumpą susitikimų seriją ar reguliariai planuojamą ar nuolatinį susitikimą, uždėdami sau klausimus, tokius kaip toliau.
- Kas privalo turėti grupei būdingą sprendimą?
- Kas valdo procesą, kurį diskutuoja grupė?
- Kas turi žinoti informaciją, kurią platinate?
- Kas gali pateikti duomenis ir faktus, kad galėtumėte priimti sprendimus?
- Kas turi patirties ar patirties, kad galėtumėte pasidalinti su grupe?
- Kas turi remti bet kokių sprendimų ar užduočių įgyvendinimą?
- Kas turi pateikti leidimą ar išteklius susitikimo rezultatams įvykdyti?
- Kas gali prieštarauti bet kokių sprendimų ar krypčių įgyvendinimui?
Ar jums reikia susitikimų darbotvarkės reguliariai rengiamiems susitikimams?
Ne kiekvienam susitikimui reikalinga parengta darbotvarkė. Dauguma darbuotojų reguliariai rengia susitikimus savo padaliniams ar darbo grupėms. Jūs taip pat turite komandų ir projektų, kuriuose dalyvaujate.
Tęsiant projektą gali būti nereikalinga naujai parengta kiekvieno susitikimo darbotvarkė, tačiau jūsų komanda bus gerai įtvirtinta taikydama standartinį jūsų susitikimo būdą.
Reguliariai suplanuotų darbuotojų susirinkimas suskirstytas į tris segmentus, kurių kiekvienas turi standartines darbotvarkės punktus: informacinius elementus, veiksmų elementus ir tolesnį planavimą.
Susitikimų darbotvarkės komponentai reguliariai rengiamiems susitikimams
Informaciniai daiktai
Parašykite bet kokius darbotvarkės punktus, kurie yra informaciniai kiekvienam susitikimui. Pavyzdžiui, vadovas atnaujina grupę vyresniojo vadovų susitikimo rezultatams.
Veiksmo elementai
Į darbotvarkę įtraukkite visus dalykus, kuriuos tikitės, kad grupė norės peržiūrėti kiekvieną reguliarų suplanuotą susitikimą. Pavyzdžiui, laikotarpio našumas biudžetui ir sąnaudų taupymo nustatymas bei nuolatiniai patobulinimai, kuriuos grupė planuoja pasiekti.
Forward Planning
Į darbotvarkę įtraukkite visus dalykus, kuriuos grupė nori suplanuoti ar pasirengti iš anksto. Pavyzdžiui, trumpalaikiai tikslai kitam mėnesiui arba poreikis bendradarbiauti su būsimomis užduotimis.
Jei vadovaudamiesi šiomis gairėmis rengsite posėdžių darbotvarkę, padidinsite tikimybę, kad susitikimas duos rezultatų.
Pavyzdys susitikimų darbotvarkę reguliariai susirinkimui
Naudokite šią imties tvarkaraštį reguliariai rengiamam susitikimui, kad įsitikintumėte, jog jūsų susitikimas sukuria tuos rezultatus, kuriuos ieškote.
- Šildymas ir sveikinimas. Apsvarstykite trumpą ledlaužių, priklausomai nuo to, kaip dažnai grupė susitinka.
- Peržiūrėkite susitikimo tikslą, darbotvarkę ir laukiamus rezultatus bei produktą.
- Peržiūrėkite ankstesnio posėdžio protokolus.
- Pateikite atitinkamą departamento ir įmonės informaciją, kurios reikia komandai.
- Peržiūrėkite veiksmus, veiksmų planus ir įsipareigojimus. Peržiūrėkite grupės pasiektą tikslą.
- Aptarti ir priimti sprendimus dėl šio susitikimo darbotvarkės punktų.
- Nustatykite kitus žingsnius.
- Nustatykite kito posėdžio tikslą, rezultatus ir darbotvarkę.
- Pasibaigus susitikimui, pastabos gavėjas turėtų peržiūrėti susitikimų metu prisiimtus įsipareigojimus.
- Nustatykite bet kokią pagalbą, reikalingą žmonėms, nepriklausantiems grupei, ir priskirkite dalyviams susisiekti.
- Nustatykite, kas už susitikimo dalyvių ribų turi žinoti ir nuspręsti, kaip įvykdyti komunikatą.
- Siųskite minusas per 24 valandas nuo posėdžio arba iškart, jei užrašo gavėjas paėmė užrašus elektroniniu būdu (norma).
Daugiau susijusių su efektyvių susitikimų organizavimu