Kaip (ir kodėl) įrašyti posėdžių protokolus
Protokole paprastai yra:
- dalyvių vardai,
- aptarti darbotvarkės klausimai ,
- dalyvių priimami sprendimai,
- dalyvių prisiimtus tolesnius veiksmus,
- įsipareigojimų įvykdymo terminai ir
- bet kokie kiti įvykiai ar diskusijos, verti dokumentuoti būsimoms apžvalgoms ar istorijai.
Pavyzdinės susitikimo minutės susitelkia į susitikimo metu priimtus sprendimus ir dalyvių prisiimtus įsipareigojimus. Prie įsipareigojimų pridedamos terminai ir visos kitos detalės, reikalingos susipažinti su dalyviais.
Protokolai kaip istorinis dokumentas
Kaip istorinis dokumentas, jie taip pat naudingi dokumentuojant pagrindines idėjas ar diskusijas, dėl kurių buvo priimtas sprendimas. Pavyzdžiui, atsakydami į klausimus vėliau, kai komandos narys sako, "kada mes galvojome, kai pasirinkome šį tikslą".
Efektyvios susitikimo minutės išdėstytos penkios alternatyvos, kurias aptarė komanda, ir pagrindinė priežastis, kodėl viena buvo pasirinkta per kitus galimus kelius.
Efektyvus susitikimo protokolas tipiniam verslo susitikimui nereikia įrašyti kiekvienos diskusijos.
Jie taip pat nereikia ir neturėtų nurodyti, kas ką pasakė. Taip pat, ar jie turėtų dokumentais išsamiai aprašyti kiekvieną dalyvį. Pateiktame pavyzdyje efektyvus pastabos gavėjas apibendrina diskusiją, o ne užrašo kiekvieną žodį.
(Pripažįstate, kad ši taisyklė skiriasi kitų rūšių susitikimams tokiose situacijose kaip teisiniai veiksmai, teismo posėdžiai ir kt.
Dėl šių minučių reikalingas tikslus pokalbio ir pareiškimų įrašas.) Tačiau jūsų tipiškas susitikimas darbo vietoje nėra.
Kada ir kaip pasidalinti susitikimo protokolais
Idealiu atveju susirinkimo protokolai susitikimo dalyviams skelbiami elektroniniu būdu pasibaigus susitikimui. Tai atlikę dalyviai nedelsdami praneša apie savo įsipareigojimus ir terminus. Jei tai neįmanoma (pavyzdžiui, pastabos gavėjas nori išvalyti klaidas), pastabos gavėjas turėtų skleisti posėdžių protokolus per 24 valandas nuo posėdžio.
Protokolai primena įsipareigojimų grupės narių susitikimo metu. Jie padeda dalyviams perkelti susirinkimo įsipareigojimus į savo kalendorius ir atlikti sąrašus. Jie yra priminimas apie bet kokį elementą, kurį dalyviai privalo pasiekti prieš kitą posėdį.
(Tai gali pašalinti vieną iš svarbiausių su susitikimais susijusių problemų - apskritai paskelbiant informaciją susitikime, kad dalyviai praleistų susitikimą skaitant, o ne bendraujant). Galų gale, ar sąveika nėra susitikimo vieta? Už ką nors kita turite įrankius, pvz., El. Paštą ir "Yammer".
Kito susitikimo pradžioje norėsite peržiūrėti savo ankstesnio posėdžio minutes, kad žmonės galėtų juos patikrinti dėl teisingumo ir tolesnių veiksmų.
Susitikimų protokolai yra veiksmingas sėkmingų susitikimų dalyvis, kai protokolai tinkamai parašomi ir pateikiami laiku. Tai ypač aktualu, kai komanda suformavo stiprias normas, kurios palaiko jos verslo sėkmę .
Kaip organizacijos vykdo posėdžių protokolus?
Svarbus susitikimo sėkmei , pastabos įkėlėjas ar įrašymo priemonė dokumentuoja susitikimą su dalyviais, istorija ir darbuotojais, kurie turi žinoti, kas įvyko susitikime. Be viso posėdžių protokolų, susirinkimo sėkmės perspektyvos yra mažesnės.
Darbuotojas, kuris imasi posėdžių protokolų, dažniausiai yra komandos narys ir dalyvauja susitikime. Susirinkimuose, kuriuose vyksta teisiniai arba vyriausybiniai procesai, pasekmės ar reikalavimai, pavyzdžiui, klausymai, reikalingi valdybos posėdžiai ar indėliai, ne dalyvis dalyvauja oficialiuose protokoluose ir dažnai užregistruoja bylas.
Darbuotojui, kuris užregistruos protokolą, turi būti ausies, kad būtų galima tiksliai įrašyti duomenis. Darbuotojas taip pat privalo efektyviai dalyvauti posėdyje, kai įrašo protokolą.
Kai kuriuose susitikimuose tas pats darbuotojas kiekvieną susitikimą laiko protokolą. Kitose vietose minčių gavėjo vaidmuo pereina iš darbuotojo į darbuotoją. Panašiai kaip susitikimo lyderystė , pastabos gavėjo vaidmuo ugdo lyderystę , bendravimą ir veiksmingą vadovavimo įgūdžių.
Kokie yra susitikimo protokolų reikalavimai?
Reikalavimai registruotojui ar atrakinimo priemonei yra šie:
- Užrašykite tiksliai sprendimus, įsipareigojimus ir svarbiausius diskusijos klausimus, pateiktus susitikime.
- Užregistruokite veiksmo elementus, kuriuos posėdžiaujantys nariai įsipareigoja daryti su laiku, kurią nariai įsipareigojo padaryti. Veiksmų elementai turi pavadinimą, bet bendrojoje diskusijoje nenurodyta, kas pasakė tai neoficialiuose susitikimuose darbo vietoje.
- Susitikimo pabaigoje peržiūrėkite svarbiausius sprendimus ir užduotis arba savanoriškus įsipareigojimus ir veiksmus, kad dalyviai galėtų peržiūrėti ir susitarti dėl įvykių ir įsipareigojimų prieš pasitraukdami iš posėdžio.
- Susitikimo vadovas gali paprašyti, kad pastabos gavėjas periodiškai pakartotinai apibendrintų diskusiją susitikimo metu.
- Kalbant apie vykdomą susitikimų seriją, pastabos gavėjas užtrunka vieną minutę, kad peržiūrėtų posėdžio protokolus kito posėdžio pradžioje. Darbuotojai gali papildyti ar ištaisyti viską, su kuriuo jie nesutinka, protokolu.
- Posėdžio protokolų kopija per 24 valandas nuo susitikimo buvo standartinė rekomendacija susitikimų tarpininkams daugelį metų. Tačiau dabar įrašymo įrenginys, greičiausiai, paėmė minutę elektroniniame įrenginyje, pvz., Nešiojamas ar iPad. Taigi, pastabos gavėjas turėtų platinti susitikimo pastabas po greito rašybos, gramatikos ir aiškumo peržiūros, dažnai per susitikimo minutes ar per kelias minutes.
Diktofonas yra vaidmuo, kurio metu susitikimui turi būti užtikrinta, kad dalyviai praneštų ir susitinka dėl susitikimo rezultatų. Be užrašų, dalyviai turi pasikliauti kitų dalyvių atmintimi. Garantuotas, tai nėra geras planas.
Susitikimo sėkmės dokumentai yra reikalingi susitikimo dokumentams, taip pat kaip dokumentacija, reikalinga darbuotojų našumui gerinti.