Naudokitės palengvinimu, kad susitikimai taptų produktyvesni
Pagrindinis tarpininko vaidmuo yra pridėti vertę grupės planavimo sesijai ar susitikimui , išlaikant grupės užduotį ir judėdamas kartu tą pačią kryptį.
Tarpininkas taip pat užtikrina, kad kiekvienas grupės narys dalyvautų susitikime.
Grupės supaprastinimas
Grupių ar komandų supaprastinimą teikia vidaus darbuotojai arba išorės konsultantai, kurie yra kvalifikuojami:
- Pateikdami turinį ir informaciją,
- Projektuojant ir formuojant procesą, kuris padeda grupei pasiekti savo tikslus,
- Tinkamos susirinkimo , mokymo, komandos formavimo ar kito darbo rengimo struktūros suteikimas , kad sesijos metu būtų atlikta grupės misija ,
- Skatinti bendrą atsakomybę už susitikimo rezultatus ir
- Atskleisti dalyvių atsakymus į klausimus ir problemų sprendimus.
Individualus supaprastinimas
Kai asmenys dalyvauja procese, tai paprastai būna dėl to, kad dviejų ar daugiau darbuotojų patiria konfliktų , nesutarimų, reikia nustatyti tarpusavio tikslus arba yra būtina aptarti projektą, procesą ar patirtį. Kvalifikuotas tarpininkas gali pateikti struktūrą, turinį ir procesą, reikalingą atskiriems darbuotojams, siekiant abipusiai priimtino jų klausimų sprendimo.
Asmenų, kurie teikia palengvinimą, charakteristikos
Supaprastinimas yra išmoktas įgūdis, kuris natūraliai atsiranda asmenims, kurie turi tokias savybes kaip:
- Stiprūs grupės vadovavimo įgūdžiai
- Giliai žinomos grupės procesai ir struktūros,
- Žinių apie grupinę ir tarpasmeninę dinamiką bei žodinio ir neverbalinio bendravimo supratimą ,
- Gebėjimas kūrybiškai pateikti mokymą ir komandos kūrimo turinį taip, kad būtų skatinamas sesijų dalyvių dalyvavimas,
- Empatija žmonėms ir jų situacijoms
- Galingi klausymo ir bendravimo įgūdžiai, ir
- Gebėjimas suplanuoti grupines intervencijas ir įvykius, norint pasiekti pageidaujamus rezultatus grupei.
Vadovaujant kvalifikuotam tarpininkui, susitikimai, komandos formavimo sesijos ir mokymo kursai gali pasiekti rezultatų, kurie nėra įmanomi be lyderio. Taip yra todėl, kad komandos grupės dalyviams dažnai trūksta įgūdžių, leidimo ir paramos, reikalingos jų darbo procesams palengvinti.
Vengti konkurencinių pokalbių susitikimuose
Dažnai sunku turėti veiksmingus darbo santykius su žmonėmis darbe. Tai yra kur lengvata yra naudinga. Efektyvus grupių supaprastinimas susitikimuose valdo sunkių žmonių, turinčių konkuruojančių pokalbių, sąveiką.
Pokalbių ne tarp temų tarp dviejų ar daugiau posėdžio dalyvių metu išeina laikas, trukdoma grupės pažangai ir riboja asmenų įnašus į komandą apskritai. Be to, konkuruojantys pokalbiai keliose mažose grupėse, netgi kai kuriomis temomis, neleidžia komandos nariams įžvalgomis, kurias aptaria komandos nariai.
Tai galiausiai sukelia ribotas idėjas, rengiamas susitikimuose.
Nesvarbu, ar esate susitikimo lyderis, valdytojas ar grupės narys, galite pasinaudoti šiomis idėjomis, kad grupę sugrąžintumėte kartu, kai grupės nariai tuo pačiu metu palaiko daugiau nei vieną diskusiją.
Konkurencinių pokalbių valdymas
- Naudokite neverbalinį bendravimą: akimirksniu žiūrėkite dalyvius. Pakelkite savo antakius žiūrint ar bangų dalyviams. Sustabdykite asmenį, kuris turi minutę minutę, o kiti dalyviai vėl jungia grupę. Nebijokite to daryti - tai yra vadovo ar komandos vadovo darbo dalis, skirta kontroliuoti susitikimus.
- Užduokite klausimą: skambinkite vienam iš grupės narių, dalyvaujančių konkuruojančio pokalbio metu. Su trumpa diskusijos, vykusios visame susitikime, santrauka, paprašykite jo nuomonės. Paprašykite jo ar jos dalintis savo idėjomis su likusiais susitikimo žmonėmis .
Pasakykite: "Manau, mes norėtume, kad visi suinteresuotos jūsų mintimis apie šią problemą, Kerija". Tai gali būti šiek tiek nepatogus jums, tačiau jis du tikslus: jis suteikia šoninį pokalbį į pagrindinį pokalbį ir leidžia visiems žinoti, kad elgesys yra nepriimtinas.
- Žodžiai įsikišti: Tiesiogiai paprašykite grupės dalyvių, dalyvaujančių konkuruojančio pokalbio metu, vėl prisijungti prie grupės diskusijos, nenaudodami sarkasmo ar pykčio. Pasakykite: "Bijau, kad trūksta gerų idėjų, kai visi kalba vienu metu. Žinau, kad negaliu stebėti visų minčių". Paprastai geriau naudoti šią taktiką kaip antrąjį ar trečiąjį bandymą traukti žmones. Tai tiesioginė ir labai efektyvi, bet gali apsunkinti komandos narius.
- Sukurkite grupinį signalą: grupės signalas primena dalyviams, kad vienu metu vyks viena diskusija. Veiksmingai veikiantis signalas yra nežodinio laiko išvedimo ženklas, po kurio viena riešo piršto laikoma, kad būtų rodomas vienas susirinkimas. Jei tarp komandos narių yra gerų santykių, pokštas taip pat gali būti veiksminga priemonė. Pabandykite kažką panašaus: "Ei, Johnas ir Jane, nustokite bandyti planuoti savo pasaulio perėmimą ir grįžti į susitikimą".
Galutinis žodis apie konkuruojančias pokalbius susitikimuose
Žmonės praleidžia didelę dalį savo darbo savaitės dalyvaudami verslo susitikimuose. Jūsų atsakomybė yra vadybininkas ar susitikimo lyderis, kad darbuotojai tinkamai panaudotų savo laiką. Efektyvus susitikimų valdymas išsaugo jų laiką ir, kontroliuodamas pokalbius, galite užtikrinti, kad susitikimas vyktų pagal temas ir užtikrintų kokybišką darbą.