Galite planuoti, vadovauti ir tvarkyti susitikimus, kad gautų rezultatų
Jei nenorite atsižvelgti į vieną iš šių susitikimų valdymo galimybių, jūsų susitikimai ir komandos neveiks vaisių, kuriuos pageidaujate, nuo tada, kai jūs investuojate. Imkitės šių dvylikos susitikimų valdymo patarimų, kad galėtumėte nukreipti savo dalyvius, kad jie pasiektų tikėtinus, teigiamus ir konstruktyvius rezultatus.
Ką daryti prieš susitikimą, kad užtikrintumėte veiksmingus susitikimus
Veiksmai prieš susitikimą nustato susitikimų rezultatų įgyvendinimo pagrindą. Galite atlikti visus reikiamus tolesnius veiksmus, bet be veiksmingo susitikimo plano pradėti, jūsų rezultatai jus nuvilins. Šie patarimai padės suplanuoti ir įgyvendinti susitikimą.
Planuokite susirinkimą
Efektyvūs susitikimai, kuriuose pateikiami rezultatai, prasideda susitikimų planavimu. Pirma, nustatykite, ar reikia kitų darbuotojų, kad galėtumėte planuoti susitikimą. Tada nuspręskite, ko tikitės įvykdyti susirinkę. Nustatykite tikslius susitikimo tikslus.
Jūsų nustatyti tikslai nustatys veiksmingo susitikimo plano pagrindą. Kaip sako Stephenas Covey " Labai efektyvių žmonių septynias įprotis" , "Pradėkite nuo galo". Jūsų susitikimo tikslas nustatys susitikimo akcentą, posėdžio darbotvarkę ir susitikimo dalyvius, kurių reikia norint pasiekti tikslą.
Įsitikinkite, kad jums reikia susitikimo
Sukūrę susitikimų planą įsitikinkite, kad susitikimas yra tinkama priemonė nustatytų tikslų įgyvendinimui. Susitikimas planuojamas ir surengtas brangiai, kai atsižvelgiama į dalyvaujančių žmonių laiką, todėl stengiasi nustatyti, ar susitikimas yra geriausia proga išspręsti problemą, tobulinti procesą ar atlikti planą.
Galite sužinoti, kad galite įvykdyti susitikimo tikslus per diskusiją elektroniniu paštu arba platindami ir paprašę informacijos per įmonės informacinį biuletenį. Įsitikinkite, kad susitikimas yra reikalingas, o ne tik patogesnis jums - jūs gausite geresnių rezultatų iš savo susitikimo dalyvių, kai jūs tikrai įvertinsite jų poreikius.
Užtikrinti tinkamą dalyvavimą susirinkime
Jei susitikimas yra tinkama priemonė jūsų tikslams pasiekti , pasitarkite su dalyviais, kurie turi dalyvauti susitikime. Susitikime turi dalyvauti reikalingi dalyviai.
Posėdis atidedamas, o ne posėdis be kritinių darbuotojų. Jei delegatas dalyvauja svarbiausio sprendimų priėmėjo vietoje, įsitikinkite, kad paskirtas darbuotojas turi įgaliojimus priimti sprendimus arba atidėti posėdį.
Prieš susirinkimą išplatinkite ir perskaitykite išankstinį darbą
Kiek susitikimų dalyvavote, kad susirinkime, kuriame dalyvavo, išsiuntė išdalintą medžiagą ar planavo "Microsoft PowerPoint" skaidrę diskusijai? Nusivylęs? Jūs statote. Susitikimas tampa grupės skaitymu, beveik našta siekiant tikslų.
Kai nurodyti susitikimo tikslai yra sprendimų priėmimas ir atsakymai į klausimus, grupės skaitymas yra gėdinga tautų laiko švaistymas.
Susitikimus galite padaryti produktyviausiu ir užtikrinti rezultatus, pateikdami reikiamus išankstinius darbus prieš įvykį. Ankstyvojo darbo, diagramų, grafų ir skaitymo medžiagos pateikimas 48 valandas prieš susitikimą daro įtaką susitikimo sėkmei. Kuo daugiau pasiruošimo laiko skirsite, geriau pasirengusiems žmonėms bus jūsų susitikimas.
Dokumentai , kurie padės pasiekti susitikimo tikslus, gali apimti ataskaitas; duomenys, diagramos ir nuorodos į konkurencinę informaciją, pardavimo mėnesį ir gamybos planus; "Microsoft PowerPoint" skaidres, kurie iliustruoja svarbiausius diskusijos taškus; susitikimų protokolus , pastabas ir tolesnius veiksmus, susijusius su ankstesniais ar susijusiais susitikimais ir projektais.
Išankstinis darbas, net tik nuorodos į tai, kad būtų galima perskaityti informaciją, platinamą laiku, su rimtais lūkesčiais, kad dalyviai perskaitys prieš darbus prieš susitikimą, padės užtikrinti, kad jūsų susitikimas bus sėkmingas.
Susitikimo metu užtikrinant veiksmingus susitikimus
Efektyvus susitikimų laiko naudojimas sukuria entuziastingą temą. Tai sukuria dalyvių įsipareigojimą ir sėkmės jausmą. Žmonės jaučia dalį kažko didesnio nei jų kasdieniniai iššūkiai. Todėl gerai suplanuotas, aktyvus susitikimas, kuriame nustatomas tolesnių veiksmų etapas, sudarys susitikimo rezultatus.
Efektyvus susitikimų supaprastinimas
Susitikimo lyderis nustato teigiamą, produktyvų tonas susitikimų dalyvių sąveikai. Efektyvus susitikimų supaprastinimas prasideda peržiūrint tikslus ar laukiamus rezultatus ir darbotvarkę. Padėjėjas padeda grupės nariams išlikti orientuotas ir produktyvus.
Susitikimo planas ir darbotvarkė nustatė susitikimo pagrindą. Veiksmingas tarpininkas, kuris palaiko dalyvius, užtikrina, kad bus įvykdyti tikėtini ir pageidaujami susitikimo rezultatai.
Susitikime naudokitės "Pre-Work"
Prieš darbą ir kitą informaciją, pateiktą prieš susirinkimą susitikimo metu, naudokite ar nurodykite. Jūs sustiprinsite dalyvių poreikį praleisti laiką, kurio reikia, norint peržiūrėti medžiagą, kuri yra neatskiriama norimų rezultatų įvykdymui.
Jūsų dalyviai pasirengs dalyvauti susitikimuose, o jūsų rezultatai parodys tvirtą pasirengimą ir vadovavimą . Niekas nenori pasirodyti nepasiruošęs, nesuinteresuotas ar nepritarti komandos draugei.
Įtraukti kiekvieną dalyvę į veiksmus
Kiekvienoje darbo grupėje yra įvairios asmenybės, kurios rodomos susitikimams. Turite ramių bendradarbių ir žmonių, kurie bando dominuoti kiekvienoje platformoje. Nesvarbu, ar palengvinti ar dalyvauti susitikime, turite įtraukti kiekvieną dalyvį į susitikimo tikslus.
Tai užtikrina, kad kiekvienas dalyvis investuojamas į susitikimo temą ir tolesnius veiksmus. Visą komandą traukdami atliksite daugiau rezultatų, nei su vienu dominuojančiu personalu, kuris bando išspręsti visus kitus kalvos aukštyn.
Sukurkite efektyvaus susitikimo tolesnių veiksmų planą
Susitikimo metu parengite tolesnių veiksmų planą, kuriame būtų nurodyti veiksmai. Veiksmingi planai apima šiuos dalykus.
- Konkretus veiksmo elementas
- asmens, kuris įsipareigojo "turėti" veikimo objekto įvykdymą, vardas, pavardė
- veiksmo punkto galiojimo data ir
- susitarimas dėl to, kas yra veiksmo punkto užbaigimas.
Aptarkite realaus gyvenimo scenarijus ir sėkmės kliūtis, su kuriomis gali susidurti komandos nariai , stengdamiesi atlikti daiktus, kurie duos reikalingus rezultatus. Nustatykite kitą susitikimo laiką, jei reikia, kol dalyviai lankysis.
Po susitikimo, siekiant užtikrinti veiksmingus susitikimus
Veiksmai ir planavimas prieš susitikimą ir jo metu atlieka svarbų vaidmenį padedant jums pasiekti tikėtinų, teigiamų ir konstruktyvių rezultatų. Jūsų veiksmai po susitikimo yra taip pat svarbūs. Tolesni veiksmai kitame suplanuotame susitikime niekada nepakanka investicijoms užtikrinti rezultatus.
Skelbti susitikimo protokolus
Pradėkite skelbiant savo protokolą ir veiksmų planą per 24 valandas. Žmonės efektyviausiai prisidės prie rezultatų, jei jie pradės veikti iš karto. Jie vis dar turi naują atmintį apie susitikimą, diskusiją ir pasirinktos krypties motyvus.
Jie išlieka entuziastingi ir pasirengę pradėti. Protokolų pasiskirstymas vėluoja, nes rezultatas bus didesnis, nes dauguma žmonių laukia, kol atsiras minutės, kol jie pradės spręsti savo įsipareigojimus.
Efektyvus susitikimų tolesnis darbas
Laikydamiesi terminų ir atlikdami tolesnius veiksmus, galėsite pasiekti savo susitikimų rezultatus. Terminas buvo nustatytas susitikimo metu. Po susitikimo kiekvienas asmuo, turintis veiksmo elementą, taip pat turėtų parengti planą asmeniškai įvykdyti savo įsipareigojimus.
Nesvarbu, ar jie parašo savo planuotojo veiksmus, paveda užduotis kitam darbuotojui, ar tik užpildo užduotį, asmuo yra atsakingas už tolesnius veiksmus.
Taip yra susitikimų planavimas. Galite patobulinti susitikimų rezultatus, stebėdami kiekvieną asmenį, kurio susitikimo metu yra tarpinis įvykis. Jūsų tikslas yra patikrinti pažangą ir užtikrinti, kad užduotys vyktų. Nepamirškite, kad tai, ko jūs klausiate, pasieks.
Atsakomybė už tęstinumą kito susitikimo metu
Ar jūs kada nors dalyvavote tolesniame susitikime, kuriame dalyvavo kiekvienas dalyvis, pasakęs grupei, kodėl jie negalėjo įvykdyti savo įsipareigojimo? Rezultatas yra gaila. Normos ar atsakomybės už rezultatus nustatymas prasideda ankstyvame susitikimų ciklui.
Tolesni veiksmai, kuriuos atlieka koordinatorius tarp susitikimų, padeda, tačiau grupė privalo laikytis įsipareigojimų nepriimtinumo . Pranešimas apie pažangą ir rezultatus kitame posėdyje ir tikimasi, kad visa tai bus padaryta. Arba galite patikrinti pažangą kitame susitikime ir, jei norima progresuoti tikrą kelio bloką, nuspręskite, kaip tęsti darbą.
Susipažinkite su nuolatinio tobulėjimo susitikimo procesu
Kiekvieno susitikimo apžvelgimo praktika yra galinga nuolatinio tobulėjimo priemonė. Dalyviai pakaitomis diskutuoja apie tai, kas buvo veiksminga ar neveiksminga dabartinio susitikimo procese. Jie taip pat aptarė pažangą, kurią, jos manymu, grupė rengia tema, dėl kurios vyko susitikimas.
Nuolat tobulinant kitam lygmeniui, sėkmingos komandos apibendrina visą savo projektą, taip pat procesą, siekiant nustatyti, kaip efektyviai jiems pavyko sukurti rezultatus. Ateinantys susitikimai atspindi vertinimą. Susitikimai vystomi kaip dar veiksmingesnė organizacinių rezultatų kūrimo priemonė.
Išvada
Rezultatai yra pasiekiami ir prognozuojami iš gerai suplanuotų ir įgyvendintų susitikimų. Laikykitės šių dvylikos rekomendacijų, kad susitikimų dalyviai pasiektų tikėtinus, teigiamus ir konstruktyvius rezultatus nuo laiko, kurį jie investuos į susitikimus. Jūsų organizacija atlygins už jūsų pasiekimus, o jūsų kolegos jums patiks, kai naudositės šiais veiksmingais susitikimų patarimais.