Žr. Teisingos ir neteisingos žmogiškųjų išteklių dokumentacijos pavyzdžius
Dokumentai apie užimtumo registrą
Dokumentacija - tai rašytinis darbuotojo veiksmų aprašymas, diskusija, įvykių instruktavimas , įvykdytos politikos pažeidimai, drausminės priemonės, teigiami įnašai, apdovanojimas ir pripažinimas, tyrimai, reikalavimų ir tikslų nesugebėjimas įvykdyti, veiklos įvertinimas ir dar daugiau.
Dokumentacija leidžia darbdaviui ar darbuotojui išsaugoti rašytinį įvykių ir diskusijų apie konkretų įvykį įvykį. Darbo santykių dokumentavimas pateikia rašytinį įrašą, kuris gali būti reikalingas norint paremti tokius veiksmus kaip darbuotojų skatinimas , darbo užmokesčio didinimas ir drausminės priemonės, įskaitant nutraukimą .
Dokumentai apie darbuotojus paprastai yra teigiami ir neigiami. Tai yra faktinė, o ne subjektyvi. Jame apibūdinami įvykiai, kai jie įvyksta, ne žiūrovo nuomonės ir mintis apie įvykį. Dokumentuose taip pat apibūdinami veiksmai, kurių buvo imtasi žinomuose atvejuose, pavyzdžiui, kai pateikiate oficialų darbuotojo pripažinimą arba imasi drausminių veiksmų.
Nepamirškite, kad reikia kuo artimiausiu metu sukurti dokumentaciją, kad įvykis įvyktų taip, kad dokumentai būtų laiku, išsamūs ir tikslūs.
Teisminiame procese dokumentai apie darbuotojo ankstesnius rezultatus dažnai būna svarbūs rezultatams, kuriuos darbdavys patiria įvykio metu.
Tikslas yra pateikti teisingą darbuotojo veiklos vaizdą be dėmesio vien tik neigiamiems įvykiams.
Dokumentų tipai
Politika, procedūros, darbuotojų vadovas ir veiklos tobulinimo planai taip pat yra dokumentų formos, kuriose įrašoma tikėtini darbuotojų elgsenos ir darbo vietų reikalavimai, siekiant išlaikyti tvarkingą, sąžiningą darbo vietą, kurioje darbuotojai žino, ko tikimasi iš jų.
Dokumentacija taip pat yra rašytinis kaltinamojo, kaltinamojo ir liudininkų pareiškimų apie priešiškus darbovietės įvykius, susijusius su netinkamu elgesiu su darbuotojais, pavyzdžiui, seksualiniu priekabiavimu .
Dokumentacija gali būti formali ir laikoma darbuotojo personalo byloje . Tikimasi, kad darbuotojai pasirašys šią dokumentaciją, kad patvirtintų, jog gavo kopiją ir peržiūrėjo turinį. (Parašas nereiškia, kad sutinkate su pareiškimais dokumentuose.)
Šiuose dokumentuose taip pat pateikiami tokie nuolatiniai įrašai kaip pasirašyta darbo programa, rašytinės įdarbinimo nuorodos , paraiškos medžiagos, tokios kaip atnaujinimas ir motyvaciniai raidės, taip pat pirminiai patikrinimai. Išskyrus darbuotojo personalo bylą, taip pat išlaikomi tokie dokumentai kaip I-9 forma , patvirtinantys darbuotojo tinkamumą dirbti JAV, taip pat medicininiai įrašai, FMLA įrašai ir kt.
Dokumentacija taip pat gali būti neoficiali, kaip per savo diskusijas su darbuotojais per metus. Svarbu, kad vadovai šiuos dokumentus tvarkytų visiems savo atskaitingiems darbuotojams; nė vienas darbuotojas neturėtų būti išskirtas dėl našumo. (Tai gali būti laikoma diskriminacija vėliau).
Dokumentacijos naudojimas
Taip pat rekomenduojama dokumentuoti kritinius incidentus, teigiamus arba neigiamus, kad valdytojai gal ÷ tų įrašyti darbuotojo veiklos rezultatus, apimančius tam tikrą laikotarpį.
Dokumentai naudojami kitais būdais organizacijose. Tai gali būti procedūros, darbo instrukcijos ir kompiuterių programinės įrangos instrukcijos, nurodant keletą, tačiau Žmogiškųjų išteklių funkcijos tikslais tai dažniausiai naudojami dokumentai. Tai yra instrukcijos, kaip tinkamai dokumentuoti.
Veiklos dokumentacijos pavyzdžiai
Dokumentai apie darbuotojo veiklą leis jums drausminti , nutraukti ar sąžiningai reklamuoti, apdovanoti ir atpažinti darbuotojus. Nesant dokumentų, bet kurio iš šių veiksmų atvejis yra sudėtingas ir potencialiai pavojingas darbdaviui.
Darbdavys turi vengti bet kokių galimų kaltinimų dėl diskriminuojančio elgesio su darbuotojais .
Be teisėtumo, geri darbdaviai nori sukurti darbo aplinką, teisingą, nuoseklų ir remiančią darbuotojų tikslus ir karjeros planus.
Šią aplinką palaiko vadybininko profesionalūs darbuotojų darbo dokumentai - tiek pagirtinas elgesys, tiek veiksmai, kuriems reikia taisymo ar tobulinimo. Anksčiau, kaip dokumentas buvo išsamiai aptartas. Šie pavyzdžiai duos jums daugiau tinkamų dokumentų pavyzdžių.
Dokumentų pavyzdžiai
Klaidinga :
Markas paprastai vėluoja dirbti. Markas praleidžia per daug darbo.
Teisingai :
Balandis 1: Markas skamba sergant ir praleido 8 valandas.
Balandis 4: Markas atvyko į darbą 10 val., Dvi valandas vėluojant nuo jo suplanuoto pradžios laiko.
Balandis 6: Markas numatė gydytojo paskyrimą, o tada liko namuose, kad būtų įrengta nauja krosnis.
Balandis 12: Markas skambino ligoniai ir praleido 8 darbo valandas.
Klaidinga :
Marija yra nepatikima. Ji beveik niekada nedaro to, ką ji įsipareigojo daryti.
Teisingai :
Gegužės 2 d .: Marija pažadėjo, kad pirmasis produkto pasiūlymo projektas bus peržiūrimas šiandieniniame savaitiniame susitikime. Marija nepateikė dokumento projekto, kaip tikėtasi. Pasakė, kad ji buvo pernelyg užsiėmusi, ir žmonės, kurių pagalba jai nepatyrė, su ja nesugebėjo.
Vadybininkas atsakė: kokia pagalba jums reikėjo? Informacija? Kas jums nepasiekė ir ko jums reikia iš jų?
Carl ir Michael turėjo atnaujinti Mariją apie jų pažangą.
Kas jus taip užsiėmęs, kad neturėjote laiko sekti savo įsipareigojimu? Užsiima per daug įsipareigojimų, kurių trukmė yra ribota.
Ką galiu padaryti, kad galėčiau jums padėti?
Kada jūs parengsite dokumento projektą peržiūrėti?
Šie pavyzdžiai pateikia apžvalgą, kaip atrodo efektyvi dokumentacija, palyginti su neteisingai parašyta dokumentacija. Vykdykite šį patarimą, kad veiksmingai ir teisiškai dokumentuotumėte politiką, veiklą ir įvykius savo darbo vietoje.
Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir autoritetinga, nėra užtikrinta dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaitys pasaulinė auditorija, o užimtumo įstatymai ir nuostatai skiriasi priklausomai nuo valstijos, valstijos ir šalies. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių pagalbą, kad jūsų teisinė interpretacija ir sprendimai būtų teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir paramai.