Štai ką jūs turite žinoti apie personalo rinkmenų turinį
- Darbdavys nori turėti tikslią, patogią informaciją ir organizuoti, kai jums reikia prieigos prie informacijos dėl bet kokios priežasties. Avarinių kontaktų pokyčiai, darbuotojų adresai, veiklos rezultatų įvertinimų stebėjimas, drausminės raidės , darbuotojų atpažinimas ir darbo užmokesčio paraiškos medžiagos yra pavyzdžiai, kokios informacijos, kurią darbdavys norės greitai pasiekti.
- Darbdavys turi išsaugoti dokumentus apie personalo klausimus, tokius kaip darbuotojų atranka, našumas, darbo istorija, kompensavimo motyvai ir vidinės reklamos programos, nurodant tik keletą.
EEOC reikalavimas, ieškinys arba net būtinybė pateisinti darbuotojui pakelti ar reklamuoti nėra reikalaujama, kad darbdavys surinktų ir išsaugotų tokio pobūdžio darbuotojo dokumentus. - Kai kurie darbuotojų įrašai reikalingi federalinėms ar valstijų vyriausybėms, kad darbdaviai galėtų laikytis. Darbuotojų informacijos tvarkymas personalo byloje yra prasmingas dėl prieigos, teisinės atitikties ir pasirengimo.
Asmeninių failų tipai
Darbdavys paprastai tvarko keletą tipų personalo rinkmenų, naudojamų verslui, darbuotojų konfidencialumui, medicinos privatumui ir teisės aktų laikymusiisi. Aš nežinau jokio įstatymo, kuriame teigiama, kiek bylų reikia laikytis darbdaviui.
Tačiau yra daug įstatymų ir darbuotojų konfidencialumo geriausios praktikos pavyzdžiai, reglamentuojantys personalo bylų turinį ir turintys prieigą prie šios informacijos.
Tai yra personalo bylos, kurias dauguma JAV darbdavių laiko. (Pasauliniai įstatymai ir praktika gali skirtis.)
- Personalo failas : tai pagrindinis darbuotojo failas, kuriame yra darbo santykių istorija.
- Darbo užmokesčio rinkmena : norite išlaikyti atskirą failą visoms darbo užmokesčio problemoms, susijusioms su atlyginimais ir išmokomis.
- Darbuotojų medicinos byla : 1996 m. Federalinis sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatymas (HIPAA) reikalauja, kad darbdaviai apsaugotų darbuotojų medicininius įrašus kaip konfidencialius.
- I-9 darbuotojų formos . Turite išlaikyti atskirą failą visiems darbuotojams (ne vienam darbuotojui) I-9 formų, nes nenorite, kad vyriausybės darbuotojai, kurie yra įgalioti tikrinti šias formas esant įvairioms aplinkybėms, peržiūrėdami jūsų pagrindiniai, konfidencialūs darbuotojų darbuotojų failai.
Darbuotojų galimybės susipažinti su personalo failais
Darbuotojai turi teisę susipažinti su darbuotojų personalo failais vadovaujantis ir vadovaujant personalo darbuotojams. Darbuotojų personalo bylos laikomos darbdavio nuosavybe, kuri yra atsakinga už jų išlaikymą ir apsaugą.
Pavyzdžio personalo failo politika
Toliau pateikiama pavyzdinė personalo rinkmenų politika, skirta jūsų įmonėje. Jame aptariami įvairūs rekomenduojami failai ir kas turėtų turėti prieigą prie kiekvieno failo.
Pavyzdžių politika
Bendrovė tvarko tris darbuotojo dokumentus kiekvienam darbuotojui.
Kiekvienam darbuotojui (jūsų įmonės pavadinimui) tvarkoma personalo byla . Šiuose personalo bylose yra konfidencialių dokumentų, kuriuos tvarko ir prižiūri personalo darbuotojai.
Galimybė susipažinti su šia byla apsiriboja personalo darbuotojais ir daroma prielaida, kad kiekvieno darbuotojo vadovas tvarko savo dokumentus su dokumentais, susijusiais su darbuotojo darbo rezultatais.
Tipiški personalo bylos dokumentai apima prašymą dėl darbo, kontaktinę formą šeimos nariui, dokumentais pagrįstą drausminių veiksmų istoriją, atnaujintą dokumentą, darbuotojo vadovą ir darbdavio atšaukimą, esamą asmeninę informaciją ir darbo nuorodas.
Ne visi personalo failai turi tuos pačius dokumentus, tačiau kiekviename personalo byloje yra keletas dokumentų, kurie yra vienodi.
Taip pat išlaikomos darbo užmokesčio rinkmenos ; darbo užmokesčio failuose yra darbuotojų darbo vietų, padalinių, kompensacijų pakeitimų ir pan. istorija. Galimybė susipažinti su darbo užmokesčio byla apsiriboja atitinkama apskaitos ir personalo darbuotojais.
Taip pat išlaikoma darbuotojo medicininė byla . Medicinos bylos turinys negali būti skirtas visiems, išskyrus žmogiškuosius išteklius paskirtą personalą ir darbuotoją, kurio įrašai yra saugomi byloje. Jūsų įmonės pavadinime), medicinos bylos gauna aukščiausią saugų saugojimą ir konfidencialumą.
Darbuotojas gali peržiūrėti savo personalo bylą, susisiekdamas su personalo darbuotojais per įprastą darbo laiką. Nė vienas darbuotojas negali keisti ar pašalinti jokio dokumento iš jo personalo failo, kurį reikia peržiūrėti, esant personalo darbuotojui.
Taip pat žinomas kaip darbuotojo failai, darbuotojų įrašai, žmogiškųjų išteklių failai, dokumentai
Atsisakymas - prašom atkreipti dėmesį:
Susan Heathfield deda visas pastangas, kad pateiktų tikslius, įprastuosius, etinius žmogiškųjų išteklių valdymo, darbdavių ir darbo patarimus šioje svetainėje ir susietų su šia svetaine, tačiau ji nėra advokatas ir svetainės turinys, o autoritetingas, nėra užtikrintas dėl tikslumo ir teisėtumo ir neturi būti suprantamas kaip teisinė konsultacija.
Svetainėje yra visame pasaulyje veikianti auditorija, o užimtumo įstatymai ir įstatymai skiriasi priklausomai nuo valstijos, valstybės ir šalies, taigi svetainė negali būti galutinė visose jūsų darbo vietose. Kai kyla abejonių, visuomet ieškokite teisinių patarimų ar pagalbos iš valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių, kad jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai būtų teisingi. Šioje svetainėje pateikiama informacija skirta tik rekomendacijoms, idėjoms ir paramai.