Darbuotojų personalo failas paprastai saugomas užrakintoje, ugniai atsparioje failų kabinoje uždaroje vietoje, prieinamos žmogiškųjų išteklių darbuotojams.
Darbuotojų informacijos konfidencialumas personalo byloje yra itin svarbus.
Iš visų bendrovėje saugomų darbuotojų bylų darbuotojo personalo bylą dažniausiai kreipiasi kasdien, kad darbdavys, vadovas ar personalo darbuotojai gautų informaciją.
Apsvarstymai apie darbuotojo personalo failo turinį
Tai yra šie pagrindiniai principai ir klausimai, kuriuos reikia apsvarstyti pateikiant bet kokį dokumentą darbuotojo personalo byloje.
- Ar darbdaviui bus reikalingas tam tikras dokumentas, pateisinantis sprendimus, jei darbdavys būtų iškeltas? Ar darbdaviui šį dokumentą reikia teisme?
- Ar darbuotojas žino ir supranta, kad dokumentas bus pateiktas jo ar jos personalo byloje? Daugeliu atvejų darbdaviai turi turėti darbuotoją pasirašyti dokumentą, nenurodyti susitarimo su dokumento turiniu, bet pripažinti, kad jie žino ir yra perskaitę dokumentą.
- Darbuotojų personalo byloje niekada neturėtų būti jokių staigmenų, nuomonių ar asmeninių pastabų apie darbuotoją. Tiesiog faktai, nėra spekuliacinių minčių, priklauso darbuotojo personalo rinkmenai.
Darbuotojų personalo bylos turinys
Toliau pateikiamos rekomendacijos dėl dokumentacijos, kurią darbdavys turėtų laikyti darbuotojo personalo byloje.
darbo istorija
- Darbo prašymas
- Aprašymas
- Atnaujinti motyvacinį laišką
- Švietimo patikrinimas
- Užimtumo patikrinimas
- Atmetimo laiškas
- Pareigos aprašymas
- Darbo analizės įrašai
- Darbo pasiūlymo laiškas arba darbo sutartis
- Įdarbinimo agentūra arba laikinas atstovavimo susitarimas, jei jis naudojamas
- Avarinė kontaktinė informacija
- Pasirašyta darbuotojo vadovo patvirtinimo forma, kurioje pateikiamas darbuotojo vadovo gavimas
- Naujo darbuotojo orientacijos kontrolinis sąrašas, kuriame nurodomos temos ir kas
- Bet kokie perkėlimo susitarimai ir dokumentai
- Pavyzdžiui, bet kokia sutartis, rašytinis susitarimas, gavimo ar patvirtinimas tarp darbuotojo ir darbdavio (pvz., Nekompetentingas susitarimas , darbo sutartis ar susitarimas, susijęs su kompanijos teikiamu automobiliu)
- Darbo užmokesčio oficialių formų gyvenimas, įskaitant: prašymus dėl perkėlimo , reklamos , vidaus darbo prašymų ir kt
- Visi kiti su užimtumu susiję dokumentai
Darbuotojų veiklos tobulinimas ir tobulinimas
- Bet kokio naudojimosi įvertinimo kopijos arba darbuotojų plėtros planai
- Darbuotojų savęs vertinimas
- Įrašai iš bet kokių oficialių konsultacijų sesijų
- Pastabos dėl lankomumo ar ištvermės
- Veiklos tobulinimo plano dokumentai
- Drausminių veiksmų ataskaitos
- Pateiktas darbuotojo pripažinimas, pvz., Pažymėjimai, pripažinimo raidės ir kt
- Darbuotojų oficialūs pasiūlymai ir rekomendacijos, organizaciniai atsakymai
- Mokymo įrašai
- Mokymo prašymai
- Kompetencijų vertinimas
- Mokymo klasių ar seansų pranešimai ar tvarkaraščiai
- Būtini vertinimai pasirašyti
- Mokymo išlaidų ataskaitos
- Skundai iš klientų ar bendradarbių
Darbo nutraukimo įrašai
- Darbuotojo atsistatydinimo laiškas
- Išeiti iš interviu dokumentacijos
- Cobra pranešimas
- Užimtumo pabaigos kontrolinis sąrašas
- Galutinė visų darbuotojo darbo aspektų, tokių kaip galutinė darbo užmokesčio , atostogų išmoka, bendrovės turto grąžinimas, ir visų kitų aspektų apskaita.
Yra papildomų dokumentų, susijusių su personalo bylomis.