Kas turėtų (ar neturėtumėte) įrašyti į darbuotojo personalo bylą
Kitais atvejais prieiga gali būti atliekama tik su personalo darbuotojais, o darbuotojai gali prašyti prieigos prie savo įrašų. Advokatai taip pat gali pareikšti ieškinius dėl ieškinių ir Lygių užimtumo galimybių komisijos (EEOC) skundų.
Buvęs darbuotojas taip pat gali paprašyti jo ar jos personalo įrašų kopijos.
Su visais šiais potencialiais naudojimo būdais ir potencialiais jūsų personalo įrašų žiūrovais darbdavys privalo pasirūpinti, kad būtų išlaikyti objektyvūs, faktiniai dokumentai apie darbuotojo darbo istoriją jūsų personalo įrašuose. Todėl taikykite šias bendrąsias gaires dokumentams, kuriuos išsaugojote savo organizacijos personalo įrašuose.
Bendros darbuotojų personalo bylos turinio gairės
- Informacija personalo įrašuose turi būti faktinė. Vadovas arba personalo nuomonė; atsitiktiniai užrašai; paskalos; nepagrįsti gandai; klausimai, ataskaitos ar tardymo pareiškimai iš kitų neištirtų darbuotojų; nepagrįsti, išnagrinėti ir užbaigti kaltinimai; ir bet kokia kita ne fakto informacija, komentarai ar pastabos turėtų būti pašalinti iš darbuotojo personalo bylos.
Vienas iš blogiausių įžeidžiančių komentarų pavyzdžių, kurį žmogiškųjų išteklių valdytojas nustatė įrašęs personalo įraše, įtraukė nuomininkų vadovo interviu pastabas. Vienas sakė: "Galbūt pernelyg daug riebalų laiptais pakilti ir pakilti". Įsivaizduokite darbuotoją, advokatą ir net būsimus darbuotojus bei prižiūrėtojus, skaitančius tokius komentarus.
Kitoje kompanijoje vadybininkas nustatė nepagrįstas pastabas, kurias vadovai ir kiti įdėdavo į darbuotojo bylas, pavyzdžiui, "Marija yra pikta, nes ji nepasiekė didinimo, ji tiksliai sulėtino savo darbą, siekdama netgi su savo vadovu". Žiūrėkite problemą?
- Personalo įrašai turi būti apgalvotai priskiriami jų atitinkamoms failų vietoms. Nustatykite įmonės personalo įrašų protokolą, pagrįstą valstybės ir federaliniais įstatymais , darbo įstatymais, tokiais kaip 1996 m. Sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatymu (HIPAA) ir geriausiomis darbdavių praktikomis.
Tada laikykitės protokolo. Jūs nenorite rasti atsitiktinio gydytojo pasiteisinimų, įtrauktų į personalo bylą, kai jie priklauso medicininei bylai. Taip pat nenorite, kad darbuotojo reklama būtų pagrįsta ir pagrįsta darbo užmokesčio rinkmenoje.
Taip pat nenorite, kad būtų priimami sprendimai dėl nuomos, apimantys fono patikrinimus ar pastabas diskusijose su buvusiais darbdaviais personalo byloje.
- Priežiūros pareigūnai, vadovai ir kiti darbuotojai, kurie įrašo dokumentus į personalo įrašus, turi būti išmokyti tinkamai parašyti dokumentus. Nurodant darbuotojui papeikimą , kad darbuotojas buvo visiškai miręs , jūsų personalas nepasieks jokių prizų, tačiau žinoma, kad netinkami vadovai rašo panašius pareiškimus.
Dar geriau, apriboti prieigą prie failų savo HR personalui, kuris yra atsakingas už įrašus, ir žino, kas turėtų ir neturėtų būti įtraukta į personalo bylą. - Sureguliuokite informaciją, kurią jūs įtraukiate į personalo įrašus, kad būtų įtraukti tiek teigiami, tiek neigiami darbuotojo darbo istorijos aspektai. Per dažnai personalo įrašai pabrėžia kiekvieną neigiamą įvykį ir praleidžia teigiamus komponentus.
- Pripažįsta skirtumą tarp prižiūrėtojo asmeninių pastabų apie jo atskaitingą darbuotoją ir oficialius įmonės personalo įrašus. Pavyzdžiui, prižiūrėtojo pastabos, naudojamos veiklos tobulinimui , stebėti projektus ir tikslų užbaigimą, sąžiningai nustatyti pakėlimus ir, pavyzdžiui, veiklos plėtros planai , priklauso prižiūrėtojo privačiam failui, o ne bendrovės oficialiame įraše.
Taip pat pripažįstama, kad reikia mokyti prižiūrėtojus, kaip užrašus ir tvarkyti dokumentus savo valdymo byloje. Tie patys faktų, ne nuomonių ir konkrečių pavyzdžių kriterijai, ne išgirsti, taikomi privatiems užrašams.
Priežiūros institucijos privačios pastabos gali būti skelbiamos teismo proceso instancijoje, todėl atsargiai rekomenduojama net ir privačioms pastaboms. Nerekomenduojama prižiūrėtojai, tvarkydami egzempliorius įrašų, esančių oficialiame darbuotojų personalo byloje, jų valdymo byloje.
- Dokumentų samdymas ir interviu pažymi yra šiek tiek sunkumų. Geriausias būdas yra išlaikyti atskirą failą kiekvienai pozicijai, kurią jūs užpildote, įskaitant visus dokumentus, susijusius su šios pozicijos pildymu nuo darbo skelbimo iki pamatinių patikrinimų. Šioje byloje priklauso pareiškėjų atnaujinimai, motyvaciniai laiškai ir paraiškos, išskyrus atvejus, kai jūs turite perkelti įdarbintą darbuotojo paraišką į darbuotojo personalo bylą.
Šiame faile yra oficialūs kontroliniai sąrašai ir formos, kuriomis siekiama nešališkai atstovauti potencialių darbuotojų kvalifikaciją ir remti jūsų sprendimą samdyti labiausiai kvalifikuotą kandidatą. Nuomos vadovo nuomonės ir pastabos, kurių buvo imtasi samdant , šiame dokumente nepriklauso. Žmogiškieji ištekliai gali rinkti šias pastabas, kad būtų laikomasi išsamių sprendimų dėl darbo vietos dokumentų, tačiau jie nepriklauso personalo įrašams.
- Faktiniai dokumentai apie įdarbinimo sprendimus, tokius kaip reklama , perkėlimas į šonines galimybes ir atlyginimų padidinimas , yra personalo įrašuose. Vadovo ar vyriausiojo įgaliotinio nuomonės apie darbuotoją nėra. Oficialus drausminių veiksmų dokumentas, pvz., Rašytinis įspėjimas, taip pat priklauso darbuotojo personalo bylai.
Konkretūs dokumentai, kurie neturėtų būti įrašyti į personalą
Ši informacija neturėtų būti įrašyta į personalo įrašus. Dokumentuose gali būti reikalaujama atskiro failo, gali būti priskiriami priežiūros arba valdymo pastaboms arba neturėtų būti laikomi darbdavio.
- Bet kokia medicinos informacija priklauso medicinos byloje .
- Darbo užmokesčio informacija priklauso darbo užmokesčio rinkmenoje .
- Dokumentai, kuriuose yra darbuotojo socialinio draudimo numeriai, arba informacija apie darbuotojo saugomas klasifikacijas, tokias kaip amžius, rasė, lytis, tautinė kilmė, negalia, šeiminė padėtis, religiniai įsitikinimai ir tt, niekada neturėtų būti laikomi personalo bylose.
- Priežiūros dokumentai, skirti darbuotojo darbui valdyti, nustatyti tikslus, pateikti atsiliepimus ir kt., Turėtų būti pateikiami privačiame, vadove arba valdytojo priklausančiame aplanke.
- Tyrimo medžiaga, įskaitant darbuotojo skundą, liudytojų apklausas, darbuotojų apklausą, išvadas, advokato rekomendacijas ir rezoliuciją bei tolesnius veiksmus, siekiant užtikrinti, kad nebūtų atsakomųjų priemonių , turėtų būti atskirai nuo personalo įrašų.
- Failo darbuotojas I-9 formuoja I-9 failą ar vietą , toli nuo darbuotojų darbuotojų įrašų.
- Priskirkite fono patikrinimus, įskaitant baudžiamosios istorijos, kredito ataskaitas ir kt., Ir bandymų su narkotikais rezultatus atskiroje byloje , prie kurios negali susipažinti prižiūrėtojai, vadovai ir darbuotojas. SHRM rekomenduoja šį atskirą failą arba rekomenduoja, kad ši informacija taip pat galėtų būti pateikta darbuotojo medicininėje byloje.
- Darbuotojų lygių galimybių įrašai, tokie kaip asmens tapatybės nustatymo formos ir vyriausybės ataskaitos, neturėtų būti saugomi personalo byloje ir ten, kur priežiūrą turi prieiga.
Jei laikysitės šių gairių, jūsų organizacija efektyviai saugo faktines, palaikomas darbo istorijas ir personalo įrašus atitinkamose vietose.
Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir autoritetinga, nėra užtikrinta dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaitys pasaulinė auditorija, o užimtumo įstatymai ir nuostatai skiriasi priklausomai nuo valstijos, valstijos ir šalies. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių pagalbą, kad jūsų teisinė interpretacija ir sprendimai būtų teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir paramai.