Patarimai, kaip žinoti, kada, kodėl, kaip ir kokiu būdu dokumentuoti darbuotojų našumą
Dokumentacija yra labai svarbi vadybininkams ir personalo darbuotojams, nes jums reikia rimtai stengtis įrašyti visus darbuotojo darbo istorijos įvykius - tiek teigiamus, tiek neigiamus įvykius.
Štai kodėl vadovai ir personalo darbuotojai norės atidžiai dokumentuoti visus įvykius.
Kodėl dokumentas?
- Dokumentacija pateikia įrodymų, kad su darbuotojais buvo laiku aptarti su darbuotojais susiję įvykiai.
- Dokumentacija siūlo darbuotojo tobulinimo istoriją ar nesėkmę per tam tikrą laiką. Tai chronologinis ir tikslus darbuotojo veiksmų aprašymas, vadovo veiksmai ir įvykiai, kai jie įvyksta.
- Dokumentuose pateikiami įrodymai, patvirtinantys, kad valdymo sprendimai priimti nepalankius veiksmus, tokius kaip drausmė ar nutraukimas su darbuotoju.
- Dokumentacija pateikia įrodymą, kad darbuotojas nusipelnė turimos reklamos ar galimybės kitiems darbuotojams, kurie taip pat yra tinkami.
- Dokumentuose pateikiami įrodymai, pateisinantys darbo užmokesčio padidėjimą , mažėjimą arba kodėl darbuotojas negauna padidinimo.
- Ieškinio pareiškimo atveju išsami ir išsami dokumentacija apsaugo darbdavio interesus. Dokumentai gali palaikyti vadovybės veiksmus nutraukiant nesėkmingą darbuotoją . Tai taip pat gali įrodyti, kad darbuotojas buvo nutrauktas dėl teisėtų, o ne kitų, tokių kaip neteisėta diskriminacija priežasčių .
Ką dokumentas
Vadybininkai turi dokumentuoti darbuotojo našumą, tiek teigiamą indėlį, tiek veiklos nepakankamumą. Jie turi tiksliai nurodyti, ką darbuotojas padarė ir ką pasakė, ir ką valdytojas pasakė atsakydamas per susitikimą ar pokalbį.
Turite dokumentuoti bet kokius pokalbio metu sudarytus susitarimus, nustatytus tikslus , reikalingus ir tikėtinus patobulinimus ir tobulinimo tvarkaraštį.
Dokumentuose taip pat turėtų būti nurodyti įsipareigojimai, kuriuos vadovu turi padėti darbuotojas.
Kaip dokumentą
Dokumentacija turėtų būti parašyta per susitikimą ar pokalbį su darbuotoja ar iš karto. Niekada neturėtumėte praleisti pokalbio įrašymo tą dieną, kai jis iš tikrųjų įvyko. Laukiama, kol vėliau turės įtakos dokumentų kokybei, nes ji pagrįsta atmintimi.
Viena blogiausių klaidų, kurią vadovai daro, yra manyti, kad jie gali rekonstruoti darbuotojo konsultavimo istoriją, jei reikia. Jokios žmogiškojo personalo, kuris turi bet kokios tinkamos, laiku pateikiamos dokumentacijos patirties, niekada nemiega rekonstruotame įraše. Vadovai, kurie rekonstruoja iš atminties, teikia nereikalingą ir nepriimtiną riziką savo įmonei, nes parengta istorija nepasileidžia į galimą ieškinį.
Jums reikia, kad jūsų dokumentai būtų profesionalūs, tvarkingi ir organizuoti. Parašykite dokumentaciją taip, lyg trečiąją šalį kalbate apie istoriją. Jūs niekada nežinote, kas vieną dieną gali skaityti jūsų dokumentus, todėl įsitikinkite, kad tai atspindi jūsų profesionalumą. (Kokteilių servetėlis, vokas arba lipdukas neskiriamas kaip profesionalūs dokumentai.)
Jūsų dokumentacija turėtų būti nukreipta į naujojo darbuotojo vadovą, jei darbuotojas gauna naują darbą jūsų darbe arba jūsų organizacijoje.
Norėdami atminti ir informuoti darbuotojo naują vadybininką, turite nurodyti kiekvieno dokumento darbuotojo vardą ir pavardę, savo vardą ir pavardę bei visą datą.
Parašykite faktinius, teisingus, teisinius, objektyvius, išsamius ir nuoseklius dokumentus. Venkite nuomones (Mike yra aplakstyta, Alice yra tingi, Tomas man melavo), vardas, redagavimas (Jonas yra jerk, Markas turi problemos požiūrį) ir ženklinimas (Marija yra neatsakinga. žaidėjas.).
Venkite taip pat bandyti interpretuoti darbuotojo elgesį. (Marha turi nepatinka tokia užduotis. Paula, atrodo, yra virš jos galvos.) Mažinkite, kaip vartosite aprašomus žodžius, pvz., Būdvardžius ir kalbos žodžius (lėtai, slaptai, nepatenkinti, minkšti, grubūs). Nurodykite darbuotojo specifinį elgesį ir veiksmus, o ne jūsų nuomonę ar aiškinimą.
Dokumentacijoje, ko reikia, yra tikslus pokalbio įrašas. Laikykis faktų ir užsirašykite tik tai, ką pasakėte ir ką pasakė darbuotojas. Įsitikinkite, kad jūsų dokumentai yra vienareikšmiai ir kad faktai yra tiesūs. (Bet kokioje galiojoje teisinėje situacijoje bet kokio dokumentais pagrįsto įvykio klaidos įtaria visus dokumentus.)
Galiausiai dokumentuokite bet kokius susitarimus, įsipareigojimus, terminus, būtinus patobulinimus, registracijos taškus ir kitus duomenis, kurie gali paslysti iš atminties. Įsitikinkite, kad nustatėte datą ir laiką terminams ir nustatytoms datoms, kad nesusipratimų nebūtų.
Žinokite savo HR departamento dokumentų politiką, kuri jums pasakys, kokie dokumentai turi būti įtraukti į darbuotojo personalo bylą. Bet kokie drausminių veiksmų dokumentai turėtų būti įtraukti.
Kur saugoti darbuotojo dokumentaciją
Kadangi dokumentai apie darbuotojus yra konfidencialūs ir privatūs darbuotojui, turite pasirūpinti, kad visi dokumentai būtų konfidencialūs valdytojui, vyriausiajam įgaliotiniui ir potencialiai kitam darbuotojui. Taigi, nerekomenduojama įdėti dokumentus į bendrą kompiuterio diską. Rankomis išspausdintą dokumentaciją ir išspausdintą vadybininko dokumentaciją geriausia laikyti užrakintame saugykloje.
Jei vadovaudamiesi šiomis gairėmis, kai kreipiatės į HR, prašydami pagalbos drausti, nutraukti arba perkelti darbuotoją į geresnį darbą, HR padės išspręsti problemą arba pagerins padėtį. Kai HR jums reikalauja dokumentuoti, dokumentuoti, dokumentuoti arba jie negali jums padėti, jūs turėsite visas savo bazes.
Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir autoritetinga, nėra užtikrinta dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaitys pasaulinė auditorija, o užimtumo įstatymai ir nuostatai skiriasi priklausomai nuo valstijos, valstijos ir šalies. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių pagalbą, kad jūsų teisinė interpretacija ir sprendimai būtų teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir paramai.