Darbdaviui yra svarbių priežasčių išlaikyti keletą personalo bylų - kai kurie teisėti, o kai kurie - geriausios praktikos tikslais.
Dokumentacija yra reikalinga, kad darbdavys galėtų tiksliai įvertinti darbuotojo darbo istoriją. Dokumentacija remia darbdavio sprendimus ir gali tinkamai apsaugoti darbdavį teisminėje byloje.
Personalo bylos turinys pateikia istorinę svarbių įvykių apžvalgą darbuotojų karjeros metu. Jie remia sprendimus, priimtus dėl darbuotojo ir jo karjeros. Jie parodo darbdavio motyvavimą už samdymą, reklamą, perdavimą, apdovanojimus ir pripažinimą bei sprendimų priėmimą.
Skirtingos gairės yra susietos su skirtingais personalo failų tipais
Kadangi rekomenduojama naudoti keletą tipų personalo rinkmenų, kiekvienai personalo bylos rūšiai yra susijusios skirtingos taisyklės ir gairės.
- Kiekvienos rūšies personalo failo turinys dėl esamos ir skirtingos turinio skiriasi dėl tos priežasties.
- Kiekviena personalo failo rūšis saugoma skirtingai.
- Prieiga prie personalo failo galioja tik tam tikriems darbuotojams daugumoje organizacijų. Skirtingi personalo failų tipai turi skirtingas prieigos gaires.
- Darbuotojų galimybė susipažinti su jo personalo byla yra leidžiama, tačiau dauguma darbdavių nustato darbuotojų prieigos gaires su personalo failų prieigos politika darbuotojo žinyne . (Įvairiose valstybėse ir jurisdikcijose yra skirtingos taisyklės, todėl būkite aktualios jūsų vietai.)
Daugelis organizacijų neleidžia darbuotojo vadybininkui susipažinti su visais personalo failais. Jie tikisi, kad vadovai saugo atitinkamą dokumentaciją savo darbuotojo byloje, kuri nėra oficiali personalo byla.
- Žmogiškųjų išteklių skyrius turi ir yra atsakingas už darbuotojų darbuotojo bylas.
Rekomenduojami personalo failai
Čia pateikiami rekomenduojami personalo failų tipai ir ko jums reikia žinoti apie darbą su jais.
Darbuotojų personalo byla
Tai pagrindinė personalo byla, kurią darbdavys laiko kiekvienu darbuotoju. Personalo rinkmenoje saugoma kiekvieno darbuotojo darbo istorija. Tai ko jums reikia žinoti apie darbuotojo personalo rinkmeną.
Medicininis failas
Darbuotojo medicininė byla turi rimtų teisinių apribojimų, kuriuos darbdavys privalo žinoti ir prižiūrėti. Čia yra tai, ko jums reikia žinoti apie darbuotojo medicininės bylos konfidencialumą ir turinį.
Darbo užmokesčio rinkmena
Darbuotojo prieiga prie darbuotojo darbo užmokesčio fondo yra mažiau ribojanti nei prieiga prie medicinos ar personalo bylos. Darbo užmokesčio rinkmenoje yra informacija apie atlyginimą, išmokų atranką , darbo užmokesčio pokyčius, garnyras ir kitus teisinius dokumentus, kurie turi įtakos darbuotojo darbo užmokesčiui. Įvairios apskaitos ir žmogiškųjų išteklių personalas gauna informaciją iš užmokesčio fondo.
I-9 formos darbuotojams
Dėl įvairių vyriausybės agentūrų prieigos teisių laikykitės geriausios praktikos, naudodamiesi darbuotojo I-9 formos atskira byla. Sužinokite daugiau apie I-9 formų saugojimą.
Personalo failų apžvalga
Tiesiog norite greitai ir išsamią informaciją apie darbuotojo personalo failus ? Čia apžvelgiami darbuotojų darbuotojų failai.
Personalo failų prieigos politika darbuotojams
Jūs norite įgalinti kiekvieną darbuotoją žinoti, kas yra jo ar jos personalo byloje , tačiau jūs turite kontroliuoti failo vientisumą, išsamumą ir išsamumą. Darbuotojų ir darbdavių konfidencialumo ir riboto priėjimo užtikrinimas užtikrinamas personalo rinkmenų prieigos politika.
Kas neįtraukti į darbuotojo personalo bylą
Ieškote gairių apie turinį, kuris niekada neturėtų būti įtrauktas į darbuotojų darbuotojų failą? Čia yra mano geriausios rekomendacijos dėl turinio, kurį norite išlaikyti atskiroje, neoficialioje vietoje arba nepasiliekant. Nepakankamos ir visiškai apgalvotos dokumentacijos išsaugojimas gali pakenkti jums.
Dokumentacija
Ar žinote, kokia dokumentacija yra? Žodis, dokumentacija, dažnai pasitaiko užimtumo ir žmogiškųjų išteklių pasaulyje. Tačiau dokumentacijos reikšmė ir kodėl galbūt norėsite dokumentuoti tam tikrus užimtumo įvykius yra čia išsamiai aptariama.
> Atsakomybės apribojimas: atkreipkite dėmesį, kad pateikiama informacija, nors autoritetinga, nėra užtikrinta dėl tikslumo ir teisėtumo. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių pagalbą, kad jūsų teisinė interpretacija ir sprendimai būtų teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta tik orientaciniams tikslams.