Kaip darbuotojai gali susipažinti su savo personalo byla?
Kadangi darbuotojai žino, kad šie įrašai yra, jie kartais norės juos peržiūrėti, kad pamatytumėte, kokie yra failai.
Sprendžiant, kaip suteikti darbuotojui (ir buvusiam darbuotojui prieigą), turėkite omenyje bet kokius įstatymus, kurie taikomi jūsų verslui.
Daugelyje valstijų yra įstatymų, pagal kuriuos bendrovė reikalauja, kad dabartinės ir buvusios įmonės darbuotojai galėtų susikurti tam tikras failo dalis. Pasitarkite su savo įdarbinimo advokatu, kad užtikrintumėte, jog jūsų politika atitinka visus įstatymus.
Pavyzdžiui, Federalinis įstatymas reikalauja, kad įrašai, susiję su amerikiečių su negalia įstatymu, būtų atskirti nuo personalo įrašų. Jei jūsų kompanija yra HIPAA, įsitikinkite, kad taip pat laikosi ir jūsų medicininis įrašas.
Galite turėti daug laisvės tam, ką galite leisti darbuotojams matyti jų byloje. Tačiau nepamirškite, kad net jei nustatysite, kad darbuotojas negali gauti tam tikros informacijos, pvz., Etaloninių patikrinimų, kad teismo procesuose ši informacija būtų aptikta.
Todėl nurodykite savo darbuotojams viską tiksliai įrašyti ir visada laikytis įstatymų. Darbuotojų įrašai nėra vieta viduje anekdotai ar paslėpti komentarai.
Tai neapsunkina teisme.
Paprastai vieno įrašo prieglobos serveris užtikrina, kad procedūros būtų vykdomos ir būtų nuoseklūs. Jūs nenorite, kad vienas žmogiškųjų išteklių valdytojas leistų žmonėms vėl įrašyti savo įrašus į savo stalus, o kita - atsisakyti prieigos.
Reikalavimas, kad visi perduotų vieną šaltinį, padeda išlaikyti nuoseklumą ir teisėtumą.
Įstatymai dėl įrašų ir įrašų saugojimo bei prieigos yra sudėtingi. Įsitikinkite, kad esate nuolat atnaujinamas.
Toliau nurodyta politika yra geras jūsų verslo pradžia , tačiau nepamirškite, kad jūsų valstybės ir vietos įstatymai gali skirtis.
Pavyzdys Darbuotojų įrašų prieigos politika
Visi darbuotojai, buvę darbuotojai ir darbuotojų atstovai gali iš anksto informuoti personalo darbuotojus apie tam tikrą jų personalo bylos turinį . Dokumentus, susijusius su darbuotojo kvalifikacija, susijusia su nuoma, pavyzdžiui, paraiška, reklama , drausminės priemonės ir perdavimas, gali būti peržiūrėtos . Be to, darbuotojas gali peržiūrėti politikos formos ir mokymų įrašus.
Dokumentai, kuriuos darbuotojas negali peržiūrėti, apima nuorodas ar kontrolinius patikrinimus, bet kokio vadovo atlikto tyrimo įrašus, medicininius įrašus, dokumentus, susijusius su teismo procesu, bet kokį dokumentą, kuris pažeidžia kito darbuotojo konfidencialumą, ir dokumentus, naudojamus darbuotojų planavimui.
Procedūra
Darbuotojas, norintis peržiūrėti leistiną savo personalo bylos turinį, turėtų susisiekti su Žmogiškieji ištekliais per 24 valandas (išskyrus savaitgalius). Buvę darbuotojai ar Žmonėms nežinomi žmonės turi pateikti asmens tapatybės dokumentą ir (arba) įrodymą apie leidimą susipažinti su personalo byla.
Darbuotojai turi peržiūrėti savo personalo bylas, dalyvaujant personalo darbuotojams.
Darbuotojai negali pašalinti iš biuro jokios personalo bylos dalies .
Darbuotojas gali paprašyti rinkmenos arba failo dalių fotokopijų. Dėl priežasties žmogiškųjų išteklių darbuotojas pateikia fotokopijas. Norėdami plačiai kopijuoti, darbuotojas turės sumokėti už fotokopijas.
Jei darbuotojas nepatenkintas dokumentais savo personalo byloje, darbuotojas, esant žmogiškųjų išteklių darbuotojui, gali parašyti paaiškinimą ar paaiškinimą ir pridėti jį prie ginčijamo dokumento. Jokiomis aplinkybėmis HR personalas ar darbuotojas nekeičia faktinio dokumento.
Darbuotojas taip pat gali paprašyti pašalinti dokumentą iš personalo bylos. Jei žmogiškųjų išteklių personalas sutinka, dokumentas gali būti pašalintas.
Jei Žmogiškųjų išteklių personalo darbuotojas nesutinka, klausimas gali būti apskųstas Bendrovės " Atvirų durų" politikoje nustatyta tvarka .