Heads Up: Federaliniai įstatymai ir valstybės įstatymai gali skirtis
Čia pateikiamos pagrindinės žmogiškųjų išteklių apskaitos gairės. Nepamirškite, kad šie įstatymai gali skirtis nuo šių gairių. Jei valstybės įstatymai ir federaliniai įstatymai yra konfliktai, visada saugokite įrašus pagal tai, kuris reikalavimas yra ilgesnis.
Geriau išlaikyti kažką per ilgai, o ne pakankamai ilgai.
Atrankos įrašai: 1 metai
Jums reikia išsaugoti visus tuos paeilius, interviu pastabas, programas ir darbo skelbimus bei net paieškas užklausų per savo pareiškėjo stebėjimo sistemą, praėjus vieneriems metams po sprendimo priimti darbo pasiūlymą. Taigi, jei apklausiate pareiškėją, o visas procesas trunka tris mėnesius, kol nebus priimtas galutinis sprendimas samdyti , kad laikrodis pradeda pažymėti.
Kodėl tu turi tai padaryti? Jei kas nors kvestionuoja sprendimą dėl jūsų samdymo, turėsite parodyti, kad jūs neteisėtai nesiskiriate jokiu būdu , formos ar formos. Įstatymai, kaip antai amerikiečių su negalia įstatymas , VII antraštinė dalis ir daugelis kitų, reikalauja įrodyti, kad laikotės. Tvarkydami šiuos įrašus, galite tai padaryti.
Narkotikų testų įrašai: 1 metai arba 5 metai transportavimo darbams
Jei jums reikalingas narkotikų testavimas prieš įdarbinimą , tai yra dalis samdymo įrašo ir jūs turėtumėte saugoti rezultatų kopiją vieneriems metams.
Jei atliksite papildomų bandymų dėl narkotikų, tiek dėl darbo ar atsitiktinio patikrinimo, jūs taip pat turite išlaikyti šiuos įrašus vieneriems metams. Tačiau, jei jums taikomas departamentas transportavimo taisyklių, tada minimalus laikotarpis narkotikų bandymų įrašai yra penkeri metai.
Darbo užmokestis / Tvarkyklės ir tt: rekomenduojami mažiausiai 3 metai, po 5 metų po nutraukimo
Pagal įstatymą, jūs turite išlaikyti šiuos įrašus trejiems metams, tačiau neseniai buvę teismo procesai reiškia, kad būtų protingiau išlaikyti juos ilgiau.
Jūs norite įrašyti, kiek kiekvieno darbuotojo buvo sumokėta, ir kiek valandų jie dirbo visą savo kadenciją jūsų kompanijoje. Laikykite savo įrašus mažiausiai penkerius metus nuo darbuotojo išvykimo, nepriklausomai nuo priežasties.
Žinoma, kad neapmokestinamiems darbuotojams nereikia tvarkyti laiko apskaitos, nes jų užmokestis yra vienodas, neatsižvelgiant į dirbtų valandų skaičių. Tačiau jei jūs kada nors netinkamai suskirstėte darbuotoją į atleidimą nuo mokesčio, kai ji neturėjo būti atleista nuo mokesčio, šios darbo valandos užfiksuoti gali padėti jums mokėti viršvalandžius .
Įsitikinkite, kad įtrauksite, kaip įmonė apskaičiavo mokėjimą. Pavyzdžiui, jūs turite stebėti, ar tai buvo tiesioginis atlyginimas, atlyginimas, komisinis mokestis, viršvalandis, gabalas ar valandinis atlyginimas.
Jūs turite tai padaryti ne tik mokėjimo ir mokesčių klausimais, bet ir daugelis kitų sprendimų priklauso nuo dirbtų valandų skaičiaus. Pavyzdžiui, FMLA tinkamumas priklauso nuo darbo valandų skaičiaus per metus. Jei turite ne visą darbo laiką dirbantį darbuotoją, galbūt norėsite apsvarstyti, ar reikalaujate laiko įrašymo, kad nustatytumėte FMLA tinkamumą. Jūs taip pat turite sugebėti įrodyti, kad sumokėjote savo darbuotojams už visas darbo valandas.
I-9 forma: 3 metai po nuomos, po 1 metų po nutraukimo, nepriklausomai nuo to, kuris bus vėliau.
Palaikykite darbuotojo I-9 formą, saugomą atskirai nuo jūsų personalo įrašų, trejus metus po to, kai samate darbuotojui, ir vienerius metus nuo darbo sutarties nutraukimo, atsižvelgiant į tai, kas įvyks vėliau.
Sveikatos / pensijų išmokų informacija: 6 metai
Jums reikia įrašyti savo planus apie visas jūsų išmokas mažiausiai šešerius metus. Teismai nusprendė, kad, pavyzdžiui, jei darbuotojas užginčija jus, sakydamas, kad jis nusipelno aukštesnės pensijos, pavyzdžiui, darbdavio atsakomybė yra įrodyti, kad jie neturi daugiau skolų, o ne darbuotojo pareigos įrodyti, kad jie yra. Laikykite visus šiuos santraukos plano aprašymus.
Jei turite buvusius darbuotojus, kurie gali gauti COBRA dozę, išplėsdami jų naudą sveikatai, jūs taip pat turėtumėte saugoti šiuos įrašus šešeriems metams tik tam, kad būtumėte saugūs. Įstatyme nenurodomas saugojimas, tačiau kadangi tai galėtų būti taikoma pagal Darbuotojų senatvės draudimo pajamų įstatymą (ERISA), šis įstatymas reikalauja išlaikyti šešerius metus. Jei norite būti saugioje vietoje, nekelkite šių įrašų.
FMLA įrašai: 3 metai
Kai darbuotojas prašo FMLA , jums reikia išlaikyti šį popieriaus kelią, net jei jūs atmesite atostogas. Įsitikinkite, kad stebite kiekvieno darbuotojo atostogas - kada jis prasidėjo ir kiek laiko naudojamasi. Jei darbuotojas turi periodinę FMLA, įsitikinkite, kad stebite visas atostogas ir nurodykite naudojamų valandų skaičių . Datos ir valandų skaičius turėtų būti dokumentuojami. Atminkite, kad pertraukiamos atostogos gali būti naudojamos keletą valandų per dieną arba kelias dienas per savaitę. Dokumentuokite viską ir saugokite šiuos įrašus.
Atminkite, kad tai nėra išsamus sąrašas ir taikomas tik federaliniams įstatymams. Jums gali būti taikomi papildomi įrašų saugojimo įstatymai, jei, pavyzdžiui, esate federalinis rangovas arba jūsų valstybėje yra skirtingų standartų. Kai kyla abejonių, neišmeskite.
Žmonių išteklių valdymo draugijoje (SHRM) galite gauti papildomų išteklių, susijusių su įrašų tvarkymu ir privalomomis ataskaitomis.
Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir autoritetinga, nėra užtikrinta dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaitys pasaulinė auditorija, o užimtumo įstatymai ir nuostatai skiriasi priklausomai nuo valstijos, valstijos ir šalies. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių pagalbą, kad jūsų teisinė interpretacija ir sprendimai būtų teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir paramai.