Projekto planas yra projekto vadovo kruopštaus planavimo kulminacija. Tai pagrindinis dokumentas, kuriame vadovaujamasi, kaip bus vykdomas projektas . Pasak Projektų valdymo instituto , tai yra "oficialus patvirtintas dokumentas, naudojamas projektuojant ir valdant projektus". Tai yra planų planas, nes jame dokumentuojami projekto vadovo ketinimai dėl kiekvieno pagrindinio projekto aspekto .
Toliau pateikti esminiai elementai yra daugelyje projekto planų. Organizacijos turi savo procesus ir protokolus, kas turi būti projekto plane, ir apskritai, kaip vykdyti projektus, todėl ne visi projektų valdymo planai turės šių elementų. Vis dėlto projektų vadovai planavimo etape turėtų visus apsvarstyti, kad projekto vykdymo etapu išvengtų painiavos ir priverstinės improvizacijos.
01 projekto tikslai
02 Projekto apimtis
Kaip ir projekto tikslai, taikymo sritis yra apibrėžta chartijoje; tačiau projekto vadovas turėtų tobulinti projekto plano taikymo sritį. Vienas iš geriausių būdų, kaip apibrėžti, kas yra projekto sritis, yra apibrėžti, kas yra netiksli. Pavyzdžiui, rankinio proceso automatizavimo projektas turėtų apimti apibrėžtį, kur tas procesas prasideda ir baigiasi, kad būtų tinkamai pašalintos užduoties, kurios nepriklauso projektui. Ši informacija padeda projekto vadybininkui apibrėžti, kas yra taikymo sritis.
03 etapai ir svarbiausios pastabos
Pagrindiniai projekto laimėjimai vadinami etapais. Pagrindiniai darbo produktai vadinami pagrindiniais rezultatais. Jie atstovauja didelius projekto projekto komponentus. Projekto plane turėtų būti nurodyti šie elementai, apibrėžti juos ir nustatyti jų užbaigimo terminus.
Pasakykite, kad organizacija įsipareigoja kurti naują programinę įrangą. Toks projektas turi tiek etapus, tiek rezultatus. Svarbiausi rezultatai gali būti galutinis verslo poreikių sąrašas ir funkcinių reikalavimų, atitinkančių tuos verslo reikalavimus, sąrašas. Po šių projektų gali būti svarbūs verslo dizaino pabaigos etapai, sistemos testavimo pabaiga, vartotojų priėmimo bandymų pabaiga ir programinės įrangos įdiegimo data. Šie etapai turi su jais susijusius darbo produktus, tačiau jie yra daugiau apie procesus, o ne pačius produktus.
Žingsnis ir pagrindiniai terminai, kuriuos reikia pristatyti, turi būti ne tikslios datos, bet kuo tikslesnės tos datos, tuo geriau. Kažkurį spalio mėnesį galima pasiekti bet kurią spalio dieną nuo 1 iki 31, tačiau spalio 15 d. Turi būti įvykdytas 15 d. Terminas. Tikslios datos padeda projektuotojui parengti tikslią darbo suskaidymo struktūrą.
04 darbo suskirstymo struktūra
Darbo suskirstymo struktūra arba WBS, projekte esančios pažangos etapai ir pagrindiniai rezultatai dekonstruojami į mažesnes dalis, todėl vienas asmuo gali būti priskirtas atsakomybei už kiekvieną gabalą. Kuriant darbo suskaidymo struktūrą, projekto vadovas mano, kad yra daug veiksnių, tokių kaip projekto komandos stipriosios ir silpnosios pusės, užduočių tarpusavio priklausomybė, turimi ištekliai ir bendras projekto terminas.
Projekto vadovas yra galutinai atsakingas už projekto sėkmę, tačiau jis negali atlikti vieno darbo. WBS yra priemonė, kurią projekto vadovas naudoja projekto atskaitomybei užtikrinti, nes ji nurodo projekto rėmėją, projekto komandos narius ir suinteresuotąsias šalis, už ką tai atsakinga. Jei projekto vadovas yra susirūpinęs dėl užduoties, projekto vadovas tiksliai supranta, su kuo susipažinti su tuo susirūpinimu.
05 biudžetas
Projekto biudžetas rodo, kiek pinigų skiriama projekto vykdymui. Projekto vadovas yra atsakingas už tinkamą šių išteklių paskirstymą. Projektui, kuriame yra pardavėjai, projekto vadovas užtikrina, kad rezultatai būtų baigti pagal sutarties sąlygas, ypatingą dėmesį skiriant kokybei. Kai kurie projektų biudžetai susiejami su žmogiškųjų išteklių planu.
06 žmogiškųjų išteklių planas
Žmogiškųjų išteklių planas rodo, kaip bus įgyvendintas projektas. Kartais tai vadinama personalo planu. Šiame plane apibrėžiami, kas bus projekto komandos nariai ir kiek laiko numatomas įsipareigojimas kiekvienam asmeniui. Plėtodamas šį planą, projekto vadovas derasi su komandos nariais ir jų vadovais, kiek laiko kiekvienas komandos narys gali skirti projektui. Jeigu personalas turi konsultuotis dėl projekto, bet nėra projekto komandos narys, tai taip pat dokumentuojama personalo plane. Vėlgi konsultuojamasi su atitinkamomis priežiūros institucijomis.
07 Rizikos valdymo planas
Projekte gali būti daug dalykų. Nors kiekviena galimybė nelaimei ar nedidelė žagsystė yra nenuspėjama, daugelis gali būti numatyti. Rizikos valdymo plane projekto vadovas nustato projekto riziką, tikimybę, kad tokia rizika įvyks, ir strategijas, skirtas šiai rizikai sušvelninti. Projekto vadovas siekia gauti projekto rėmėjo , projekto komandos, suinteresuotųjų šalių ir vidaus ekspertų indėlį.
Taikomos rizikos mažinimo strategijos dėl galimų rizikų arba su didelėmis sąnaudomis. Planas nurodo mažai tikėtina riziką ir mažas išlaidas; tačiau jie gali neturėti poveikio mažinimo strategijų.
08 komunikacijos planas
Komunikacijos planas nurodo, kaip projektas bus perduotas įvairioms auditorijoms. Panašiai kaip darbo suskirstymo struktūra, komunikacijos planas priskiria atsakomybę už kiekvieno komponento pildymą projekto komandos nariui.
Kiekviena žinutė turi numatytą auditoriją. Projekto vadovai užtikrina, kad kiekvienas pranešimas būtų pritaikytas prie konkrečios auditorijos. Komunikacijos planas padeda projekto vadovams užtikrinti, kad tinkama informacija tinkamu metu pasiekiama reikiamiems žmonėms.
09 Suinteresuotųjų šalių valdymo planas
Suinteresuotųjų šalių valdymo planas nurodo, kaip suinteresuotosios šalys bus naudojamos projektui. Kartais suinteresuotieji asmenys turi gauti tik informaciją. Tai gali būti pasirūpinta komunikacijos plane. Jei suinteresuotosioms šalims reikia daugiau, suinteresuotųjų šalių valdymo planas nurodo, kaip jis bus gautas.
10 Pokyčių valdymo planas
Pakeitimo valdymo planas nustato projekto pakeitimų pagrindą. Projekto vadovai linkę vengti projekto pakeitimų; tačiau pokyčiai kartais yra neišvengiami. Pakeitimo valdymo plane pateikiami protokolai ir procesai pakeitimams atlikti. Atsakingumui ir skaidrumui itin svarbu, kad projekto rėmėjai, projektų vadovai ir projekto komandos nariai vadovautųsi pokyčių valdymo planu.