Kas yra suinteresuotųjų šalių valdymo planas?
Kas yra suinteresuotosios šalys?
Suinteresuotieji asmenys gali būti vidaus ir išorės organizacijos.
Vidinių suinteresuotųjų šalių pavyzdžiai yra vadovai ir verslo padaliniai, tokie kaip apskaitos ir informacinės technologijos. Verslo vienetai paprastai turi atstovus projekto komandoje. Išorės suinteresuotosios šalys gali būti interesų grupės, įmonės ir pilietinės organizacijos. Reti išorės suinteresuotosioms šalims yra retai atstovaujama projekto komandoje. Agentūros, turinčios reguliavimo instituciją, reguliuojamos pramonės šakos paprastai yra svarbiausia išorės suinteresuotųjų šalių grupė kiekvienam projektui. Jei projekto komanda nustato suinteresuotąsias šalis, suinteresuotasis asmuo turėtų būti apsvarstytas pagal suinteresuotųjų šalių valdymo planą.
Projektu grupei priskirti nariai, atstovaujantys kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei, yra nepraktiška. Daugeliu atvejų tai neįmanoma. Tačiau projekto grupei reikalinga sąveika ir dalyvavimas, kad projektas būtų sėkmingas. Pavyzdžiui, vyriausybinė organizacija nori visiškai atnaujinti ir modernizuoti plačiausiai naudojamą patentuotą programinę įrangą.
Beveik visi organizacijos nariai naudoja programą tam tikru būdu. Kiekvieno tipo naudotojas negali būti tiesiogiai atstovaujamas projekto komandoje, taigi komanda kuria būdus, kaip surinkti informaciją iš suinteresuotųjų šalių, ir nusprendžia, kaip suinteresuotosioms šalims informuoti apie projekto būklę. Šie įvesties ir komunikacijos strategijų rinkimo metodai yra dokumentuoti suinteresuotųjų šalių valdymo plane.
Suinteresuotųjų subjektų valdymo plano ir komunikacijos plano skirtumas
Projekto suinteresuotųjų subjektų valdymo planas ir komunikacijos planas gali būti labai šalinami. Jų funkcijos yra labai panašios. Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra platesnis, nes jis palengvina įnašus į projektą ir apibrėžia rezultatus. Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra siauras, nes jame nagrinėjami tik asmenys, turintys interesų, o komunikacijos planas gali apimti platesnę auditoriją.
Suinteresuotųjų šalių valdymo planas vystosi projekto metu
Suinteresuotųjų šalių valdymo planą paprastai valdo projekto vadovas . Projekto metu projekto vadovas peržiūri suinteresuotųjų šalių valdymo planą ir periodiškai grąžina jį projekto komandai, kad apsvarstytų atnaujinimus. Procesas gali atrodyti labai skirtingas savo laiko grafiko viduryje, nei planavimo etape, todėl svarbu įsitikinti, kad esant aplinkybėms, projekto pagrindiniai dokumentai yra keičiami.
Kaip veikia suinteresuotųjų šalių valdymo planas
Pateikiamas pavyzdys, kaip projekto metu gali pasikeisti suinteresuotųjų šalių valdymo planas. Valstybinė agentūra pradeda rengti taisyklių rengimo projektą. Pradėjus projektą, projekto rėmėjas ir projekto vadovas pateikia suinteresuotųjų šalių sąrašą, kuris įtraukiamas į suinteresuotųjų šalių valdymo planą.
Viena iš projekto komandos pirmųjų užduočių - suplanuoti planą. Po kelių mėnesių projekto komandos narys identifikuoja suinteresuotąsias šalis, apie kurią niekas nemanė projekto pradžioje. Projekto vadovas įtraukia naują suinteresuotą asmenį į planą ir ragina projekto grupės susitikimą aptarti, kaip įtraukti naują suinteresuotą asmenį. Kai komanda nuspręs, ką daryti, projekto vadovas informuos projekto rėmėją.
Akivaizdu, kad suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra gyvas dokumentas. Kai projektas pasikeičia, su juo gali pasikeisti suinteresuotųjų šalių valdymo planas, kad geriau atitiktų projekto poreikius. Projekto komanda, tinkamai valdydama suinteresuotųjų šalių valdymo planą, gali tinkamai surinkti informaciją ir atsiliepimus iš suinteresuotųjų šalių, taip pat informuoti suinteresuotąsias šalis.