Vyriausybės organizacijos vykdo projektus, kai tam tikras žmonių darbo vykdymo aspektas turi pasikeisti. Projektų valdymo instituto teigimu, projektas yra "laikinoji grupinė veikla, skirta sukurti unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą". Kai projektas keičia organizacijos veiklą, projekto galutiniai produktai įtraukiami į kasdieninį darbą ir todėl gerina organizacijos darbas per amžius.
Tai gali atrodyti paprasta, bet taip nėra. Keisti sunku, o projektai gali labai greitai išeiti iš bėgių. Kiekviena diena kelia iššūkius, kurie kelia grėsmę projekto pažangai ir galimai sėkmei. Siekiant kovoti su šia grėsme, projektams reikia tam tikrų pagrindinių elementų. Turint šiuos elementus, projektas turi didelę sėkmės tikimybę.
01 Rėmėjas vykdomam projektui
Projekto rėmėjas turi keturias pagrindines užduotis, susijusias su projektu. Pirma, rėmėjas vykdo projektą. Jis viešai ir privačiai sveikina projekto komandą. Antra, rėmėjas palaiko projekto vadovą . Kai projekto vadovui reikia pašalinti kliūtis, jis rėmėjui reikalauja pagalbos, nes rėmėjas turi organizacinę įtaką, kad įvykiai būtų įvykdyti. Trečia, rėmėjas suderina išteklius, teikdamas juos tiesiogiai arba bendradarbiauja su kitais aukšto lygio žmonėmis, kad gautų išteklių. Kai rėmėjas yra stiprus projekto gerbėjas, rėmėjo bendraamžiai dažniau prisideda prie reikšmingų išteklių. Ketvirta, rėmėjas padeda priimti sprendimus. Kai projekto komanda nusiaubia, rėmėjas gali tarpininkauti sprendime arba priimti sprendimą.
Rėmėjas lieka informuotas per nuolatinį ryšį su projekto vadovu. Šie du veiksmai kartu padeda nustatyti, kada rėmėjas turi įsitvirtinti ir ryžtingiau vykdyti rėmėjo pareigas, remdamasis projekto vadovu. Pavyzdžiui, projekto vadovui gali kilti sunkumų gauti informacijos iš organizacijos finansų departamento. Projekto rėmėjas gali kreiptis į vyriausiojo finansų pareigūną apie padėtį ir prašyti, kad užduotis gauti informaciją būtų teikiama pirmenybę prieš konkuruojančias užduotis.
02 aiškūs tikslai ir taikymo sritis
Prieš pradedant arba planuojant projektą, projekto rėmėjas privalo aiškiai apibrėžti projekto tikslus ir apimtį. Tikslai yra dideli dalykai, kuriuos projektas turėtų įvykdyti. Pvz., Atlikite programinės įrangos tobulinimo projektą. Žmogiškųjų išteklių departamentas naudoja gerai žinomą pritaikytą verslo programinę įrangą, skirtą valdyti darbo užmokestį. Organizacija nori pridėti mokymosi valdymo modulį. Projekto tikslai yra pritaikyti mokymosi valdymo programinę įrangą į organizacijos verslo poreikius ir integruoti ją su esama darbo užmokesčio sistema.
Taikymo sritis apibrėžia projekto parametrus. Tęsiant programinės įrangos projekto pavyzdį; šio projekto apimtis apsiriboja mokymosi valdymo sistemos įdiegimu ir integravimu į darbo užmokesčio sistemą. Daugeliu atvejų yra naudinga nustatyti dalykus, kurie yra netinkami, kad suprastų, kas yra taikymo sritis. Dėl šio projekto kitų modulių pridėti nėra. Apskaitos skyrius negali kreiptis į projekto vadovą ir prašyti atsiskaitymo, gautinų sumų arba mokėtinų sąskaitų modulių.
Modulio pridėjimas, kai projektas buvo apibrėžtas, leidžia apriboti sritį . Geri projekto rėmėjai ir projektų vadovai apsisaugo nuo sluoksnio plitimo ir labai nenoriai prideda taikymo sritį. Projekto apimties didinimas padidina projekto poreikį, pavyzdžiui, laiką ir pinigus. Be to, dirbant su papildoma taikymo sritimi, darbo produktų kokybė yra rizikinga.
03 Geras projektų vadovas
Projektų vadovai paprastai turi šias savybes, padedančias jiems perkelti projektą. Projektų vadovai yra planuotojai. Jie galvoja apie darbo seka ir žino, kas turi įvykti, kai komanda baigia užduotį. Jie parengia gerus planus, bet taip pat žino, kada būti lanksti ir nukreipti nuo plano. Projektų vadovai yra patikimi. Kad jų sėkmė priklauso nuo kitų darbo, projektų vadovai reikalauja, kad žmonės pasitikėtų savo gerais ketinimais ir kompetencija. Pasitikėjimas yra ypač svarbus projekto vadovo ir projekto rėmėjo santykiuose. Projektų vadovai linkę būti ekstrovertiški, nes didžioji dalis jų darbo apima bendravimą.
Jie priverčia žmones atsiskaityti už savo įsipareigojimus. Čia yra pavyzdys. Projekto komandos nario vadovas papasakojo projekto vadybininkui, kad komandos narys gali skirti keturias valandas per savaitę projektui. Šis komandos narys praleido du savaitinius susitikimus iš eilės ir nepadarė jokios pažangos jo paskirtiems uždaviniams darbo suskirstymo struktūroje. Po pirmojo praleisto susitikimo projekto vadovas susitiko su komandos nariu, kad aptarė nevykdymą ir praleistų terminus. Komandos narys teigė, kad jis turi daugiau svarbių prioritetų. Projekto vadovas įtarė, kad tai buvo netiesa, todėl po antro praleisto susitikimo projekto vadovas susitiko su komandos nariu. Vadovas pasakojo projekto vadovui, kad ji įsitikintų, ar komandos narys elgsis.
04 Įtrauktos suinteresuotosios šalys
Projekto suinteresuotieji asmenys yra asmenys, kurie yra suinteresuoti projekto sėkme, bet nėra projekto komandos nariai. Jie nemano apie projektą kasdien, kaip tai daro projekto vadovas ar projekto komandos nariai, tačiau jie nori būti pagrindinių sprendimų ir bendros pažangos link projekto tikslų.
Suinteresuotieji subjektai turi savo motyvus, kad jie liktų neatsiejami nuo projekto veiklos, tačiau projekto valdytojas yra atsakingas už tai, kad jie atitiktų projekto tikslus. Daugeliu atvejų tai reiškia subalansuotą pusiausvyrą tarp per daug įvesties ir per mažo įėjimo. Suinteresuotieji asmenys negali pasverti kiekvieno sprendimo. Tai užtruks projektą ir kiekvieną sprendimą priims kova. Priešingai, suinteresuotosios šalys negali būti uždraustos, nes didžioji beveik kiekvieno projekto dalis yra patenkinama suinteresuotosioms šalims.
05 Skirtos projekto komandos nariai
Projekto komandos nariai atlieka projekto darbą. Daugeliu atvejų projekto komandos nariai priskiriami projektui, priskiriamam prie savo įprastų pareigų, todėl nėra kitų darbo mažinimo, siekiant kompensuoti papildomą darbą, kurį teikia projektas. Projektų vadovai gali padėti komandos nariams derėtis su savo vadovais šiuo klausimu, tačiau projekto vadovas nekontroliuoja atsakomybės, kurią projekto komandos nariai turi už projekto ribų.
Komandos narių atsidavimas projektui yra labai vertingas. Nesant atsidavimo, terminai paslysti, o darbo produktai nėra geros kokybės. Specializuotos komandos nariai yra motyvuoti pasiekti projekto tikslus laiku, pagal biudžetą ir atsižvelgiant į kokybės lūkesčius.