Laikykite projektą perkeliant į priekį
Taip pat apžvelgsime keletą keitimo valdymo priemonių, kurias galite naudoti, ir kaip veikia projekto valdymo sritis.
Prieš mes net kalbame apie procesus ar įrankius, kuriuos noriu aptarti, kad jūsų perspektyva pasikeistų.
Priimti pakeitimus prasidės
Pakeitimai gali vykti bet kuriuo projekto valdymo gyvavimo ciklo metu .
Lengviausias būdas valdyti pokyčius projektuose, išskyrus galvos skausmą, yra žinoti, kad tai įvyks ir planuojama.
Turint strategijas, skirtas susidoroti su pokyčiais prieš tai, kai jie įvyksta, tai yra greičiausias būdas visiems, kas vyks skirtingai, patekti į laivą.
Geriausia vieta pradėti apibrėžtą, struktūrizuotą pokyčių valdymo procesą. Tai jūsų "Playbook" apie tai, kas atsitiks, jei kas nors pasiūlys, kad projektas turėtų daryti kažką kitokio, nei planuota, ir kad būtų geras būdas išvengti projekto nesėkmės.
Keitimo valdymo procesas
Keitimo valdymo procesas yra toks:
- Gauti informaciją apie pakeitimą
- Įvertinkite pokyčius, įskaitant planavimą, kokio darbo jis bus
- Paruoškite rekomendaciją, ar verta eiti į priekį.
- Tada jūs gausite projekto rėmėjo sprendimą, ar turėtumėte įtraukti pakeitimą, ar ne.
Pažvelkime į kiekvieną iš šių veiksmų savo ruožtu.
Gauti informaciją apie pakeitimą
Jūs gausite prašymą pakeisti projektą. Jūs galite gauti informaciją šimtais skirtingų būdų: susitikime, el. Paštu, telefonu, koridoriuje, kai vakare išbauginate iš biuro. Idealiu atveju, jūs gausite informaciją apie pakeitimo užklausos formą, tačiau turėtumėte žinoti, kad realiame gyvenime daugelis svarbių suinteresuotų šalių mano, kad tokio tipo dokumentų pildymas yra projekto vadovo darbas. Ir jūsų įmonėje tai gali būti.
Naudokite projekto pakeitimo užklausos šabloną (daugiau apie tai per minutę), kad būtų užfiksuoti visi prašymo duomenys, tačiau neformaliai jie atvyksta su jumis. Tada paleiskite formą praeityje iniciatorių, kad žinotumėte, kad tiksliai atspindėjote tai, ko jie nori.
Atminkite, kad pakeitimai taip pat gali būti susiję su darbo perėmimu. Negalima visada manyti, kad pakeitimai bus susiję su darbo atlikimu. Procesas yra tas pats, nepaisant to, ar didėja arba mažėja projekto apimtis.
Atlikti pokyčių įvertinimą
Išsamiai peržiūrėkite prašymą pakeisti. Jūs įvertinsite poveikį:
- Tvarkaraštis
- Dokumentacija
- Darbas atliktas iki šiol ir vis dar reikia dirbti
- Biudžetas
- Kokybės priemonės
- Taikymo sritis
- Išteklių prieinamumas.
Pavyzdžiui, programinės įrangos pakeitimai gali būti nustatyti 5 dienomis.
Tai ne tik pridėti 5 dienas į tvarkaraštį, nes jis išstums kitą užduotį ir perkelia jį per laiką, kai pagrindiniai ištekliai yra atostogaujantys. Ši užduotis taip pat turėtų būti perkelta, todėl apskritai šis pakeitimas papildytų tvarkaraštį 8 dienas. Tai kainuotų $ 5k, o papildomos 8 dienos stumia mus kitą mėnesį su tiekėjo sutartimi, todėl ten taip pat yra ir išlaidų. Kokybė išlieka tokia pati, bet apimtis keičiama, kad būtų įtrauktas naujas pakeitimas. Būtina atnaujinti visus susijusius dokumentus, įskaitant jau parengtą projekto planą ir mokymo vadovus.
Kaip matote, paprastas 5 dienų pakeitimas gali turėti didelį poveikį. Svarbu žinoti viską apie tai prieš nusprendžiate, ar tai padaryti, ar ne, nes pilnas vaizdas gali pakeisti rezultatą.
Parengti ir pateikti rekomendaciją
Dabar jūs žinote, koks yra visas pasikeitimo poveikis, galite pateikti rekomendaciją, ar verta su ja susitikti.
Kai kuriais atvejais tai nebus, nes suvokta nauda bus mažesnė už kainą. Kitais atvejais ten gali būti pakankamai naudos kompensuoti papildomo darbo atlikimo išlaidas. Dar kitais atvejais galite pastebėti, kad pakeitimas turės neigiamą poveikį sąnaudoms, tačiau jame nieko negalėsite padaryti, nes tai yra reguliavimo arba atitikties klausimas, arba dėl kokios nors kitos vidinės priežasties, pavyzdžiui, dėl organizacinės pertvarkos.
Gaukite sprendimą
Dėl nedidelių pakeitimų, kurie patenka į jūsų leidimo apribojimą, galite nuspręsti, ar priimti pakeitimą, ar ne pats (su tinkama komandos įnašu). Viskas, kas didesnė, turėtų būti patvirtintas projekto rėmėjo ar projekto tarybos.
Nepamirškite grįžti ir pasakyti kas nors, jei jų pakeitimas buvo atmestas. Norite išvengti piktnaudžiavimo savo projekto dalyviais, jei galite!
Keisti valdymo įrankius
Yra keletas keitimo valdymo įrankių, kuriuos galite naudoti, kad šis procesas būtų lengvesnis ir patobulintas. Aš rekomenduoju:
- Kontrolinis sąrašas ar proceso žemėlapis, kuriame žmonės eina per tai, ką jie turi padaryti, kad pakeltumėte projekto srities pakeitimus.
- Šablono pakeitimo užklausos forma. Tai galėtų būti atliekama per automatinę darbo eigą.
Pažvelkime į tai, kas ateityje taps projekto pakeitimo užklausa.
Kas patenka į projekto pakeitimo užklausą
Projekto pakeitimo užklausos forma turėtų apimti:
- Asmens, prašančio pakeisti pavadinimą, vardas ("prašytojas").
- Unikalus identifikatorius, pvz., Pakeitimo numeris (jį galite pridėti vėliau), nes mažai tikėtina, kad bet kuris iš žmonių, kylančių į užklausą, naudos formą, žinotų, ką įdėti į tą langelį).
- Siūlomo pakeitimo aprašymas su kuo išsamiau jie gali valdyti.
- Pakeitimo kategorija. Idealiu atveju, jūs iš anksto populiarinsite šį skyrių, kad tik pažymėtumėte laukelį. Tai yra gera vieta pastebėti, ar pakeitimas yra susijęs su reguliavimu ar vidaus reikalavimų laikymusi, nes tai yra (iš tikrųjų), tu gali apeiti daugelį planavimo ir vertinimo etapų ir tiesiog įsitraukti į jį.
- Pokyčių "kodėl". Koks yra tai padaryti? Kodėl prašytojas to nori?
- Pakeitimo įtaka įvairiems projekto elementams, įskaitant laiką, kainą, kokybę, taikymo sritį. Jie gali neturėti visų detalių, todėl gali tekti dirbti su jais per keitimo vertinimo etapą, kad užpildyti blankus. Jie turėtų užpildyti tiek, kiek gali. Minimalus, kurį šiuo metu ieškote, yra tai, kad jie patvirtintų, ar jis padidins, sumažins ar pakeis esamus projekto parametrus.
Pakeitimo užklausos formos apačioje bus keletas detalių, kurias turėsite užpildyti, nes pokytis toliau aptariamas. Jūsų šablone taip pat turėtų būti vietos:
- Pakeisti sprendimą: priimti, atmesti arba atidėti
- Sprendimą priėmusio asmens (ar grupės), pridėjus sprendimo priėmimo datą, ir bet kokių papildomų pastabų.
Asmuo, kuris pateikia užklausą, dar nežinojo rezultatų - niekas nebus - todėl šie laukeliai tušti, kol tinkama grupė susitiks, kad aptarė jūsų rekomendaciją ir priimtų sprendimą.
Pokyčiai ir projektų taikymo valdymas
Projekto apimties valdymas yra pagrindinis būdas kontroliuoti, kas yra projekte, o kas ne. Gavę projekto srities pakeitimą, turite galvoti apie tai, kaip ji veikia visą projektą. Jūsų pakeitimų valdymo procesas padeda tai padaryti ir nustatyti jį kontekste, pokyčių valdymas yra nedidelė apimties valdymo dalis.
Verta kalbėti apie tai, kaip "Žinių valdymo projekto vadovas" (PMBOK® vadovas) - penktoji versija apima projekto keitimo valdymą, nes tai nėra tokia intuityvi, kaip galėtumėte galvoti. PMBOK® vadovas apima projekto valdymo srities vadybos procesą, vadinamą "Valdymo sritis", ir tai puiki vieta pradėti. Tačiau projektų pokyčių valdymo procesas turi būti labiau integruotas ir tai atsispindi tekste. PMBOK® vadovas vartotojams taip pat turėtų remtis "Integruoto keitimo kontrolės proceso vykdymu", nes čia pateikiama, kaip viskas jungiasi.
Tam, kad taptumėte PMP, turite suprasti, kaip PMBOK® vadovas apima pokyčių valdymą, nes tai yra tai, į ką jūs būsite išnagrinėti. Tačiau turėtumėte nepamiršti, kad pokyčių valdymo procesas, kurį jūs faktiškai naudojate savo projektuose, turi būti integruotas, lengvas ir praktiškas.
5 būdai, kaip padėti jūsų komandai per pokyčių procesą
Jūsų projekto komanda yra labai svarbi jūsų projekto sėkmei, todėl ji padeda juos valdyti, kai tvarko projekto pakeitimus.
Čia yra 5 būdai, kaip padėti jiems greitai susipažinti su projekto keitimo valdymo procesu.
1. Kalbėkite apie pakeitimus. Leisk jiems žinoti, kad projektų pakeitimas yra normalus ir kad jie turėtų tai tikėtis.
2. Bendrinkite procesą. Pirmiau mes kalbėjome apie pokyčių valdymo procesą, tačiau tai nėra natūralu visiems. Jūsų komandos nariai nežino, ką daryti ir ko tikimasi iš jų, nebent jūs pasakote jiems. Nustatykite instrukcijas, kad su jais atliktumėte procesą ir leiskite jiems sužinoti, koks bus jų vaidmuo.
3. Padarykite lengviau. Kai projektas permaina taikymo sritį, tai gali būti gana dezorientacinis. Grafikas yra neteisingas, biudžetas gali būti kitoks, reikalavimai tikrai skiriasi. Komanda gali sujaudinti pokyčius, ypač didelį ar vieną, kuris pakeičia anksčiau minėtą sprendimą akmenyje (taip, tai įvyksta). Padarykite jiems kuo paprastesnį procesą.
4. Būti ten, kad padėtų. Naujas darbo būdas trunka šiek tiek laiko. Jei anksčiau valdėme projekto keitimą neoficialiai (ar ne visi), formaliojo proceso pakeitimas gali užtrukti, kad taptumėte "tuo, kaip mes čia dirbame" " Pasakykite komandai, kad esate ten, kad padėtumėte jiems, jei jie nori paleisti ką nors praeityje.
5. Nebijok pasakyti ne. Ne visi pakeitimai yra protingi pasiūlymai. Leiskite savo komandai žinoti, kad jei jie tvirtai jaučiasi, kad pokyčiai šiuo metu nėra tinkami projekte, tuomet jie taps tokiu pokalbiu su pakeitimo užklausikliu.
Negalima efektyviai valdyti pokyčių yra vienas iš būdų, kaip galite sugadinti jūsų projektą , todėl būkite atsargūs. Ginkluodami šia informacija, dabar galite kontroliuoti projekto pakeitimus.