Siekiant stebėti pažangą kelyje ir užtikrinti, kad pagrindiniai rezultatai būtų pasiekti laikantis tvarkaraščio, projektų vadovai taiko gaires.
Projekto etapo apibrėžimas - tai užduotis, kurios trukmė yra nuliui ir parodo projekto pasiekimus.
Jie naudojami kaip būdas parodyti judėjimo eigą ir pažangą ir parodyti žmonėms, kas vyksta, net jei jie neturi išsamių žinių apie užduotis, reikalingas ten patekti. Atsižvelgiant į tai, jie yra labai naudingi suinteresuotiems subjektams bendrauti ir nustatyti lūkesčius.
Kada naudotis projekto etapais
Pagrindiniai projekto valdymo etapai yra šie:
- Pagrindinių darbo etapų pradžia
- Pasibaigus svarbiems darbo etapams
- Nurodykite kažko terminą
- Norėdami parodyti, kai priimamas svarbus sprendimas.
Ir kitus fiksuotus laiko momentus, dėl kurių reikia skambinti, nes etapai yra puikus būdas stebėti jūsų projektą.
Kaip dažnai planuoti svarbiausius įvykius
Man buvo patarta apie mokymo kursą, kad jūsų planas nustatytų svarbiausius įvykius kartą per mėnesį. Tai gerai ir geras nykščio taisyklė, bet jūs turite naudoti savo profesionalų sprendimą. Per keletą mėnesių gali būti daug veiklos, kai svarbūs susitikimai yra pažymėti kaip etapai, priimti sprendimai ir uždaryti vieną etapą ir pradėti kitą.
Kitais mėnesiais galbūt esate sutelktas į vykdomą veiklą ir yra labai mažai, jei kas nors, kad pakabinti svarbų įvykį.
Tai pasakius, ataskaitų teikimo tikslais yra naudinga sukurti priežastį, kad bent kartą per kiekvieną ataskaitų teikimo ciklą būtų pasiektas svarbus etapas, ir šiek tiek kalbėsime apie gaires ir komunikaciją.
Kaip žingsniai pateikiami jūsų Ganto diagramoje
Pagrindiniai įvykiai yra vienas iš Ganto diagramos elementų ir juodraštyje parodytas kaip deimantas. Jie nėra rodomi kaip įprastas uždavinys, nes jų trukmė yra nulinė: kitaip tariant, jie nieko nedaro. Planuojant Ganto diagramą jie tiesiog atsitiko!
Jei nenaudojate Ganto diagramų, vis tiek galite naudoti etapus. Čia yra 5 alternatyvos Ganto diagramoms : jūs galite vis dar įtraukti etapus į savo planą naudodami šiuos.
Jei norite likti asmeniškai organizuotas ir jūsų projektų valdymo programinė įranga nėra visiškai integruota į jūsų kalendorių, galite kopijuoti ir įklijuoti raktinių datas į savo dienoraštį. Priklausomai nuo to, kaip jums patinka dirbti, tai gali būti naudinga patarimas, primenantis jums, kas turėtų būti ateina!
Kaip pavadinti svarbiausius įvykius
Pagrindiniai įvykiai turėtų aiškiai aprašyti savo projekto tvarkaraštį, tačiau ne tas, kuris reiškia, kad jie yra užduotis. Taigi jie neturėtų būti vadinami "Gauti susitarimą pereiti į 2 etapą", o "2 etapas prasideda". Jei norite atspindėti pastangas gauti susitarimą pereiti į 2 etapą, pridėkite užduotis prieš pat tai sakydamas.
Pagrindiniai įvykiai turėtų apibūdinti laiką, kuriuo jie atstovauja, kaip šis:
- Bandymo etapas baigtas
- PID patvirtintas
- Sutartis pasirašyta
- Rotušės personalo susitikimas
Daugelis projektų vadovų nusprendžia skaičiuoti savo svarbiausius tikslus taip pat patogiai. Jei naudojate darbo suskaidymo struktūrą, galite naudoti numeraciją iš to. Priešingu atveju, gerai, jei naudojate M1, M2 ir tt, kad būtų aišku, su kuo jūs kalbate. Aiškesnė pavadinimo struktūra tampa dar svarbesnė, tuo daugiau turite svarbių įvykių, todėl pagalvokite apie tai, kaip jūs ketinate tai padaryti, jei jūsų projektas trunka kelis mėnesius.
Kaip gauti svarbiausius įvykius
Pagrindiniai įvykiai yra jūsų projekto tvarkaraščio dalis, taigi, kai jūsų tvarkaraštis yra išeitis, turėtumėte apsvarstyti savo pasirašytų etapų rezultatus.
Jei jums reikia pakeisti savo etapų datą, turėtumėte naudoti savo standartinę pakeitimo kontrolės procedūrą, kad atliktumėte plano pakeitimus. Tai gali būti taip pat lengva, kaip kalbėtis su savo projekto rėmėjais ir leisti jiems sužinoti, kodėl datos turi pasikeisti, arba tokios formos, kaip parengti naują rekomenduojamą tvarkaraštį ir perduoti planavimo komitetui ratifikuoti.
Geriausia išsiaiškinti, koks jūsų etapas pasitraukia iš proceso, prieš tai reikės jį naudoti, kad nebūtų švaistomi laiko, kai turėsite pakeisti.
Naudojant komunikacijos etapus
Pagrindiniai įvykiai yra naudingi bendravimui ir ataskaitų teikimui, nes jie atitinka minimalius plano kontrolės aspektus. Kitaip tariant, jei jūs paėmėte visas kitas užduotis, vis tiek galėtumėte pamatyti, kas vyksta, ir išlaikyti projektą judėti į priekį, naudodamiesi tik etapais.
Jūs turėtumėte galimybę išvesti svarbiausius įvykius ir pateikti juos į prietaisų skydelį arba projekto ataskaitą . Jie turėtų pakankamai išsamiai aprašyti projekto istoriją, kad patenkintų žmones, apie kuriuos pranešate, paprastai jūsų projekto rėmėjas ar kita vykdomoji grupė, pvz., Iniciatyvinė grupė (arba projekto taryba ). Kiekvieną mėnesį arba ataskaitų dažnumą, kurį naudojate, galite parodyti, kokie etapai buvo pasiekti.
Atskaitomybė prieš gaires yra gana paprasta ir dažnai daroma kaip lentelė. Jūs nurodote etapo aprašymą, datą ir naująją prognozuojamą datą. Kai įvykis pasiekiamas ir gali būti pažymėtas kaip baigtas, jūs taip pat pridėsite tą datą. Tikimės, kad tai bus tokia pati kaip numatoma data, tačiau projektai ne visada būna tokie.
Kaip tokia lentelė, akivaizdu, kas baigėsi ir kas yra neįvykdyti. Galėsite planuoti atsakymą į klausimą "Kodėl mes nepasiekėme šio etapo?", Prieš eidami ir susipažink su savo rėmėjais arba nusiųskite pranešimą!
Kai jūsų projekto planas yra labai ilgas ir jūs turite daugybę svarbių įvykių, kiekvienu ataskaitų teikimo ciklu lengviau atsisakyti užbaigtų etapų. Pateiksite tik būsimus ar pabaigtus mėnesio etapus: kitą mėnesį nuimkite viską, kas buvo baigta praėjusį mėnesį, todėl nenorite nuolat pridėti pranešimo trukmės, pasakodami žmones apie darbą, kurį jie jau žino.
Įvykdymo etapai yra tikrai naudinga projekto valdymo priemonė, skirta planuoti, planuoti ir teikti ataskaitas, ir juos lengva naudoti. Įdėkite kai kuriuos savo projekto planus, sekite jas ir susipažinkite su tuo, kas labiausiai tinka jums.
Kaip ir viskas projekto valdymo srityje, naudokite juos lanksčiai, norėdami pasiekti norimą rezultatą, naudodamiesi šiais patarimais ir gairėmis, kad informuotumėte savo sprendimus.