Kaip projekto lentos ir valdymo grupės remia jūsų projektą
Pradėkime nuo to, kad projekto taryba yra svarbi kiekvienos projekto organizacinės struktūros dalis. jei jo neturite, turėtumėte pasikalbėti su savo vadybininku apie tai, kaip sukurti vieną.
Projekto valdybai pirmininkauja projekto rėmėjas, paprastai ji apima keletą kitų vyresniųjų suinteresuotųjų šalių ir projekto vadovo .
Valdyboje paprastai yra 3-5 žmonės. Jie visi yra pagrindiniai projekto suinteresuotieji subjektai ir žmonės, turintys galimybę pasiekti, kad projektas būtų įgyvendintas.
Bottom line: tai grupė žmonių, kurie susitinka, kad padėtų prižiūrėti projektą ir išlaikytų tolesnę pažangą.
Projektų valdybos yra įsteigtos projekto gyvavimo ciklo pradžioje ir veikia visą projektą, kol jis bus uždarytas. Pažvelkime į 4 pagrindinius projekto valdybos vaidmenis.
Projekto valdyba užtikrina valdymą
Pirma, projekto valdyba teikia kritinį valdymą. Jos užtikrina, kad politika būtų laikomasi įmonių lygiu, portfelio ar programos lygmeniu. Jie siūlo prižiūrėti, ko projekto komanda vykdo. Jie kartu su projekto rėmėja yra atskaitingi už sėkmingą projekto įgyvendinimą, o šis valdymo vaidmuo užtikrina, kad projekto komanda elgiasi taip, kaip etiškai, ir atitinka bendrovės priimtinas ribas.
Jie tai daro klausdami projekto vadovo ir teikdami pagalbą bei paramą.
Projekto valdyba pateikia kryptį
Projekte dažnai priimami sprendimai, o kai kurie iš jų nepatenka į projekto vadovo kompetenciją. Kai projekto vadovas negali priimti sprendimo, ir tai yra kažkas, apie kurį turėtų būti diskutuojama su daugiau suinteresuotųjų šalių nei tik rėmėjas, jis pateks į projekto valdybą.
Jų vaidmuo yra išlaikyti projektą kursu, suteikiant tinkamą komandą. Jie prisideda prie vizijos nustatymo projekto pradžioje ir nuolat vykdo projektą.
Projekto valdyba priima sprendimus
Projekto valdyba pirmiausia yra sprendimų priėmimo organas. Jų vaidmuo yra priimti sprendimus, kurie neleidžia projektui judėti į priekį, panaikinant problemas ir padedant projekto vadovui suprasti aiškų kelią sėkmingam užbaigimui.
Projekto vadovas pateiks rekomendacijas projekto valdybai. Tai galėtų apimti rekomendacijas, kaip spręsti:
- Rizika, pvz., Klimato kaitos mažinimo planai, skirti spręsti galimus iššūkius
- Problemos
- Išteklių problemos, pavyzdžiui, neturint tinkamų komandos narių
- Planuoti vėlavimus
- Biudžeto perviršis.
Projekto valdyba nebūtinai turi vadovautis projekto vadovo rekomendacija. Kaip grupę, jie gali pateikti kitus pasiūlymus dėl tolesnės veiklos, ir dažnai jie tai daro. Tai dažnai yra todėl, kad jie turi didesnę nuotrauką, verslo aplinka projekto aplinka, nei projekto vadovas, todėl jie gali pamatyti alternatyvius maršrutus ir pasirinkti geriausią tuo metu.
Projekto valdyba tvirtina išlaidas
Galiausiai projekto valdyba tvirtina bendrą biudžetą.
Kiekvieną pirkimo užsakymą arba biudžeto punktą paprastai valdo tada projekto vadovas: jums nereikia eiti į savo projekto tarybą, kad kiekvienas sąskaitos faktūros įrašas būtų pasirašytas mokėjimui.
Vis dėlto projekto lygmeniu Projekto valdybai tenka svarbus vaidmuo, pirmiausia tvirtinant, kaip ketinate išleisti pinigus (jūsų biudžeto planai), o paskui nuolat stebėti išlaidas, kad būtų užtikrintas projekto įgyvendinimas.
Jums taip pat reikės pasinaudoti projekto valdyba, kai atrodo, kad turite išleisti nenumatytas išlaidas ar valdymo rezervus. Jie gali leisti perduoti išlaidas ir padėti projektų komandoms gauti papildomų lėšų, jei to galima pateisinti.
Apskritai projekto taryba yra svarbi projekto komandos valdymo ir valdymo funkcija. Jų kryptys ir patarimai padeda projekto vadovui nukreipti projektą į tinkamą kryptį, ir jie puikiai pasiruošę įsitraukti ir padėti, jei viskas prasideda blogai.