Kaip formalus yra projekto auditas
Projekto auditas paprastai yra formalus užsiėmimas.
Neoficialus atitikmuo paprastai vadinamas tarpusavio peržiūra. Čia kolega peržiūri savo projektą ir susijusius dokumentus bei pateikia atsiliepimus apie tai, kur jūs turėtumėte praleisti šiek tiek daugiau laiko.
Projektų auditai yra formalūs, nes jie paprastai turi tam tikrą klausimų rinkinį ir juos atlieka tas, kas reguliariai atlieka tokį dalyką.
Kas vykdo projektų auditą
Asmuo, atliekantis projekto auditą, gali būti kitas projekto vadovas (galbūt kažkas, turintis didelę patirtį vykdant projektus), tačiau labiausiai tikėtina, kad kažkas iš projekto biuro, kuris dažnai atlieka auditą.
Tai bus tas, kuris gali laikyti save objektyviu, todėl jis nebus jūsų linijos vadovas ar projekto rėmėjas. Tai gali būti ir žmonių komanda, priklausomai nuo projekto dydžio.
Kaip parengti projekto auditą
Pirmasis ir svarbiausias dalykas, kurį reikia organizuoti, - tai, kad auditoriui būtų peržiūrėtos jūsų projekto dokumentų kopijos.
Jei turite projekto koordinatorių , paprašykite jų surinkti dokumentų rinkinį (pageidautina elektroninį). Turėtumėte, kad visi jūsų duomenys būtų lengvai pasiekiami, bet net jei tai padarysite, šis žingsnis gali užtrukti šiek tiek laiko. Būtinai įsitikinkite, kad auditoriui yra parengtas projekto planas , rizikos žurnalas , išleidžiamų žurnalų, biudžetas ir tvarkaraštis.
Kas nori dalyvauti
Tai priklauso nuo dalykų, kuriuos auditorius nori pažvelgti. Jūs, kaip projekto vadovas, turėsite praleisti šiek tiek laiko su jais. Tikėtis, kad jūsų komandos nariai taip pat bus pakviestos pakalbėti su auditoriumi.
Turėkite omenyje, kad kuo ilgiau jie praleidžia darbą, susijusį su audito užduotimis, tuo mažiau jie laiko projekto darbui, todėl gali tekti perkurti tam tikrą veiklą ir dirbti lėčiau per audito laikotarpį.
Kiek laiko truks projekto auditas
Projekto auditui nėra nustatyto laiko. Dėl didelių projektų, jūs manysite, kad tai užtruks daug ilgiau. Dėl nedidelių projektų auditorius galėjo būti atliktas per kelias valandas. Kai tik jūs žinote, kad jūsų projektas bus patikrintas, paklauskite savo audito komandos, kiek laiko jie tikisi atlikti savo darbą.
Ką auditas tikisi
Jei auditas buvo iškeltas dėl ypatingo susirūpinimo, pvz., Nesugebėjimas pasiekti tikslų dėl kokybės, tada tikimasi, kad ši zona bus giliai ištirta. Įprastas auditas iš esmės atrodys įvairiose projektų valdymo srityse ir rezultatuose, kuriuos įgyvendina projektas. Tai padengs jūsų projekto laiką, kainą ir kokybę bei suinteresuotųjų šalių dalyvavimą.
Audito tikslas - sužinoti, ar projektas atitinka savo tikslus, ar ne.
Jei auditorius mano, kad remiantis dabartine veikla projektas nepasieks šių tikslų, jis pateiks rekomendacijas dėl veiksmų.
Rekomendacijos priklauso nuo to, kas rasta
Auditoriaus ataskaitoje pateiktos rekomendacijos priklausys nuo to, ką jie rastų. Tikėtis, kad jie bus teigiami ir suformuluoti tokiu būdu, kuris leistų lengvai juos priimti. Jie turėtų būti praktiški.
Vienu ekstremaliu atveju auditorius gali rekomenduoti, kad jūsų projektas būtų uždarytas, nors tai įvyktų tik tuo atveju, jei jie manė, kad nėra jokios galimybės, kad bet kokie projektai iš šio taško pirmyn atliktų bet kokią vertę organizacijai.
Pažiūrėkite į savo projekto auditą kaip teigiamą patirtį. Tai turėtų anksti įspėti apie visus požymius, kad jūsų projektas susiduria su sunkumais, ir tai yra galimybė dirbti su patyrusiu projekto specialistu.
Vykdydami savo rekomendacijas, jūs, jūsų komanda ir projektas turėtų būti sėkmingesni, ir tai gali būti tik geras dalykas.