Padarykite projekto rizikos registraciją, kurią kiekvienas gali lengvai naudoti
Kaip dažnai matėte, kad užregistruotoje sistemoje yra rizikos registras? Jos sukurtos projekto pradžioje, tada jos pamirštamos, greitai pasenusi.
Visi žinome, kad geram rizikos valdymui reikia reguliariai nustatyti naujus pavojus, taip pat peržiūrėti esamą riziką ir planavimo sušvelninimo veiksmus. Taigi, kaip mes galime padaryti tai labiau tikėtinas?
01 geros rizikos registro dizainas
Vienas iš būdų paskatinti dalyvavimą rizikos valdyme yra geros rizikos registro sudarymas. Gerai suplanuotas registras greitai ir greitai informuoja apie projekte nurodytą rizikos lygį jums ir kitiems projekto komandos nariams.
Tai turėtų leisti vartotojams lengvai susipažinti su išsamia informacija apie individualius pavojus, kai tai yra būtina. Tai, savo ruožtu, turėtų paskatinti kiekvieną mąstyti apie riziką, nustatant naujus naujus požymius, taip pat stebint ir imantis veiksmų esamai rizikai sumažinti.
02 Įtraukti teisingus laukus
Jūsų rizikos registre bent jau turėtų būti:
- Unikalus kiekvieno rizikos identifikatorius
- Rizikos aprašymas, įskaitant priežastį, rizikos veiksnį ir poveikį, pvz., "Dėl stipraus lietaus, gali būti lauko užtvindymo grėsmė, galinti sugadinti pasėlius".
- Rizikos veiksmai
- Rizikos savininkas
03 papildomos priemonės
Galbūt norėsite įtraukti kiekybines tikimybes, poveikį ir bendrą riziką bei likutines vertes po rizikingų projektų mažinimo.
Skaičiavimai ir laukai, kurie apskaičiuojami automatiškai, gali būti naudingi, jei naudojate rizikos vertinimo metodiką, pvz., Monte Karlo metodą ar numatomą piniginę vertę. Kiti naudingi laukai apima pagrindines datas, rizikos kategoriją, rizikos reagavimo kategoriją, artumą, sušvelninimo kaštus ir būseną.
Negalima apriboti laukų, kuriuos galite įtraukti, skaičių, bet visų rizikos rūšių sąrašo rodinyje turėtų būti rodomi tik pagrindiniai laukai. Priešingu atveju, sąrašo rodinys gali tapti pernelyg detaliu. Idealiu atveju, žiūrovai perduodami į išsamią peržiūrą, kurioje rodomi visi konkrečios rizikos laukai, kai jie spustelėja sąrašo rodinyje esantį rizikos įrašą.
04 kita galimybė
Galbūt norėsite sukurti rizikos registrų duomenų bazę kiekvienam projektui taip pat, kad galėtumėte ne tik nustatyti standartinius laukų rinkinius. Nors skaičiuoklė gali padėti jums sekti savo projektus, ypač mažesnius projektus, gali būti geresnė tikroji duomenų bazė, pvz., Galite kurti "Kahootz" arba "Podio". Jei reikia, jie palengvins dokumentų pridėjimą ir didelį teksto kiekį.
05 eismo žiburiai
Sraigtasparnio sistema yra labai sunku įveikti vizualinį smūgį. Vartotojai intuityviai žino, kad raudona reiškia didelę riziką, o gintaras reiškia vidutinę riziką, o žalia - maža rizika. Tai suteikia skaitytojams greitus žvilgsnius, padedančius suprasti.
06 apsaugos funkcijos
Galbūt norėsite paskatinti dalyvavimą, suteikiant galimybę visiems projekto grupės nariams ir galbūt kai kurioms suinteresuotosioms šalims peržiūrėti rizikos registrą. Tačiau turėtumėte nustatyti savo registro naudotojo prieigos teises, taigi jį galima redaguoti tik tam tikriems projekto vaidmenims, pvz., Projekto vadybininkui , projekto paramos ar rizikos savininkams. Galite sukurti audito seką, kas ką ir kada pakeitė.
07 Santrauka Rizikos profilis
Vyresnieji projekto komandos nariai ir suinteresuotieji subjektai, pavyzdžiui, projekto valdyba ir įmonių / programų valdymas, gali neturėti laiko suvokti kiekvienos rizikos sąrašą. Jiems santraukos rizikos profilis suteikia trumpą akivaizdoje vaizdą apie projekto pateiktą suvestinę riziką. Tai rodo rizikų skaičių kiekvienoje tikimybėje ir poveikio lygyje.
08 tai viskas apie bendravimą
Atminkite, kad renkatės rizikos ir sušvelninimo veiksmai, kai rengiate projekto rizikos registrą. Tikslas yra bendrauti ir bendradarbiauti su kolegomis rizikos valdymo srityje. Jūsų dizainas turėtų atspindėti šį tikslą, turint skirtingą nuomonę skirtingoms auditorijoms. Gerai suplanuotas rizikos registras gali tokiu būdu pagerinti rizikos valdymą jūsų projekte.