Projekto valdymas: apibrėžimas
"Valdymas" projekto valdymo sąlygomis reiškia politiką, procesus, standartus, procedūras ir gaires, pagal kurias nustatoma, kaip projektai yra vadovaujami, vykdomi ir kontroliuojami jūsų organizacijos.
Valdymas gali būti platus ir "sunkus", turintis daugybinės biurokratijos, vaizduojamos ir "lengvos" (tokiu atveju tai tikriausiai neveiksminga).
Vadybininkai turėtų siekti tinkamo aplinkos ir kultūros valdymo lygio. Įsitikinkite, kad jūsų valdymo politika tinkama tikslams yra pagrindinis veiksnys, užtikrinantis, kad jie būtų veiksmingi.
Valdymas prasideda viršuje. Bendrovės valdyba turėtų būti įsipareigojusi gero valdymo idėją ir tai, kad projektai turėtų būti tinkamai valdomi vadovaujantis nurodytomis gairėmis. Šis požiūris ir numatomi standartai bus taikomi projektų valdyboms ir projektų vadovams (ir programų komandoms, jei tokios yra).
Kodėl projekto valdymo klausimai
Jūsų projekto rėmėjas ir kiti pagrindiniai suinteresuoti subjektai nori sužinoti, kad tinkamai išleidžiate projekto biudžetą. Jie nori pamatyti, kad jūs veiksmingai sekti savo projekto eigą ir prireikus įsitraukti į projekto rizikos valdymą.
Bet gero valdymo projektų loginis pagrindas yra tolygus.
Valdymą reikalauja klientai, ypač viešojo sektoriaus atstovai.
Vyriausybės ir reguliavimo institucijos klausia (ir kai kuriais atvejais vykdo) tam tikrus tam tikrų projektų standartus. Valdymas yra ne tik vidinis klausimas: daugelis reguliuojamose rinkose veikiančių bendrovių privalės vadovautis išorės teisės aktais, pvz., "Sarbanes-Oxley". Projektų valdymas yra nedidelė dalis, galinčios įrodyti, kad jūsų įmonė veikia efektyviai ir laikydamasi nurodytų jūsų pramonės šakos nurodymų ir taisyklių.
Projekto valdymas taip pat padeda jums:
- Pagerinkite investicijų grąžą ir veiksmingai sekite šias investicijas
- Pasiimkite įnašą projektams
- Venkite bendrų priežasčių, kodėl projektai nepavyksta
- Veiksmingiau bendrauti
- Įgyvendinkite projektų standartizavimą, kad būtų lengviau palyginti našumą
- Sumažinti riziką
- Kurkite ir motyvuokite darbuotojus struktūruotoje aplinkoje
Kokie yra projekto valdymo aspektai
Taigi dabar mes žinome, koks projektų valdymas yra, kaip jis atrodys projektuose? Štai tokios veiklos rūšys, kurios parodo valdymą projekto aplinkoje:
- Yra drausmingas projektų valdymo gyvavimo ciklas, kuris apima apibrėžtus punktus patvirtinti. Tai yra taškai, kuriuose aptariamas projekto gyvybingumas, ir nuspręsta, ar tęsti darbą, ar ne.
- Projektai turi aiškų verslo atvejį, o verslo bylose yra pakankamai informacijos, kad valdymo komandos galėtų priimti tinkamus sprendimus.
- Šie sprendimai yra tinkamai dokumentuojami ir perduodami.
- Žmonės, dirbantys su projektais, apibrėžė vaidmenis ir atsakomybę.
- Yra nuolatinio mokymosi kultūra, leidžianti projektų komandoms nuolat tobulėti ir aptarti pamokas, įgytas nepagrįstoje aplinkoje.
- Yra procesai ir procedūros, leidžiančios projekto komandoms peržiūrėti savo projektą ir prireikus prašyti nepriklausomos paramos.
- Suinteresuotieji asmenys užsiima ir jie pasitiki procesu.
- Projekto komandos sudaro asmenys, kurie yra patyrę ir kvalifikuoti atitinkamose pareigose.
Projektų valdymas yra susijęs su organizacijos valdymo struktūromis apskritai. Jei manote, kad pagrindinis projekto valdymo tikslas yra užtikrinti tinkamą projektų įgyvendinimą, galite sužinoti, kaip jis susijęs su finansų valdymu įmonių lygiu, įmonių rizikos valdymu ir kt.
Projekto valdymas turi būti vientisas ir tinka jūsų dabartiniams organizaciniams procesams. Kitaip tariant, nesukurkite visiškai naują finansų valdymo procesą, kai jau turite tą, kuris veikia kitose srityse! Naudokite tai, kas šiuo metu egzistuoja, ir pritaikykite įmonės procesus, kad jie būtų tinkami naudoti projekto aplinkoje.
5 srities dėmesio projektų valdymui
Kai pradėsite to tyrinėti, jūs suprasite, kad projektų valdymas yra paplitęs per visus projekto valdymo elementus.
Tačiau yra keletas pagrindinių sričių, kuriose valdymas yra ypač svarbus.
- Metodologijos ir procesai: jie padeda patikimai ir tvariai atlikti darbą.
- Žinių valdymas: tai labai svarbu išmoktoms pamokoms ir užtikrinant, kad organizacija pasimokytų iš projekto patirties. Žinių valdymas yra labai svarbus, jei norite nutraukti tas pačias klaidas kelis kartus.
- Projekto valdymo brandumas: didėjant jūsų organizaciniam projekto valdymo brandėjimui, jūsų sugebėjimas sėkmingai pristatyti.
- Vyresniojo lygio pirkimas: įsipareigojimas valdyti projektus prasideda viršuje. Jei turite valdymo pagalbą, tai išaugs per visus verslo lygius, o valdymo principas bus tvaresnis.
- Palaikoma kultūra: palaikymo kultūra, o ne kaltė, užtikrins, kad projektų vadovai turėtų tinkamą aplinką klestėti. Palaikoma kultūra, kuriai vadovauja projektų valdymo biuras arba projekto vadovas, padės projekto vadovams pasiekti savo ir projekto tikslus.
Ką daryti, jei nėra verslo standarto
Daugelis mažesnių organizacijų vykdomų projektų vadovų vykdo projektus aplinkoje, kuri palaiko projektus, o kuriuose yra projektų valdymo koncepcija, tačiau be formalių organizacinių struktūrų, iš kurių jie gali atsikratyti.
Tokioje situacijoje - ir tai nėra išskirtinė mažoms organizacijoms - jūs projektuosite savo projekto valdymo modelį nuo pat pradžių. Jei nėra projekto valdymo metodo, kurį galite išimti iš lentynos ir pritaikyti savo projektui, turėsite sukurti savo.
Tai ne taip sunku, kaip gali atrodyti!
Pradėkite nustatydami pagrindus:
- Sukurti dokumentą apie vaidmenis ir atsakomybę
- Įsitikinkite, kad turite projekto rėmėją
- Įsitikinkite, kad turite projekto valdybą ar iniciatyvinę grupę ir organizuosite reguliarius susitikimus, už kuriuos priimsite, ir paskirstysite minutes
- Sukurkite rizikos valdymo procesą
- Sukurkite pokyčių valdymo procesą
- Sukurkite taškus į savo projekto grafiką, kuriame patikrinsite projekto gyvybingumą prieš pradinius verslo reikalus (kiekvieno etapo etapas yra natūralus šių patikrinimų punktas).
Galiausiai projekto rėmėjo atsakomybė yra užtikrinti tinkamą valdymą, tačiau projektų vadovai taip pat gali aktyviai dalyvauti.
Valdymas gali būti vienas iš drebiausių projektų valdymo dalykų, tačiau tai vienas iš svarbiausių dalykų. Aukštųjų vadovų komandos supranta, kad jūs darote gerą darbą ir užtikrinsite, kad projektas atsiskleidė taip, kaip turėtų. Tai taip pat suteikia patikrinimus ir balansus, reikalingus vadovams žinoti, kad pinigai yra išleidžiami tinkamais būdais, suderintais su verslo reikalais.