Nors šis apibrėžimas gali atrodyti sudėtingas, projektų valdymo principai iš tikrųjų yra pagrįsti protingumu ir praktiškumu.
Nesvarbu, ar norite teikti savo klientams projektų valdymą , ar jūsų tikslas yra tapti projekto vadovu, žvelkite į projekto valdymo pagrindus laipsniškai. Prieš pradėdami nustatykite, ar paslauga, kurią ketinate siūlyti (ar jūsų priskirta užduotis), yra tikrai projektas.
Bendras valdymas prieš projektų valdymą
Kaip nuspręsite, ar kažkas yra ar nėra projektas? Norėdami tai padaryti, atskirkite dvi skirtingas valdymo sritis prie funkcinio (arba bendro) valdymo ir projekto valdymo.
Funkcinis arba bendras valdymas yra nuolatinis užduoties vykdymas. Vienas iš pavyzdžių būtų, jei jums priklauso technologijų kompanija ir klientas, kuriam teikiate pagalbinę atsarginę kopiją, ir jūs nuolat tvarkote savo metinę sąskaitą, atsargines kopijas kurdami savo serverius ir pateikite jiems savaitinę veiklos ataskaitą. Jei atliksite tai penkeriems metams ir turėsite atnaujintą sutartį su klientu, jūsų darbas bus tęstinis, todėl jis bus bendras arba veikiantis.
Tačiau, jei jūsų klientas nori įdiegti naują turinio valdymo sistemą ir turi vienus metus tobulinti naują sistemą ir prašyti jūsų vadovauti savo plėtrai, jūsų klientas įtraukė jus į projektą.
Panašiai, jei dirbate su žmogiškaisiais ištekliais ir jūsų darbas yra valdyti skyriaus biudţetą ir prižiūrėti jaunesniųjų asociacijas, tada jūs turite funkcinį darbą, nes tai nuolatinis darbas, kurio apibrėžimas nėra baigtas.
Kita vertus, jei turite tą patį žmogiškąjį darbą, o jūsų departamento direktorius prašo įdiegti naują įdarbinimo programą (numatytą galutinį terminą ir biudžetą) ir paskatins jus tapti projekto vadovu, tai yra projektas, nes jis turi pradžios ir pabaigos datą, o užduotis atliekama tik vieną kartą.
Vizualizuokite savo projektą į tris dalis
Dabar, kai suprantate, kas yra projektas, galite atidžiau pažvelgti į projekto valdymą. Pavyzdžiui, naudojantis įdarbinimo programa, dabar, kai žinote, kad reikia projekto, kitas žingsnis apibūdina reikalingą taikymo sritį, laiką ir biudžetą.
Projekto valdymas - planuojant, organizuojant ir kontroliuojant įdarbinimo programos projekto apimtį, biudžetą ir laiką. Norėdami padėti vizualizuoti projektą, parengite paprastą piramidę. Kiekviena piramidės eilutė yra viena iš trijų pagrindinių projekto dalių (ty apimtis, laikas ir biudžetas). Tuščia erdvė piramidės viduryje yra pristatyto produkto kokybė . Piramidė yra svarbi priemonė, į kurią reikia atsižvelgti, kai planuojate savo projektą, nes jūsų trys pagrindinės dalys auga ar susitraukia, tai turi įtakos produkto kokybei.
Projekto apimtis
Apimties apibrėžimas dažnai yra sudėtingiausia ir sudėtinga projekto valdymo dalis.
Projekto detalės iš pradžių paprastai nėra žinomos, todėl, norint atlikti projektą, reikia įvertinti, kokios veiklos ir užduotys reikalingos. Scope susideda iš visų įvairią veiklą ir užduotis, kurių bus imamasi norint pagaminti galutinį produktą, kurį pristatysite. Projekto aprėpties apibrėžimas padės nustatyti laiką ir biudžetą, kurio jums reikės, norint užbaigti projektą. Geras būdas pradėti - paprasčiausiai parašyti tai, ko, jūsų manymu, reikalinga užduočiai įvykdyti. Tada pasikonsultuokite su kitais, kad gautumėte išsamų visų susijusių veiksmų vaizdą.
Projekto laikas
Kai nustatysite pradinę taikymo sritį, galite pradėti priskirti laiką kiekvienai veiklai ir užduočiai, o papildomai, norėdami pamatyti projektų didesnį vaizdą. Paklauskite savęs, kokios veiklos įvyks tuo pačiu metu ir kas atsitiks nuosekliai.
Taip pat atkreipkite ypatingą dėmesį į tai, kiek žmonių peržiūrės projekto veiklą, nes tai turės įtakos tam, kiek laiko užtruks žingsnis. Nuostabu, kaip ilgai paprasta užduotis gali užtrukti, kai trims žmonėms reikia ją peržiūrėti. Apskaičiuodamas laiką, kurį reikės užbaigti kaupiamąją veiklą ir užduotis, esate pasirengęs sukurti projekto tvarkaraštį, kad projekto komanda galėtų sekti.
Projekto biudžetas
Tuo metu jūs nustatėte kokį (taikymo sritį) ir trukmę (projekto), dabar atėjo laikas nustatyti biudžetą. Panašiai kaip apskaičiuojant projekto trukmę, dažnai turėsite pasikonsultuoti su kitais, įskaitant departamentų vadovus, kad nustatytumėte tikslią biudžetą. Biudžetas susideda iš daugybės priežasčių, įskaitant žmonių ir medžiagų, dalyvaujančių atliekant veiksmus, ir kiek laiko jie (ty žmonės) bus reikalingi ir naudojamos medžiagos, naudojimą.
Bendravimas yra raktas
Dažnai klientas (ar bosas) nori, kad projektas būtų baigtas per nustatytą laiką ir biudžetą, neatsižvelgiant į projekto apimtį. Problema yra ta, kad beveik visada projekto trukmė negali būti pagrįsta, atsižvelgiant į laiko ir biudžeto apribojimus. Vadinasi, projekto valdymo dalis derasi su projekto srities sąlygomis su klientu ar vadovu. Per derybų procesą, taip pat visą projekto trukmę, geras aiškus bendravimas yra vienas svarbiausių įgūdžių, kurių jums reikės. Kuo aiškiau bendrausite su problemomis, tuo laimingesnis bus jūsų klientas ar bosas.