Projekto plano pavyzdys, skirtas jums pradėti
Iš anksto suplanuokite projektą
Pirmasis žingsnis - suplanuoti planą.
Jūs pradedate aptariant įvykį su suinteresuotosiomis šalimis. Jei tai buvo padaryta praėjusiais metais, kas nutiko teisingai? Kas nutiko? Kas valdė projektą ir ar jie gali padėti išvengti spąstų šiais metais? Kadangi generalinis direktorius priskyrė jums projektą, ko jis nori išvykti? Kada bus renginys? Kur? Koks yra biudžetas?
Surinkite kiek galima daugiau informacijos. Tai bus skeletas, kuriame sukursite projekto planą.
Sukurk komandą
Kokius kitus išteklius reikia tam, kad šis projektas būtų sėkmingas? Ar yra kitų departamentų žmonių, kurie gali padėti jums padaryti šį įvykį sėkmingą? Ką reikia padaryti ten, kad padėtų? Ar galite tiesiog paklausti ar jums reikia gauti oficialų patvirtinimą iš savo viršininko? Kiek laiko jiems reikia? Kokius konkrečius įgūdžius jiems reikia suteikti? Ar kas nors kitas gali suteikti tokio įgūdžio, jei asmuo, kurio nori, negalimas?
Kadangi tai visuotinis susitikimas, kaip gali padėti žmogiškieji ištekliai?
Ar jums reikia pagalbos iš Paslaugų departamento? Ką apie rinkodaros skyrių? Ar jums reikia pagalbos šioje srityje?
Planuoti darbotvarkę
Kai sužinosite, kiek laiko susitikimas tęsis, pradėsite užpildyti laiko blokus. Ar jums reikia atidarymo garsiakalbio? Kas tai bus? Ar jūs ketinate išlaikyti dalyvius kartu ar suskirstysite juos į mažesnes grupes tam tikrai programos daliai?
Kiek kitų kalbėtojų jums reikės? Kas galės apriboti mažesnes sesijas, jei išeisite?
Ar renginys užtruks daugiau nei vieną dieną? Kaip uždarysi pirmąjį dieną? Kaip vėl atsiversi antroje dienoje?
Kaip baigsite pasibaigus? Ar jums reikia uždarymo kalbos? Kaip tvarkysite logistiką žmonėms, atvykstantiems iš viešbučio, jei užsisakote?
Rasti erdvę
Sužinokite, kiek žmonių ateina. Tada nustatykite, kiek erdvės jums reikia. Kur bus renginys? Ar yra biuro patalpoje ar jums reikalinga didesnė erdvė? Ar generalinis direktorius nori, kad posėdis vyktų ne vietoje, kad žmonės galėtų susikoncentruoti, ar jis nori, kad jis liktų biure, kad sumažintų išlaidas?
Kokios savybės jūsų vietovėje gali suteikti jums reikalingą erdvę? Ar viešbutis netoli oro uosto yra geras pasirinkimas, kad žmonėms atvykstantis iš už miesto ribų būtų trumpesnis kelionių laikas, ar turėtumėte rasti kažką ne miestą, kuris bus tyliau?
Ką naudoja skirtingos vietos už savo objektus? Ką jie apima ir ką turėsite įsigyti ir pristatyti? Ar jie paskirs asmenį, su kuriuo dirbate? Kokia yra jų politika, susijusi su medžiaga ir žmonėmis iš išorės?
Ištraukite jį
Atsižvelgę į atsakymus bent į daugelį šių klausimų, galite pradėti suplanuoti projekto planą.
Atminkite, kad tai, ką mes čia rodomi, yra tik projekto užduočių sąrašas, darbo suskaidymo struktūra (WBS). Tai neapima jokių užduočių arba terminų priklausomybės. Tai bus pridėta vėliau.
Bendrovės susitikimų projekto planas
Kaip planuoti projektą naudojant pagrindinius projekto valdymo įrankius , mes aptarėme projekto planavimo mąstymą ir projekto valdymo įgūdžių naudojimą planavimo proceso metu. Štai kaip projekto plano darbo suskaidymo struktūra (WBS) gali ieškoti projekto planuojant bendrovės susirinkimą:
1. Iš anksto suplanuokite projektą
- Nustatykite biudžetą
- Aptarkite su generaliniu direktoriumi, kad nustatytumėte projekto tikslus
- Susisiekite su ankstesniu projekto vadovu (PM) patarimais
- Nustatykite suinteresuotųjų šalių sąrašą
- Susisiekite su suinteresuotosiomis šalimis.
- Nustatykite pageidaujamą renginio datą
- Nustatykite, kiek skaitytuvų / pranešėjų reikia
- Nustatykite, kiek reikia pagalbos personalo
- Nustatykite, kiek darbuotojų lankysis
- Nurodykite galimas įvykio vietas
2. Sukurkite projekto komandą
- Gauk rep reputaciją iš rinkodaros
- Gauk atstovą iš HR
- Patikrinkite, ar Pirkimas perduos asmeniui pagalbą
- Paprašykite Susan tvarkyti visus garsiakalbius
- Gauk rep reputaciją iš patalpų
- Projekto komandos pradžios susitikimas
3. Plėtoti darbotvarkę
3a plano pirmoji diena
- Nustatykite pradžios laiką
- Nustatykite laiką, sutvarkykite vietą ir personalą registracijai
- Nustatykite ryto sesijos ilgį
- Nustatykite kalbų ilgį
- Apskaičiuokite garsiakalbių, reikalingų ryto sesijai, skaičių
- Įdarbinti garsiakalbius
- Suplanuokite vidurdienio pertrauką (laikas ir ilgis)
- Organizuojame konferencijų salės atnaujinimą pertraukos metu (vandens, šiukšlių ir tt).
- Planuosiu pietų pertrauką (laiką, ilgį, vietą, meniu, kas moka)
- Plano popietės sesija (ilgis, kalbėtojų skaičius)
- Įdarbinti popietės kalbėtojus
- Planuoti pirmą uždarymą (laikas, kuris, ilgis)
3b planas antroji diena
- Nustatykite pradžios laiką
- Nustatykite ryto sesijos ilgį
- Apskaičiuokite garsiakalbių, reikalingų ryto sesijai, skaičių
- Įdarbinti garsiakalbius
- Suplanuokite vidurdienio pertrauką (laikas ir ilgis)
- Organizuojame konferencijų salės atnaujinimą pertraukos metu (vandens, šiukšlių ir tt).
- Planuosiu pietų pertrauką (laiką, ilgį, vietą, meniu, kas moka)
- Plano popietės sesija (ilgis, kalbėtojų skaičius)
- Įdarbinti popietės kalbėtojus
- Planuoti uždarymo kalbą (laikas, kuris, ilgis)
- Išdėstykite išvykimo laiką viešbutyje
4. Planuoti erdvę
- Nustatykite dalyvių skaičių
- Planuoti sėdimųjų vietų (eilučių ir lentelių)
- Apskaičiuokite erdvę
- Ištirkite vietas, kurios yra tokios vietos (išlaidos, vieta, paslaugos įtrauktos)
- Skaitmenų skaičius kiekvieną dieną ir bendra
- Nustatykite reikiamo pagalbinio personalo skaičių ir tipą
- Sužinokite, kiek lankytojų / pranešėjų / personalo reikės kambarių
- Derėtis dėl išlaidų ir datas su turimomis vietomis
- Pasirašykite sutartį su pasirinkta vieta
5. Skelbkite įvykį
- Užbaigti visą informaciją su įvykio vieta
- Įsitikinkite, kad dalyviai yra informuoti
- Pranešti visiems pranešėjams apie temą ir pristatymo laiką / dieną
- Pranešti visiems pagalbiniams darbuotojams apie pareigas ir poslinkius
- Gaukite atsakymus iš dalyvių
- Pasakykite pakaitinius dalyvius, jei reikia
6. Sekite
- Gaukite visų kalbėtojų projektų kalbas
- Peržiūrėkite galutines kalbas
- Gaukite vardų žymas visiems dalyviams, kalbėtojams, darbuotojams
- Pirkite bet kokias medžiagas ir dovanas dalyviams
- Patvirtinkite įvykio vietą
7. Peržiūra ir įvertinimas
- Siųskite pasitenkinimo tyrimą visiems dalyviams
- Siųsti apžvalgos apžvalgą visiems pranešėjams
- Siųskite ačiū visiems pranešėjams ir darbuotojams
- Užmegzkite susitikimą su projekto komanda
Tolesnis planavimas
Aukščiau aprašyta projekto plano darbo suskirstymo struktūra (WBS) rodo, kaip planuoti bendrovės susirinkimą. Tai tik kontūrai. Projekto komanda vis tiek turės dirbti su šiais elementais ir išplėsti daugelį jų. Be to, jiems reikės dirbti pagal kiekvienai užduočiai reikalingą laiką, santykinę užduočių svarbą ir uždavinių tarpusavio ryšius / priklausomybes.