Pagal apibrėžimą projektai yra laikinos ir unikalios iniciatyvos, priešingai nei reguliariai vykdomos operacijos. Nors daugelis įmonių remiasi apmokytų, sertifikuotų projektų vadovų iniciatyva, projektų įgūdžiai vis dažniau reikalingi visiems specialistams.
Šiame straipsnyje pateikiama įvadas planuojant projektą bet kuriam profesionalui, suinteresuotam priimti praktiką, kuri taip gerai tinka profesionaliems projektų vadovams.
Paimkite laiką, kad iš tikrųjų apibrėžtumėte ir suplanuotumėte savo projektą:
Projekto vadovai supranta, kad planuojant išleidžiama didžiulė visos projekto trukmės dalis. Daugelis iš mūsų turi tendenciją skubėti pradėti darbą, kuris projektų pasaulyje panašus į tai, kad praleidžiant instrukcijas apie tą naują baldą, kurį įsigijote iš vieno iš "surinkti sau" mažmenininkų, perskaityti. Yra tikimybė, kad skubėti atlikti darbą be instrukcijų skaitymo sukels rimtų problemų tam tikru momentu jūsų pastangų.
Vietoj to, kad skubėti tiesiai į darbą, svarbu nuvalyti keletą svarbių klausimų:
- Ką jūs kuriate? Būti kiek įmanoma konkretesnė.
- Kada tai turi būti baigta?
- Kokius išteklius (žmones, įrangą ir biudžetą) turite, kad galėtumėte užbaigti projektą?
Pirmiau minėti trys elementai yra esminiai taikymo srities teiginiai. Kiekvienas projekto vadovas stengiasi išaiškinti taikymo sritį prieš pradedant darbą.
Bendrovės šventės partijos iniciatyvos apimtis:
Bendrovės atostogų partijos pavyzdžių taikymo sritis gali būti tokia:
Mūsų tikslas - iki gruodžio pabaigos planuoti ir pristatyti įmonės atostogų vakarėlius 100 darbuotojų ir jų reikšmingų kitų asmenų, neviršijant 10 000 JAV dolerių. Mūsų planavimą ir koordinavimą sudarys 4 nariai, kuriuos prižiūrės generalinis direktorius. Į vakarėlį įeina atviras baras, keptas maistas, desertas ir pramogos.
Paprasčiausiai laiko praleisti amatui, kad paprastas, bet svarbus pareiškimas suteikia galingų rekomendacijų komandai, dalyvaujančiai projekte. Visi supranta projekto pobūdį, laiką, išteklius ir biudžetą.
Suskirstykite apimtį į diskretus darbo blokus:
Projekto vadybininkai kuria kažką, vadinamą darbo suskirstymo sistema, aiškiai ir operatyviai apibūdinantį visą projekto veiklą, kurią turi užpildyti kažkas tam tikru laikotarpiu. Jūsų situacijoje darbo suskirstymas gali būti:
- Nurodykite vietą.
- Patvirtinkite kambario buvimo vietą ir užrakinkite jį depozitu.
- Pasirinkite maisto pasirinkimus.
- Patvirtinkite juostą ir tai, ką juostą sudaro.
- Nurodykite desertų parinktis.
- Kurkite ir platinkite kvietimus pasirinkdami maistą.
- Galutiniai maisto pasirinkimai, remiantis grįžtamais kvietimais.
- Nuspręskite pramogų tipą.
- Peržiūrėkite pramogos galimybes ir pasirinkite.
- Patvirtinkite valgomojo kambarį.
- Pirkinių stalo dovanos svečiams.
- Renginio koordinavimas ir pristatymas.
Projekto vadovai turėtų tobulinti šį projekto darbo suskaidymą, neatsižvelgdami į išteklius ar laiką, bet labiau į smegenų šturmo formą. Kai tik nustatytas visas projekto įgyvendinimui reikalingas darbas, laikas jį pritaikyti, priskirti atsakomybę ir paprašyti savo komandos narių laiko ir išlaidų sąmatos.
Projekto plano kūrimas iš darbo suskirstymo:
Baigę paprastą ankstesnio puslapio nustatyto darbo suskaidymą, dabar turite:
- Patvirtinkite, kad buvo nustatyti visi svarbiausi dalykai projekto taikymo sričiai pasiekti.
- Patvirtinkite, kas tvarkys kokius darbo elementus ir sukurk atsakomybės matricą, kuriame bus nurodytos pagrindinės atsakingos šalies darbo užduotys.
- Prašau, kad kiekvienas komandos narys peržiūrėtų savo užduotis, nustatytų laiko ir išlaidų sąmatas, praneštų terminus, apibendrintų išteklių poreikius ir užtikrintų, jog jie išsamiai įvertino darbą, už kurį jie turi būti atskaitingi.
Kai pirmiau minėti veiksmai bus baigti, projekto komanda turėtų dirbti kartu, kad įvykiai būtų derinami tinkamai, nurodant visus konfliktus dėl išteklių ar galimų planavimo užduočių. Pastaba: projekto vadovas užbaigs šį žingsnį, sukurdamas tinklo diagramą , apskaičiuodamas kritinį kelią ir paskirstydamas išteklius, dažnai naudodamas kompiuterinę programinę įrangą.
Jei norite atlikti mažesnį projektą naudojant neformalius metodus, gali būti, kad viskas, ko reikia, yra paprastas post-it pastabos tipo pasirinkimas elementų išdėstymo sekoje. Šis procesas leis jums išsamiai apžvelgti atliktus veiksmus ir planuoti bei pristatyti puikų atostogų vakarėlį!
Tegul darbas prasideda:
Dabar, kai jūs paėmėte laiko tinkamai įgyvendinti projektą, nustatote pagrindines užduotis, seka užduotis ir įvertinote laiko ir išteklių reikalavimus, esate pasiruošęs komandai dirbti pagal jiems paskirtas pareigas. Neformalaus projekto vadovo vaidmuo yra stebėti darbą, remti komandos narius ir padėti nustatyti ir išspręsti problemas, kylančias jų metu. Geras projekto vadybininkas reguliariai susitinka su komandos nariais, siekdamas įvertinti pažangą ir nustatyti ir valdyti kylančias rizikas.
Esmė:
Tie patys metodai, kurie buvo aprašyti pirmiau, gali būti taikomi bet kuriai projekto situacijai jūsų departamente arba verslo padalinyje. Sukurkite aiškią sritį, nustatykite darbą, priskirkite išteklius, kurkite įverčius ir grafiką, tada stebėkite ir valdykite darbą. Jūsų praktiką pripažins ir įvertins profesionalūs projektų vadovai jūsų darbo vietoje, o jūsų rezultatai bus daug geresni nei paprasčiausiai šokinėdami į darbą, nesvarbu. Geriausias sėkmės su jūsų kita iniciatyva!
-
Atnaujinta Art Petty