- Taikymo sritis
- Rizika
- Prielaidos
Šiame straipsnyje pateikiama šių trijų esminių projekto valdymo terminų apžvalga ir pateikiamos nuorodos ir pasiūlymai papildomam skaitymui.
Taikymo sritis
Projektų valdyme taikymo sritis yra ribų rinkinys, apibrėžiantis projekto mastą.
Sritis apibūdina tai, kas turi būti pristatyta klientui projekto iniciatyva.
Suprasdamas sritį, projekto vadovas ir projekto komanda gali suprasti, kas patenka į projekto sritį arba už jos ribų. Jei kažkas yra "netaikomas", jis nėra įtrauktas į projekto planavimo darbus . Veiklos sritys, patenkančios į taikymo sritį, yra laikomos "apimtimi" ir įtraukiamos į tvarkaraštį ir biudžetą. Jei veikla už ribų ribų, ji laikoma "nepatenkinta" ir nėra planuojama.
Nesvarbu, ar esate projekto vadovu, ar projekto komandos dalimi, jūs norėsite apsvarstyti, ar kažkas yra taikymo sritį, ar ne.
Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad klientas paprašė sukurti svetainę. Nurodžius projekto taikymo sritį (arba nustatydami jos ribas), jūs nurodote šiuos elementus kaip taikymo sritį:
- Svetainės dizainas ir korpuso diagramos
- Bandymo stendo įkūrimas
- Kodavimas prie patvirtintos korpuso
- Grafikos plėtra svetainės temai
- Bandymai ir derinimas prieš paskelbdamas svetainę
Projekto metu klientas prašo įtraukti vaizdo įrašą į įmonės apžvalgą. Vaizdo įrašas nėra nurodytas projekto taikymo srityje, todėl jis nėra taikomas.
Nors jums gali būti malonu atlikti vaizdo įrašo darbą už papildomą mokestį, reikės persvarstyti projekto taikymo sritį ir kainą bei laiko įvertinimą.
Nesant aiškios ir suderintos srities dokumento, vaizdo įrašo klausimas gali būti ginčytinas tarp jūsų komandos ir kliento atstovų. Aiškus taikymo sritis leido jums sušvelninti padėtį ir tvarkingai keisti.
Taigi, kaip jūs nustatote, kas yra arba nepasiekiamas. Pirmiausia norėsite apibūdinti visą informaciją, kurią šiuo metu žinote, remiantis diskusijomis su klientu ar projekto savininku. Tada jūs norėsite padaryti pagrindines prielaidas, kurios leis valdyti tai, kas laikoma išimtinai ar ne.
Prielaidos
Tavo gyvenime kažkada buvo sakoma: "Niekada nesukurkite prielaidų". Vis dėlto prielaidos projektų valdyme yra kasdienė veikla. Prielaidos padeda apibrėžti aprėptį ir riziką, taip pat tiksliai suderinti savo sąmatas ir išlaidas. Žinoma, svarbu dokumentuoti ir patvirtinti jūsų prielaidas.
Apsvarstykite paprastą dalyką, pvz., Knygos kūrimą. Tarkime, jūsų draugas turi kavos stalo knygos idėją ir paprašė jūsų valdyti projektą. Jo pirmasis prašymas yra dėl biudžeto, kad jis galėtų užtikrinti finansavimą.
Nustatę taikymo sritį aiškiai matyti, kad jūsų draugas yra neaiškus dėl daugelio detalių, įskaitant puslapių skaičių, vaizdo įtraukimą, dangtelio stilių ir popieriaus svorį, kuris bus naudojamas puslapiams. Kadangi visi šie veiksniai turės įtakos sąnaudų ir gamybos sudėtingumui, turėsite daryti prielaidas apie specifikacijas ir patvirtinti tas prielaidas kaip priimtinus arba nepriimtinais su draugu.
Po tolesnės diskusijos tavo draugas pasakoja, kad jis ketina knygoje įtraukti 50 nuotraukų. Galite pagrįsti savo prielaidą 50 vaizdais arba, tikėdamiesi, kad šis skaičius ilgainiui didės, galite daryti prielaidą, kad bus 75-90 puslapių su vaizdais.
Galite pamatyti, kaip prielaidos tiesiogiai įtakoja tvarkaraštį. Pvz., Įsivaizduokite, kad jūs vadovaujate projektui parke, kuriame planuojama sukurti sūkurį.
Kuriant savo projektą, jums skiriamas biudžetas ir priskiriami komandos nariai, iš kurių vienas atsakingas už medžiagą. Kai sukursite tvarkaraštį, paprašysite atsakingo asmens, kuris atvyks į cementą. Šis asmuo atsako, kad nesate tikras, kada bus pristatytas cementas, tačiau jis mano, kad tai bus nuo birželio 1 d. Iki birželio 10 d. Kai sukursite savo taikymo sritį ir grafiką, padarysite prielaidą, kad cementas atvyks ne vėliau kaip iki birželio 10 d. Pavyzdys rodo du privalumus prielaidoms.
Pirmoji nauda yra tai, kad prielaida, kad cementas bus gautas ne vėliau kaip iki birželio 10 d., Leidžia jums planuoti veiklą, kuri priklauso nuo atsirandančio cemento. Antroji nauda yra ta, kad ji suteikia asmeniui, atsakingam už medžiagas, iki termino pristatyti cementą, kurį jis gali perduoti savo tiekėjui. Jis netyčia nustatė pagrindinį projekto įgyvendinimo etapą.
Apibendrinus prielaidas nustatomi kriterijai, kurie per projekto metu dažnai peržiūrimi, siekiant padėti projekto komandai išlaikyti savo sritį, laiku ir pagal biudžetą. Bet kas atsitinka, kai prielaidos yra neteisingos? Tai yra vieta, kuria rizikuoja.
Rizika
Kai sukursite savo taikymo sritį ir nustatysite prielaidas, kurios priklauso už apimtį ir įverčius, jūs turėsite pradėti vertinti rizikos sritis . Rizika yra tokia pati projektų valdymo srityje kaip ir realiame pasaulyje; tai yra pavojus ar tikimybė, galinti sukelti žalą. (Pastaba: Projektų valdymo institutas ir Žinių valdymo projektų valdymo organizacija PMBOK siūlo išsamius rizikos ir rūšių apibrėžimus ir nustato projekto rizikos valdymo sistemą.)
Visuose projektuose yra pavojaus, o jei esate projekto vadovas arba projekto savininkas, tai ne tik jūsų pareiga numatyti riziką, bet ir jūsų pareiga pranešti apie galimą šios rizikos įtaką projekto komandai ir pasirengti švelninti riziką.
Rizika įvyksta įvairiais laipsniais. Kartais rizika gali reikšti, kad projektas veiktų šiek tiek kitaip arba atsiras nedidelis netikėtas pokytis. Tačiau kai kuriais atvejais rizika gali sukelti katastrofiškų rezultatų, dėl kurių jūsų projektas virsta galva.
Leiskite naudoti scenos scenarijų žaidimų aikštelėms iš pirmiau nurodyto cemento pavyzdžio. Viena iš pavojų yra ta, kad cementas nepasibaigia numatytąja birželio 10 d. Data. Kokie galimi šio pavojaus padariniai? Dėl šios problemos atidėtos visos pertvarkos priemonės, kurios buvo išpilamos po cemento.
Rizika taip pat gali būti teigiama. Apsvarstykite poveikį projektui, jei cementas pasirodys anksčiau nei tikėtasi. Nors tai atrodo teigiamas rezultatas, vis tiek kyla problemų dėl visų kitų projekto etapų laiko ir sekos.
Projekto vadovai dirba su savo projektų grupėmis, siekdami spręsti problemas ir nustatyti galimą riziką. Jie imasi tolesnio žingsnio ir žvelgia į galimą rizikos laipsnį ir jo atsiradimo tikimybę. Be to, jie nurodo tuos asmenis, kurie geriausiai tinka nustatyti, kada įvyksta rizika, ir jie parengia suderintus rizikos mažinimo planus.
Daugelis įmonių turi išsamius rizikos modelius, kuriuos jie sukūrė per tam tikrą laiką ir išgyvena kitų projektų metu. Kai kurios pramonės šakos sukūrė rizikos profilius, kurie naudojami kaip rizikos analizės pradžia. Daugelyje pramonės šakų taip pat atliekama labai išsami rizikos analizės statistinė analizė.
Esmė
Sąvokos: apimtis, prielaidos ir rizika yra svarbūs projektų valdymo pasaulyje. Naudokite šį straipsnį kaip išeities tašką išsamiau išnagrinėti šiuos ir kitus svarbius projekto valdymo terminus.