Kaip sėkmingai tvarkyti savo pirmąjį projektą

Sveikiname! Jūs ką tik buvo atsakingas už svarbų naują projektą. Akivaizdu, kad jūsų bosas siūlo šią galimybę kaip pasitikėjimo savo įgūdžiais balsą. Ir nors esate susijaudinęs, tai yra jūsų pirmas kartas, atsakingas už visą projektą, ir tai yra šiek tiek bauginanti

Keletas klausimų prasideda protu:

• Kaip pradėti?
• Kokie veiksmai būtini, norint perkelti projektą nuo inicijavimo iki uždarymo?

• Kaip sukurti aukštos kokybės projektų komandą?
• Kam prašau pagalbos šiame procese? Ar yra vykdomosios rėmėjas?

Šis pranešimas yra skirtas padėti visiems, kurie nori vadovauti projektui , komitetui ar komandos iniciatyvai dėl organizacijos, kuri yra unikali. Nesvarbu, ar organizuojate atostogų vakarėlius, ar vadovavote naujoms produktų kūrimo iniciatyvoms, egzistuoja projekto valdymo įrankiai ir procesai, kad jūsų sėkmės tikimybė būtų daug didesnė.

Pirma, suprasite 5 projekto etapo etapus:

Nors aš raginu jus daugiau sužinoti apie kiekvieną iš 5 etapų išsamiai, žinokite, kad jie yra:

1. Inicijavimas: pradedamas projektas.
2. Planavimas: planuoti visą projekto darbą.
3. Vykdymas: faktiškai atlieka darbą.
4. Valdymas ir kontrolė: visą darbą, kurį atliekate projekto metu, siekiant stebėti pažangą.
5. Uždarymas: projekto užbaigimas ir pristatymas bei komandos atidėjimas.

Šie veiksmai yra identiški kiekvienam projektui.

13 pagrindinių žingsnių projekto pradedantiesiems:

1. Nustatykite taikymo sritį: pirmasis ir svarbiausias bet kurio projekto žingsnis yra apibrėžti projekto apimtį . Ką tu turėtum atlikti ar kurti? Koks yra projekto tikslas? Taip pat svarbu apibrėžti tai, kas nėra įtraukta į jūsų projekto sritį. Jei nesate pakankamai apibrėžties iš savo viršininko, patikslinkite sritį ir atsiųskite ją patvirtinti aukštyn. Nors šis pavyzdys yra šiek tiek daugiau nei verslo tema, mes visi galime būti susiję su vestuvių priėmimu. Planuojant vestuvių priėmimą, galite turėti savo sritį: rengti vestuvių priėmimą 100 svečių, kartu su vakariene, atvira jura, vestuvių tortą ir gyvą juostą šokti iki tam tikros datos, neviršijant 20 000 USD.

1. Nustatykite turimus išteklius: kokius žmones, įrangą ir pinigus turėsite, kad galėtumėte pasiekti projekto tikslus? Kaip projekto vadybininkas paprastai neturėsite tiesiogiai valdyti šių išteklių, bet turėsite juos valdyti per matricos valdymą .
2. Suprasti laiko juostą: kada projektas turi būti baigtas? Plėtodamas savo projekto planą, jūs galite turėti tam tikrą lankstumą, kaip panaudoti laiką projekto metu, tačiau paprastai nustatomi terminai, pavyzdžiui, vestuvių priėmimo atveju. Jei nuspręsite naudoti viršvalandžius, kad atitiktumėte tvarkaraštį, turite pasverti tai, kad būtų apribotas jūsų biudžetas.
3. Surinkite savo projekto komandą: susiekite žmones su savo komanda ir pradėkite dialogą. Jie yra techniniai ekspertai. Štai kodėl jų funkcinis vadovas priskyrė jiems projektą. Jūsų darbas yra valdyti komandą.
4. Išsamiau apie darbą, 1 dalis: Kokie pagrindiniai elementai ar komponentai turi būti sukurti norint užbaigti projektą? Pavyzdžiui, vestuvių priėmimas reikalauja aukšto lygio: priėmimo salė, maistas, gėrimas, tortas, svečiai ir pramogos. Žinoma, kiekvieną iš šių didesnių daiktų galima suskirstyti į daugybę papildomų elementų. Tai yra kitas žingsnis.
5. Išsamiau apie darbą, 2 dalis: pirmiau pateiktame vestuvių priėmimo pavyzdyje greičiausiai turėsite komandą ar asmenį, atsakingą už skirtingus komponentus. Dirbk su savo komandos nariais, kad išsamiai apibūdintumėte detales, reikalingas kiekvienam pagrindiniam elementui pasiekti. Už maistą atsakingas asmuo turi suprasti galimybes, sąnaudų apribojimus ir padaryti pasirinkimus, kurie padeda pasiekti taikymo sritį . Nurodykite mažesnius kiekvieno didžiausio etapo veiksmus. Kiek gylių lygių įžengsite į daugiau ir išsamesnius veiksmus, priklauso nuo jūsų projekto dydžio ir sudėtingumo.

1. Sukurkite preliminarų planą: surinkite visus savo veiksmus į planą. Geras būdas tai padaryti yra naudoti lentelę "precedence", nurodanti, kokie elementai turi būti prieš kitus elementus. Formalios projektų valdymo praktikos reikalauja tobulinti tai, kas vadinama tinklo schema ir nustatomas kritinis kelias . Nors tai gali neatitikti jūsų poreikių ar žinių lygio, pagrindinis uždavinys yra sekti veiklą teisinga tvarka ir paskirstyti išteklius veiklai. Klausimai užduoti yra: kas pirmiausia vyksta? Koks yra kitas žingsnis? Kokie veiksmai gali būti vykdomi kartu su skirtingais ištekliais? Kas ketina atlikti kiekvieną žingsnį? Kiek tai užtruks? Yra daug puikių programinės įrangos paketų, kurie gali automatizuoti daug šios detalės jums. Paprašykite kitų panašių pozicijų, ką jie naudoja.
2. Sukurkite savo bazinį planą: gaukite atsiliepimus apie savo preliminarų planą iš savo komandos ir kitų suinteresuotųjų šalių. Koreguokite savo tvarkaraščius ir tvarkaraščius, kad atitiktumėte projektą į laisvą laiką. Atlikite būtinus pirminio plano pakeitimus pradinio plano parengimui.

1. Prašyti projekto koregavimų: beveik niekada nepakanka laiko, pinigų ar talento, priskirtų projektui. Jūsų darbas yra padaryti daugiau, jei turėsite ribotų išteklių, nei tikisi žmonės. Tačiau projekte dažnai būna apribojimų, kurie yra tiesiog nerealistiški. Jūs turite pateikti savo bylą ir pateikti ją savo vadovui ir paprašyti, kad šie nerealūs apribojimai būtų pakeisti. Paklauskite pakeitimų projekto pradžioje. Negalima palaukti, kol bus sunku paklausti, kokius pakeitimus jums reikia. Tačiau, jei jūsų projektas susijęs su vestuvėmis, nesitikėkite sėkmingu, prašydami daug reikšmingų pakeitimų!
2. Dirbk savo planu, bet neužmiršk, kad planas yra svarbus, tačiau planas gali būti pakeistas. Kiekvieną rytą turite važiuoti į darbą. Jei viena sankryža užblokuojama nelaimingo atsitikimo atveju, pakeiskite planą ir eikite kitaip. Atlikite tą patį savo projekto planuose. Pakeiskite juos kaip reikia, bet visada laikykitės jų apimties ir išteklių.
3. Stebėkite savo komandos pažangą: projekto pradžioje nepasieksite jokios pažangos, bet pradėkite stebėti, ką kiekvienas daro. Tai leis lengviau spręsti problemas, kol jos taps problemomis.
4. Dokumentas Viskas: laikyti įrašus. Kiekvieną kartą, kai pakeičiate savo bazinį planą, užsirašykite, koks buvo pokytis ir kodėl tai buvo būtina. Kiekvieną kartą, kai į projektą įtraukiamas naujas reikalavimas, užfiksuokite, nuo kurio reikalavimo atsirado reikalavimas, ir kaip laikas ar biudžetas buvo koreguotas dėl jo. Jūs negalite prisiminti visko, todėl parašykite juos, kad galėtumėte juos peržiūrėti per projekto pabaigos peržiūrą ir išmokti iš jų.
5. Informuokite visus : nuolat informuokite visus projekto dalyvius apie pažangą. Leiskite jiems sužinoti apie savo sėkmę, kai baigsite kiekvieną etapą, bet ir informuosite juos apie problemas iškart, kai jos atsiras. Be to, informuokite savo komandą. Jei svarstomi pokyčiai, pasakykite komandai apie juos kuo toliau į priekį. Įsitikinkite, kad visi komandos nariai žino, ką daro visi kiti.

Esmė

Jums nereikia būti oficialiu projekto vadovu, kuris vadovautųsi projekto iniciatyva. Tačiau turėtumėte taikyti projekto valdymo priemones ir logiką tikslų paaiškinimui, išsamiai apibūdinti darbą, kurti komandą, atlikti ir stebėti darbą. Geriausias sėkmės!