Oficialūs projektai vykdomi pagal penkių etapų procesą
- Inicijavimas: projekto komandos formavimas, projekto frachtavimas ir pradžia.
- Planavimas: projekto apimties užbaigimas, išsamus darbo suskaidymo nustatymas, rizikos įvertinimas, išteklių poreikio nustatymas, tvarkaraščio pabaigimas ir pasirengimas faktiniam darbui.
- Vykdymas: atliekant faktinį darbą, kurio reikalaujama pagal projekto apibrėžimą ir taikymo sritį.
- Stebėjimas ir kontrolė: faktinis išteklių valdymas , ataskaitų teikimas ir kontrolė vykdymo etapo metu.
- Projekto užduotis: projekto pristatymas, įgytos patirties įvertinimas, projekto komandos atidėjimas.
Tradicinis projekto srautas
Nepriklausomai nuo projekto dydžio, judėjimas per etapus yra toks pat. Projektas inicijuojamas arba pradedamas chartija, pagal kurią nustatomas projekto vadovas ir aprašoma projekto reikšmė.
Pradėjus projektą, jis pereina prie planavimo etapo. Čia pagrindinės ir darbo grupės nustato būtiną darbą, kuris turi būti baigtas, kad būtų pasiekta projekto apimtis, ir parengti laiko, išlaidų, išteklių ir rizikos vertinimus ir vertinimus.
Po planavimo etapo darbas prasideda ir vyksta apibrėžtoje tvarkoje, būtinoje perėjimui nuo pirmtako ar ankstesnės veiklos į kitą veiklą.
Šiame etape svarbus vaidmuo tenka projekto priklausomybei.
Vykdydamas vykdymą, projekto vadovas ir komandos nariai stebi, praneša apie visą projektą ir jį kontroliuoja, daugiausia dėmesio skirdama kritinių veiksmų veiklai. Šis darbas tęsiasi, kol baigsis vykdymo etapas ir projektas pristatomas klientui.
Galutinis etapas - projekto užbaigimas - apima pristatymo užbaigimą, įvertinant išmoktas pamokas ir pertraukiant projekto komandą, kad nariai galėtų pereiti prie savo kitos iniciatyvos.
Dėl greitų ar kartotinių vystymosi tipo projektų planavimas ir vykdymas atliekami trumpuoju spurtu ar spintomis, o etapai kartojami, kol projektas bus baigtas, kad būtų patenkintas kliento poreikis.
Išsamus paaiškinimas kiekvienam etapui
Inicijavimas: tvirtas projekto inicijavimas ne tik nustatys jūsų projektą sėkmei, bet ir padės sukurti pagrindą visiems būsimiems etapams. Inicijuojant, jūs gausite projekto komandos narių paskirtį, trumpai apibūdinsite bendrus projekto tikslus ir paprašykite kliento ar projekto savininko kuo daugiau klausimų, kad galėtumėte planuoti projektą efektyviai. Taip pat puikus laikas sukurti komandos entuziazmą apie projektą ir surinkti bet kokias paskutinės minutės detales, kurios gali turėti įtakos projekto planavimui. Papildomi žingsniai:
- Suinteresuotųjų šalių analizė
- Vykdomojo rėmėjo paskyrimas
- Chartijos dokumento rengimas ir bendravimas
- Oficialus pradinis susitikimas
Planavimas : pradėję projektą ir surinkę visą reikiamą informaciją, jūs pradėsite planuoti savo projektą. Planavimo stadija priklauso nuo jūsų projekto dydžio, kiek reikia organizuoti informaciją ir kiek jūsų komanda yra didžiausia.
Galutinis planavimo rezultatas turėtų būti aiškus projekto planas ar tvarkaraštis, iš kurio kiekvienas atliks užduotis. Projekto planavimo programos, tokios kaip "Microsoft Project" ar "Basecamp", naudojimas planuojant projektą labai naudingas. Jei neturite prieigos prie vienos iš šių programų, atlikite bendrą paiešką internete nemokamai projektuojant programinę įrangą. Nors naudinga projekto planavimo programa, tai ne visada reikalinga. Naudojant "Excel" ir "Word" sukurti planą ir perduoti jį komandai yra taip pat veiksmingas. Konkretūs planavimo etapo uždaviniai yra:
- Kuriant komunikacijos planą įvairiems suinteresuotiesiems subjektams
- Išsamios darbo suskaidymo struktūros kūrimas.
- Kritinio kelio nustatymas .
- Projekto plano išteklių pritvirtinimas ir darbų sekos nustatymas remiantis priklausomybėmis nuo projekto ir išteklių apribojimais.
- Išsamios tvarkaraščio rengimas.
- Rizikos vertinimas ir rizikos prioritetų nustatymo bei švelninimo plano kūrimas.
Vykdymas: dabar, kai turite tvirtą projekto planą, komanda gali pradėti vykdyti projektą prieš jiems priskirtas užduotis. Tai etapas, kuriame kiekvienas iš tikrųjų pradeda daryti darbą. Jūs norėsite oficialiai pradėti vykdymo etapą su asmeniniais susitikimais, kad kiekvienas turėtų tai, ko jiems reikia, norint pradėti savo projekto dalį. Kad komanda pradėtų tinkamu keliu, tai yra projekto sėkmės neatskiriama dalis, todėl aiškiai suformuluoti grafiką ir komunikacijos planą.
Stebėti ir valdyti: nors projektas yra vykdymo etape, pradėsite jį stebėti ir valdyti, kad užtikrintumėte, jog jis eina į planą. Yra daugybė būdų, kaip galite stebėti ir kontroliuoti projektą. Kasdieniniai patikrinimai su komandos vadovais, kasdien organizuojami "stand-up" arba daugiau oficialių savaitinių susitikimų susitikimų, yra veiksmingi. Iš šių susitikimų ar komunikacijos kanalų atsirandanti informacija informuos grįžtamąjį ryšį ir, galų gale, perprojektuos ir pakeis projekto poreikius. Šiame etape papildoma svarbi veikla:
Laikytis jūsų iš anksto nustatyto komunikacijos plano, kad suinteresuotieji asmenys suprastų projekto būklę.
Stebėti darbo grupes ir darbo veiklą kritiniu keliu.
Nustatyti galimybes pagerinti tvarkaraščio vykdymą sparčiai stebint ar vykdant veiklą lygiagrečiai arba, jei reikia, sutrikus tvarkaraščiui pridedant išteklių.
Tikrinamų ir planuotų išlaidų stebėjimas.
Kai kuriais atvejais projekto plano stebėsena, apskaičiavimas ir ataskaitų teikimas už uždirbtą vertę.
Stebėti ir sumažinti riziką ir, jei reikia, patobulinti rizikos planą.
Projekto uždarymas: kai visa projekto informacija ir užduotys yra užpildytos ir patvirtintos kliento arba projekto savininko; galiausiai galite uždaryti savo projektą. Projekto uždarymas yra toks pat svarbus, kaip jo inicijavimas, planavimas ir vykdymas. Jūs norite dokumentuoti visą informaciją iš projekto ir organizuoti tvarkingai, kad galėtumėte grįžti prie jo, jei reikia. Taip pat yra tinkamas laikas, kad projekto metu būtų atlikta post-mortem, taigi visi komandos nariai gali apsvarstyti, kas vyksta teisingai, ar netinkamas projekto metu. Ji taip pat turėtų būti dokumentuojama, kad rezultatus būtų galima dalintis su kitais projekto dalyviais ir pateikti projekto istorijos aplanke. Galiausiai, svarbu formaliai atidėti projekto komandą, teikti atsiliepimus ir atlikti veiklos vertinimus, kaip nurodo jūsų įmonės politika.
-
Atnaujinta Art Petty