Klausimai, į kuriuos reikia kreiptis, kad nustatytų žmogiškųjų išteklių informacinių technologijų poreikius
Bet kaip HR ir kiti vadovai žino, kad pasirenka geriausias ŽI informacines technologijas, kad galėtų tvarkyti visas detales ir kad pasirinktas sprendimas taps laiko išbandymu?
Toliau pateikiami pagrindiniai klausimai, į kuriuos reikia paklausti ir atsakyti personalo informacijos technologijų pasirinkimo procese.
- Koks yra HR informacinių technologijų programinės įrangos lankstumas ir mastelio lygis? Žmogiškųjų išteklių specialistai turėtų nustatyti, ar programinė įranga gali importuoti duomenis iš kelių "Excel" skaičiuoklių, duomenų bazių ir popierinių dokumentų, ir lygį, su kuriuo jis gali sąsaja su visomis kitomis sistemomis ir reikalingais duomenimis.
Programinė įranga turėtų sugebėti priimti ir filtruoti informaciją iš kelių šaltinių. Idealiu atveju šis procesas taip pat turėtų būti automatizuotas. Daugelis interneto priėmimo sprendimų reikalauja, kad duomenys būtų rankiniu būdu manipuliuoti, kol jie gali kreiptis į vežėją, kad atnaujintų savo sistemas. Atnaujinimo formato, perdavimo grafiko ir pristatymo metodo automatizavimas gali padėti pašalinti atsiskaitymo ir tinkamumo problemas. - Ar programinė įranga galės pritaikyti HR įmonės ir išmokų vežėjų taisykles? Tikriausiai priimtinas registravimo variklis įvertins kiekvieną registracijos veiklą ir taikys bet kokią reikiamą taisyklių, pranešimų, paraginimų ir pasirinkčių kombinaciją, specialiai sukurtą tenkinti tikslius tinkamumo reikalavimus. Programinė įranga turi atitikti visas tinkamumo taisykles, kurias turi bendrovė ir vežėjai.
- Ar žmogiškųjų išteklių informacinės technologijos gali išsiplėsti ir susisteminti su organizacija? Žmogiškieji ištekliai turėtų įvertinti technologijos gebėjimą augti, nes bendrovė samdo naujus darbuotojus , biurus, išmokų pasikeitimus ir taisykles. ŽAS turėtų paklausti apie kiekvieno iš šių elementų ribas.
- Ar ŽI informacinių technologijų programinė įranga gali integruotis su kitomis sistemomis? Darbo užmokesčio ir kitos funkcijos dažnai dalijasi tokia pačia informacija kaip ir išmokų valdymas . Žmogiškieji ištekliai gali gauti didesnį našumą, kai duomenys ir kita darbuotojo informacija, įvesta vienoje sistemoje, yra dalijamasi su kita sistema. Sekantis darbuotojų įdarbinimas yra dar viena reikalinga funkcija.
- Kas atsakingas už sprendimo įgyvendinimą ar jo kūrimą? Koks yra mokymo lygis? Kai kurie sprendimai reikalauja, kad klientas būtų labai įtrauktas į pradinį įdiegimą, kuris gali būti nepaprastai svarbus jau užimtiems HR administratoriams.
Vyriausiasis įgaliotinis turėtų aiškiai suprasti mokymo ir techninės patirties lygį, kuris bus reikalingas, ir lauktų laiko. Kalbant apie sprendimų teikėjus šioje temoje, galima suprasti, kokios subtilios sritys iš pradžių gali atrodyti paprastos, tačiau turi didelę technologinę kompetenciją. Tada HR gali nustatyti konkrečias užduotis, kurios gali būti tokios sudėtingos, kad realiai trukdytų užbaigti, galbūt sumažinti ŽIV informacinių technologijų vertę ir IG. - Jei mokymas yra susijęs , ar yra mokestis? Taip pat turėtų būti įvertintos mokymų išlaidos, įskaitant kelionės laiką ir kelionės išlaidas už kelionės ribų. Žmogiškieji ištekliai turi suvokti visas sunkias ir minkštas išlaidas, susijusias su ŽI informacinių technologijų priėmimu.
- Kas turės duomenis? Atsakymas į šį klausimą turėtų būti Žmogiškųjų išteklių organizacija . Bendrovės turėtų galėti perduoti savo duomenis bet kokiam taikomųjų programų teikėjui (ASP). Jei duomenys priklauso vežėjo patentuotajam serveriui, kartais bendrovė gali keistis papildomais mokesčiais, jei ji pakeistų vežėjus.
- Kokio tipo priežiūros ir priežiūros reikia? Kai programinė įranga įdiegiama įmonėje esančiose darbo vietose arba serveriuose, dažnai reikalingi reguliarūs šios technologijos atnaujinimai, todėl gali būti sudėtinga planuoti ir valdyti. Žinių informacinių technologijų atnaujinimai dažnai atliekami automatiškai, naudojant programinę įrangą, pasiekiamą internetu naudojant "Application Service Provider" (ASP) arba "Software as a Service" (SaaS) modelį.
- Kokios saugumo priemonės yra įtrauktos į ŽI informacines technologijas ? Jei programinė įranga yra prieinama internete naudojant ASP arba SaaS modelį, teikėjas turėtų pasiūlyti kasdienį atsarginį kopiją, atsarginių kopijų serverius ir papildomus apsauginius sluoksnius. Turėtų būti įdiegtos papildomos sistemos ir procedūros, siekiant apsaugoti informaciją, kurią praranda arba kuria galėtų naudotis neleistinas personalas . Vyriausioji įgaliotinė, konsultuodamasi su kitais vadovais , turėtų turėti išimtinę teisę nuspręsti, kam bus leista naudotis ŽI informacinėmis technologijomis ir kokiu mastu.
- Ar darbuotojai galės prisijungti prie išmokų planų ir realiuoju laiku keisti jų asmeninius duomenis ir planuoti pasirinkimus? Darbuotojų prieiga turėtų būti teikiama, atsižvelgiant į plačiai paplitusią bendrą prieigą prie kompiuterių.
Dauguma darbuotojų turi interneto prieigą namuose. Darbuotojo savitarnos paslauga suteikia daug galimybių sutaupyti laiko ir pinigų. Gera savitarnos sistema padės darbuotojams sklandžiai patekti informaciją apie save ir jų išlaikytinius.
Sistemoje turėtų būti aiškiai išdėstyti turimi planai ir suteikti darbuotojams galimybę pasirinkti jų patogumą, supaprastinant šiuos veiksmus visą procesą naudojant burtininkus. Darbuotojai taip pat tur ÷ tų gal ÷ ti priskirti išlaikytinius ir prireikus keisti informaciją 24 valandas per parą, septynias dienas per savaitę ištisus metus.
Tai yra papildomi klausimai, į kuriuos reikia atsakyti, kai įvertinate savo organizacijos žmogiškųjų išteklių informacinių technologijų poreikius.
- Ar technologija suteiks žmogiškiesiems ištekliams įgaliojimus nuspręsti, kam bus leista naudotis ir kokiu mastu? Tuo pačiu metu suteikiant darbuotojams prieigą, technologija turėtų suteikti HR galutinį žodį. Vyriausybei turėtų būti suteikta teisė patvirtinti visus duomenis prieš perduodant juos vežėjams ir taip pat nustatyti, kiek darbuotojų ir kitų asmenų turi prieigą.
- Kokie tipai ataskaitų teikimo pajėgumai yra iš HR informacijos technologijų? Ataskaitų teikimo technologija turėtų pasiūlyti keletą peržiūrų ir formatų (skaičiuoklę, PDF, HTML), didelį vaizdą ir galimybę tobulėti sprendimų priėmimo procese. Žmogiškieji ištekliai turėtų turėti galimybę bet kada įvertinti konkrečių planų, neįvykdytų veiksmų ir darbuotojų demografinės informacijos pakeitimus, susijusius su išmokomis ir kitais darbuotojų duomenimis.
- Ar programinė įranga siūlo specifines funkcijas, kurios padeda HR sutaupyti laiko? Priklausomai nuo savo departamento poreikių, HR gali norėti sužinoti apie technologijos sugebėjimą apdoroti informaciją partijomis, valdyti pranešimus ir atsiskaitymą už COBRA politiką , pateikti sąskaitų atsiskaitymo ir sąskaitų derinimo priemones bei specialias ataskaitas.
- Ar programinė įranga siūlo specifines funkcijas, padedančias HR geriau bendrauti su darbuotojais? Kai kurios programos suteikia žmogui lankstumo bendrauti su darbuotojais įvairiais lygmenimis - per masines elektroninio pašto, elektroninių skelbimų lentas ir pagal konkrečius filtro kriterijus (pvz., Vietą, skyrių, draudimo planus, registracijos statusą, išėjimo į pensiją statusą ir kt.) Per HR informacinių technologijų sistema. Turėdami keletą bendravimo priemonių, galite toliau automatizuoti procesus ir padėti ŽŪM geriau tenkinti pranešimus.
- Ar ŽI informacinių technologijų sistema suteikia kontrolės ir pusiausvyros priemonę? Be to, kad HR galėtų patvirtinti sandorius, daugelis HR informacinių technologijų sistemų taip pat teikia HR galimybes dirbti kaip sąskaitų auditą atliekančių operatorių vartai, siekiant įsitikinti, ar jie sutinka su sistemos duomenimis. Tai gali:
- užtikrinti vežėjo sąskaitų faktūrų tikslumą,
išlaikyti laiką ir pinigus
- pasisemti laiku pristatyti darbuotojus , ir
- aukštesnės kvalifikacijos patvirtinimas, kai darbuotojai rūpinasi.
- Kaip bus keičiamasi informacija su vežėjais? Ir kas bus atsakingas už šią sąveiką? Žinių informacinių technologijų sistemos integravimą turėtų spręsti ne tik vežėjų, su kuriais programinė įranga turi ryšius, skaičius, bet ir ryšio tipas, kurį jis leidžia. Siekiant užtikrinti sėkmingą sąveiką su vežėjais naudos valdymo programine įranga, reikia atlikti daugybę veiksmų, įskaitant:
- pirminio įgyvendinimo duomenų surašymo surinkimas;
- pradėti pradinę integraciją vykstančiam keitimuisi informacija;
- koordinuoti kasdieninę ar savaitinę sąveiką, siekiant užtikrinti, kad duomenys būtų gauti ir būtų tiksliai taikomi;
- nuolatinių atnaujinimų peržiūra;
- laikomasi reikalavimų, keliamų registruojant, laikantis reguliavimo institucijų; ir
- skatinti aktyvų ryšį su kiekvienu vežėju, siekiant pagerinti duomenų mainų ryšį.
Žinant, kas yra atsakingas už kiekvieną užduotį, labai svarbu visapusiškai suprasti produktų pasiūlymą. Kiekvienas programinės įrangos tiekėjas pasiūlys skirtingą integracijos lygį, pateikdamas keletą visų išvardytų užduočių. Žmogiškieji ištekliai turėtų stengtis dirbti su pardavėjais, kurie demonstruoja stiprius, tęstinius, vientisius santykius su bendrovės pasirinktais vežėjais.
Daugelis teikėjų leidžia perduoti generinį ANSI 834 failą, kurį vežėjas gali arba negali priimti, o tai dažnai įtakoja grupės dydis. Vadybininkai turėtų ieškoti paslaugų teikėjų, kurie siūlo švarius, patvirtintus pervedimus (užtikrinant sandorio tinkamumą), pritaikytus pagal kiekvieno vežėjo poreikius, kad būtų išvengta problemų. Jie taip pat turėtų ieškoti paslaugų teikėjų, turinčių specialų EDI (elektroninio duomenų mainų) departamentą, kad galėtų bendrauti su konkrečia vežėjo nuosavybe.
- Koks yra klientų aptarnavimo lygis? Ar yra papildomo mokesčio už paslaugą? Žmogiškieji ištekliai turėtų nustatyti prieigos prie pagalbos lygį ir tai, kas yra klientų aptarnavimas, internetinė pagalba per duomenų bazę, internetinį pokalbį, elektroninio pašto palaikymą, pokalbius su gyvu asmeniu arba jų derinį. Atsižvelgiant į išmokų jautrumą ir kitą ŽI informaciją, vadovai turėtų tikėtis atsakymo į tyrimus per 24 valandas nuo tiesioginio kontakto, kuris gali padėti.
- Kokia yra ŽI informacinių technologijų sistemos kaina ir ar ji viršija naudą? Kartu su teikiamomis išmokomis žmogus turi įvertinti visas ŽI informacinių technologijų sistemos išlaidas, įskaitant visus metinius, mėnesinius ir vienkartinius mokesčius. Šiek tiek brangesnė sistema gali daugiau nei mokėti už skirtumą su funkcijomis, kurios leidžia darbuotojams išsaugoti savo įrašus ir pasiūlyti daugiau patogumo, laiko taupymo ir tikslumo. Šie veiksniai turėtų būti apsvarstyti ir pasverti, renkant HR informacinių technologijų sistemą.
ŽI informacinių technologijų sistemų poreikis didėja. Žmogiškieji ištekliai, ieškantys daugybės HR informacinių technologijų sistemų galimybių, vis labiau svarbu analizuoti ir pasverti visas turimas galimybes.
Personalo informacinių technologijų sistemos pasirinkimas turėtų būti vertinamas kaip investicija, kuri augs kartu su departamentu ir įmonės poreikiais . Šie klausimai padės jums pritaikyti tinkamą personalo informacinių technologijų sistemą jūsų įmonėje.