Kaip greitai ir lengvai rasti svarbius įrašus
Vienintelis laikas, kai atrodo, kad galvojate apie savo svarbius dokumentus, yra tada, kai to reikia. Ir dažnai jūs jų nerandate, kai jums to reikia, nes jūs neturite organizuotos ir centralizuotos sistemos svarbiems dokumentams saugoti ir (arba) paskutinį kartą, kai jums jų reikėjo, jūs paprasčiausiai atitraukėte ją į jūrą dokumentus savo namuose, o ne grąžinti atgal, kur jis priklausė.
Garsas pažįstamas
Su visais savo svarbiais popieriais, išplito visame namuose, jūs praleidžiate daug laiko ir energijos ieškote jų. Jūs taip pat galite prarasti dalį jų visiškai. Tačiau atlikę keletą paprastų veiksmų galite organizuoti svarbius popierinius dokumentus per vieną valandą šį savaitgalį!
Jums reikės nedidelės dviejų stalčių dėžutės arba nešiojamos kabančios failų dėžutės, daugiaspalvių kabančių failų (6 skirtingos spalvos), trečiosios rankos viršutinės lentelės "manila" aplankai ir ugniai atsparus seifas (neprivaloma). Arba galite nusipirkti didelį rišiklį ir intarpą. Kai turėsite prekes, tai šeši veiksmai, kuriuos atliksite, kad tvarkytumėte dokumentus.
Pirmas žingsnis: surinkite visus savo dokumentus
Kad galėtumėte tvarkyti visus svarbius dokumentus, turite jas surasti. Kartais tai lengviau tariama nei padaryta.
Patikrinkite savo namų biurą, kaip stalčiai ir stalviršiai ant stalo ar stalo. Patikrinkite, ar popieriaus poliai nesuderina jūsų virtuvės stalviršių, taip pat su virtuvės stalčiais ir krepšiais.
Pažiūrėk į savo miegamojo kambarį ir naktinį tualetą (tuomet galėjote palikti juos ten, rytą skubėdami ir pamiršai apie juos). Galiausiai, bet ne mažiau svarbu, patikrinkite savo piniginę ar portfelį svarbiems dokumentams, kuriuos netyčia vis dar nešiojote ("opps").
Antras žingsnis: suskirstykite savo dokumentus į kategorijas
Svarbiausi dokumentai patenka į vieną iš šešių kategorijų.
Rūšiuoti visus surinktus dokumentus taip:
- Namų ir turto įrašai - hipoteka, turto dokumentai, namų projektai ir įplaukos, prietaisų vadovai ir garantijos, turto mokesčių informacija, namų draudimo polisai ir vadovai
- Automatiniai įrašai - pavadinimai, techninės priežiūros įrašai, draudimo polisai ir informacija, paskolų informacija ir mokėjimo įrašai
- Sveikatos apskaitos dokumentai - draudimo polisai, sveikatos draudimo išmokų vadovai, medicinos išmokų paaiškinimas, gydytojų sąskaitos, receptinių sąrašai, lanksti informacija apie išlaidas, medicininės kvitos, medicinos direktyvos, gyvybės draudimo polisai
- Finansiniai įrašai - banko išrašai, mokesčių deklaracijos, mokesčių atskaitymų įrašai, investavimo įrašai, paskolų įrašai, kredito kortelių ataskaitos
- Elektronikos įrašai - mobiliųjų telefonų sutartys ir žinynai; pardavimų kvitai ir garantijos, skirtos kompiuteriams, nešiojamiesiems kompiuteriams ir "iPads"; kabelių ir interneto planai ir sąskaitos; bevielis maršrutizatorius pardavimo kvitas ir vadovas
- Asmeniniai įrašai - gimimo liudijimai, santuokos liudijimas, santuokos nutraukimo pažymėjimas, saugomi dokumentai, socialinės apsaugos informacija, imunizacijos įrašai, pasai, karo tarnybos įrašai, krikšto ir patvirtinimo įrašai, testamentai, laidojimo planas ir laidojimo vietos informacija. Jei turite naminių gyvūnėlių, galite taip pat įtraukti svarbius dokumentus, pvz., Veterinarijos ir vakcinų informaciją šioje kategorijoje.
Trečias žingsnis: raskite svarbiausius dokumentus
Dauguma jūsų svarbių dokumentų gali būti saugomi įprastoje kabinetas arba nešiojamas kabančios failų dėžutė. Tačiau yra tam tikrų dalykų, kurie iš tikrųjų turėtų būti saugomi neatsparioje saugykloje ir saugojimo vietoje, pavyzdžiui, seifo.
Svarbūs dokumentai yra dokumentai, kuriuos būtų galima pakeisti labai sunkaus arba labai daug laiko. Juose gali būti slaptos asmeninės informacijos, kuri gali būti pažeista įsilaužimo ar apiplėšimo atveju. Jei jūsų namai buvo sunaikinti dėl gaisro ar potvynio, norėtumėte, kad šie gyvybiškai svarbūs dokumentai liktų nepakitę.
Daugumai žmonių šie dokumentai bus laikomi gyvybiškai svarbiais: socialinės apsaugos informacija, gimimo liudijimai, draudimo polisai kartu su agento kontaktine informacija, testamentais, turto dokumentais, automobilio pavadinimais, pasu ir bet kokia sutartimi ar sutartimi, kurioje reikalaujama jūsų originalaus parašo.
Padarykite pagrindinį sąrašą visų svarbių dokumentų, kuriuos pateikiate savo ugniai atspariu saugiu ar išorine saugykla.
Ketvirtas žingsnis: nukopijuokite piniginę
Daugelis iš mūsų kasdien perkelia kritinę informaciją į mūsų pinigines. Ar žinai viską, kas yra jūsų piniginėje? Ką daryti, jei jūsų piniginė buvo pamestas ar pavogta?
Padarykite kopijas savo vairuotojo pažymėjimą, donoro kortelę, sveikatos draudimo kortelę (-as), narystės korteles, pvz., Parduotuvių parduotuvių lojalumo korteles, sandėlių klubus ir, svarbiausia, visas kredito ir debeto korteles (nukopijuokite pirmyn ir atgal). Laikykite šias kopijas su kitais svarbiais dokumentais:
Penkta žingsnis: sukurkite paprastą dokumentų rinkimo sistemą
Kuo paprastesnė yra padavimo sistema, tuo labiau tikėtina, kad ją naudosite nuosekliai. Paimkite kiekvieną svarbaus dokumento kategoriją ir priskirkite ją kabančios failo spalvą:
- Namų ir turto įrašai
- Auto įrašai
- Sveikatos įrašai
- Finansiniai įrašai
- Elektronikos įrašai
- Asmeniniai įrašai
Įtraukite reikiamą skaičių pakabinamųjų failų į jūsų duomenų kaupimo sistemą, kiek dokumentų turite kiekvienoje kategorijoje.
Naudokite "manila" aplankus ir sukurkite aplanką kiekvienam atskiram dokumentui kiekvienoje kategorijoje. Įdėkite aplankus į atitinkamą spalvotą kabančios failo sekciją.
Jei įsigijote didelį trijų žiedų segtuvų ir skirtukų intarpus, pažymėkite skirtukus aukščiau esančiais įrašų pavadinimais, popieriaus skylė perforuokite visus dokumentus ir jas tvarkykite. Jei popierius neturėtų būti perforuotas, popieriaus skylė perforuokite aplanką ir įdėkite dokumentus į aplanką.
Dabar, jei popierius tiesiog nėra jūsų dalykas, tai gali būti jums atleidžiamas momentas. Galite nuskaityti visus šiuos dokumentus, įrašyti juos į standųjį diską ir paskleisti visus. Tačiau naudokite savo nuožiūra, nes kai kurie dokumentai yra geriau išsaugoti. Pasinaudokite savo geriausiu sprendimu.
Nuolatinė priežiūra
Dabar, kai rengiami svarbūs jūsų dokumentai, organizuokite juos. Kiekvieną mėnesį, kai mokate sąskaitas, pateikite bet kokius naujus dokumentus atitinkamoje jūsų duomenų kaupimo sistemos dalyje. Tuo pačiu metu ieškokite bet kokių iš sistemos pašalintų dokumentų per mėnesį, kurie vis tiek gali būti iš užpildymo sistemos. Pateikite juos iš naujo. Bent jau du kartus per metus peržiūrėkite dokumentus savo padavimo sistemoje, kad sužinotumėte, ar galima išvalyti. Geras tvarkaraštis, kurio reikia laikytis, yra metų pradžioje ir kiekvienų mokslo metų pabaigoje.
Su šiek tiek pastangų, jūs galite gauti ilgalaikes naudą organizuodama savo svarbius popierinius dokumentus.
Redagavo Elizabeth McGrory.