9 el. Laiško rašymo taisyklės, kurias lengva atsakyti
Daugelis iš mūsų mokėsi rašyti laiškus mokykloje, tačiau žinojimas, kaip rašyti el. Laišką, yra neįkainojamas įgūdis darbo vietoje. Tai ypač pasakytina apie tuos, kurie dirba (arba ieško) nuotolinio darbo vietų. Greta gero telefono etiketo , tikriausiai nėra jokio įgūdžio, nes jis yra svarbus darbui namuose.
Gerai parašytas el. Laiškas padeda gavėjui suprasti ir elgtis pagal jo pranešimą. Darbo paieškoje el. Laiškas gali arba netgi pakeisti pirmąjį įspūdį "akis į akį", todėl tinkama skyryba ir nuoseklus pranešimas yra raktas. Ir darbe neaiškūs laiškai sukelia painiavą ir vėlavimą. Atlikite šiuos patarimus, kad galėtumėte rašyti veiksmingus el. Laiškus kolegoms, klientams, potencialiems klientams, vadovams ir net draugams bei šeimos nariams.
01 Pirmiausia apsvarstykite pranešimą ir gavėją
Toliau apsvarstykite gavėjo požiūrį. Kokią informaciją jis turi imtis, ar suprasti jūsų žinią? Pateikite reikalingą (bet ne per didelę) pagrindinę informaciją. Taip pat turėkite omenyje tinkamą šio konkretaus gavėjo etiketą. Emotikonai ir sutrumpinimai, pvz., OMG arba LOL, netinka darbo programoms ir daugumai verslo el. Laiškų.
02 Parašykite aprašomojo el. Pašto temos eilutę
Kai rašote el. Laišką, rašykite neaiškią temos temą, pvz., "Hi" arba "work-at-home jobs", arba palikite ją tuščią. El. Paštas su tokia temos eilute turi didelę tikimybę pabaiga gavėjo šlamšto laukelyje arba tiesiog ignoruojamas. Jei prašote darbo, įrašykite pozicijos pavadinimą temos eilutėje. Jei el. Laiškas yra kolegai, nurodykite temos eilutę trumpą frazę, kurioje apibendrinamas pranešimo tikslas. Kitas aprašomojo temos eilutės rašymo pranašumas yra tai, kad jums bus lengviau rasti jūsų gautuosiuose, jei vėliau reikės ieškoti. Tačiau kažkas su el. Pašto adresu, pvz., "Klausimu", nebus naudingas.
03 Pasveikink gavėją tinkamai
Jei žinote gavėjo vardą, bet asmeniškai nepažįstate jo ar jos, pasveikinkite naudodami pavadinimą, pvz. Gerbiami ponia Brunelli! (Moterys naudoja "Ms.", kai neaišku, ar "Mrs." ar "Miss" yra tinkamos.) Jei nesate tikri dėl lyties, tiesiog naudokite vardą ir pavardę, pvz., Gerbiantį Chrisą Smitą. Jei nežinote asmens vardo, pradėkite el. Laišką be sveikinimo ar naudokite paprastą sveikinimą, pvz. Sveiki, sveikinu, gerbiamasis direktorius ir kt.
Jei el. Laiškas yra kolegai ar kitam, kurį žinote, naudokite vardą, kurį naudosite asmeniškai arba telefonu.
04 Naudokite teisingą gramatiką ir skyrybos ženklus
Labai svarbu el. Laiške naudoti teisingą gramatiką. Sąmoningai ar nesąmoningai skaitytojai baudžia siuntėjus už gramatikos klaidas.
- Run-on sakiniai - Rašydami el. Laišką nepraleiskite laiko. Tokia maža pauzė suteikia skaitytojams laiko paimti žodžius "reikšmės". Trumpi sakiniai leidžia daugiau šių mažų pauzių. Panaikinkite senus sakinius, net jei jie nėra techniškai bausmių.
- Komunos - per mažai arba per daug kablelių gali būti paini. Sužinokite, kaip teisingai naudoti kablelį.
- Dalyko-galvos susitarimas - Šio tipo klaidos sakiniai yra raudonos vėliavos darbdaviams, ieškantiems gerų bendravimo įgūdžių turinčių kandidatų. Vertinimo žodžiu sutarties peržiūros taisyklės.
05 patikrinti rašybą ir kapitalizaciją
Naudokite rašybos tikrintuvą, tačiau nesitikėkite juo. Rašybos tikrinimo priemonė nepasiekia "jie" už "jų" arba "ten", kad "jų", ir šios rūšies klaida rodo nerūpestingumą. Nenaudokite teksto santrumpų, pvz., "U" "jums" ar "tho" už "nors".
Naudokite teisingą kapitalizaciją. Daugelis žmonių žino, kad užrašyti sakinio pradžią ir tinkamus daiktavardžius, tačiau daugelis jų nesugeba el. Paštu. Parodykite, kad neprieštaraujate papildomai sekundės, kad pasiektumėte klavišą "Shift". Kita vertus, per daug didžiųjų raidžių gali nukreipti skaitytoją. Venkite rašyti frazes visose dangtelėse (kurios dauguma suprantamos kaip asmeniškai šaukiančios kalbos atitikmuo), taip pat kapitalizuojant tiesiog pabrėžti pirmąją žodžio raidę, kuri nėra sakinio pradžioje arba netinkamų daiktavardžių.
06 Naudokite paprastą formatą el. Paštu
Atminkite, kad visos el. Pašto programos rodomos skirtingai. Tai, kas atrodo puikiai suderinta su jūsų ekranu, gali vykti kartu su kitais asmenimis. Dėl šios priežasties el. Laiške neturėkite įklijuoti labai suformatuoto teksto apdorojimo dokumento, pvz., Atnaujinimo ar motyvacinio laiško. Naudokite dokumentus, kurie parašyti paprastu teksto formatu.
Padaryti dalis trumpas. Panašiai kaip periodai, pastraipos pertraukos suteikia skaitytojui akių poilsį. Kažkas, skaitantis el. Laišką mobiliajame telefone, gaus trumpų pastraipų. Tačiau būkite atsargūs ir toliau laikykitės pagrindinių taisyklių, susijusių su pastraipomis.
07 Būk trumpas
Gauti pranešimai, kurie palaidoti tašką, gaunami, ir galiausiai pamirštami. Arba blogiau, jie gali būti neteisingai suprasti. Padarykite savo tikslą aiškia kalba.
- Pašalinti žodiškumą - Rašykite aktyviais veiksmais. "Džekas atsiuntė man formas" naudoja aktyvų veiksmą. "Džekas atsiuntė man formas" yra pasyvus. Pasyvioje formoje naudojami dar keletas žodžių, bet tai papildo. Daugiau nei reikia, skaitytojai turi pertvarkyti idėjas savo galvos.
- Laikykis taško - Atsisakykite pagundai pridėti papildomos informacijos ar idėjų. Išsaugokite juos kitam el. Laiškui.
- Naudokite "Bullet Points" - tai leidžia jūsų skaitytojui pasinaudoti vizualiais užuominomis, kad būtų įmanoma atsižvelgti į svarbiausius dalykus. Bet jei kyla abejonių dėl to, kaip bus rodomos kulkos, naudokite žvaigždutes ar brūkšnelius, kad sukurtumėte kulkas.
08 Registruotis el. Paštu tinkamai
Jei jūsų el. Pašto adresas pagal numatytuosius nustatymus yra standartinis parašas, įsitikinkite, kad jis yra tinkamas konkrečiam siunčiamam el. Laiškui. Parašai su politiniais pareiškimais arba jūsų vaikų vardai ir amžius puikiai tinka asmeniniam el. Paštu, tačiau darbui naudojamas mažiau asmeninis parašas. Priklausomai nuo jūsų darbo ir jūsų darbdavio, jūs vis tiek galite suasmeninti savo el. Pašto parašą su citata. Pasirinkite kažką neginčytino. Jei klausiate apie darbą, naudokite savo parašą, kad pateiktumėte tinkamą kontaktinę informaciją be jokių citatų ar papildomų personalizavimo.
09 persvarstyti / persvarstyti prieš pradedant siųsti
Patikrinkite rašybos ir skyrybos klaidas prieš paspausdami siųsti. Jei radote klaidą el. Paštu dėl darbo paraiškos, pataisykite ją, tada perskaitykite dar kartą prieš paspausdami "Siųsti". Tačiau taip pat perskaitykite turinį. Jei jūsų el. Laiškas yra ilgas, pagalvokite apie tai, kaip padaryti tai trumpesniu. Ir jei jūsų el. Laiškas yra prieštaringas ar buvo parašytas pykčiu, spustelėkite "Išsaugoti nesiųsti". Grįžkite prie jo po kelių valandų ar per dieną ir pažiūrėkite, ar vis dar norite jį išsiųsti.
Prieš siunčiant el. Laišką gali atrodyti daug, bet jei siunčiate veiksmingus el. Laiškus ir efektyviau organizuosite savo el. Laišką, jūs iš tikrųjų turėsite ne mažiau laiko.