Sukurkite RFP, kuris gaus rezultatus
, kartais vadinamas RFP arba RFQ už "prašymą pateikti citatą", yra dokumentas, kurį bendrovė išleidžia norėdama pirkti produktą, ir nori, kad jo specifikacijos būtų prieinamos visuomenei. Paprastai tai yra atvejis, kai kelios bendrovės siūlo pasiūlymą dėl darbo ar darbo ir siūlo daugiau konkurencingų kainų. Tačiau jūsų pastangos gali sukelti pasiūlymus, kurie yra jūsų laiko švaistymas, arba, dar blogiau, nėra pasiūlymų, jei neteiksite tinkamai parengti RFP.
Štai kaip tai padaryti geriausiu sėkme.
Sunkumas: vidutiniškai
Reikalingas laikas: dažnai trunka kelias dienas
Štai kaip:
- Atlikite savo namų darbus: išsiaiškinkite, ko jums reikia, ką norite ir ką galite padaryti, prieš pradėdami rašyti RFP. Nespausdinkite RFP įrenginiui, kuris per valandą gali pagaminti 1,500 valdiklių, jei niekada neperdavėte daugiau nei 25 per mėnesį. Nėra prasmės išduoti RFP už skraidančią automobilį, kai pasiuntinys gali taip pat greitai judėti dviračiu.
- Atskirkite savo poreikius ir norus. Jei norite nusipirkti programą, galinčią perkelti nuotraukas tarp būstinės ir furgonų darbo vietoje, galite nurodyti reikiamų vaizdų skaičių per sekundę, maksimalų jums reikalingų vaizdų dydį ir reikalinga rezoliucija. Žinoma, gali būti malonu, kad tie vaizdai būtų spalvoti, bet ar tai tikrai būtina? Jei tikrai reikia tam tikrų konkrečių, naudokite tokius žodžius kaip "bus", "turi" ir "turi". Tai rodo, kad tai yra reikalavimai. Specifikacijos, kurios yra tik "nori", turėtų būti identifikuoti žodžiais "gali", "gali" ir "neprivaloma".
- Nuspręskite, koks bus nugalėtojas : Pasiūlymai, kuriuos gausite atsakydami į jūsų RFP, bus skirtingi. Kiekviena įmonė, turinti atsakymą, turės skirtingas stipriąsias ir silpnąsias puses. Kai kurie sutelks dėmesį į mažiausią kainą. Kiti naudos geriausią kokybę . Vis dėlto kiti pasiūlys visą funkcijų rinkinį. Nuspręskite, ko ieškote - mažiausios kainos, greitesnio pristatymo ar kai kurių dviejų derinių.
- Organizuokite dokumentą : viską, ką rašote verslui, turėtų būti įdomu ir turėtų būti organizuotas. Koncepcija yra gera vieta pradėti. Bent jau reikės skirsnių, skirtų įžymybei, reikalavimams, atrankos kriterijai, tvarkaraščiai ir procesas. Daugelyje šių skyrių bus poskyrių.
- Parašykite įvadą : čia jūs paaiškinsite potencialiems konkurso dalyviams, kodėl skelbiate RFP ir ką tikitės, kad tai atliksite. Įvadas taip pat gali apimti kitų skyrių esminių punktų santrauką, įskaitant datą. Vaizdo perdavimo sistemos RFP įvedimas gali būti toks: "" XYZ "kompanija prašo pasiūlyti labai patikimą ir lengvai naudojamą sistemą, galinčią perduoti vaizdus iš pagrindinės biuro bet kurioje didmiesčio zonoje. turi būti gauta iki 2007 m. kovo 5 d., 8 val. PST. "
- Paaiškinkite reikalavimus : šis skyrius yra vienas iš svarbiausių ir dažniausiai užima daugiausiai laiko. Turėsite nurodyti perduodamų vaizdų dydį ir aiškumą bei būtiną greitį. Būkite konkretūs, bet nenurodykite konkurso dalyviams, kaip norite atlikti darbą, nebent tai yra svarbu. Galbūt norėsite suskirstyti šią dalį į sistemą pagal poskyrius. Pavyzdžiui: a) vaizdo dydis ir kokybė; b) perdavimas (kuris gali apimti ir pageidaujamą greitį, ir visus reikalavimus, kurie užtikrina saugumą); c) pageidaujamas parinktis (kur galite nurodyti spalvą kaip pageidaujamą variantą).
- Atrankos kriterijai : ten, kur jūs pasakote konkurso dalyviams, kaip pasirinksite laimėjusią kainą. Galite atskleisti kuo daugiau ar tiek, kiek norite. Rekomenduojama įtraukti tokį sakinį: "Laimėtojas, jei toks bus, bus atrinktas tik" XYZ Company "sprendimu. Kai kurie Vyriausybės RFP yra labai specifiniai atrankos kriterijai, tačiau dauguma komercinių RFP yra ne tokie tikslūs. Galbūt norėsite sukurti skaičiuoklę, pagal kurią kiekvienam pasiūlymui bus skiriamas tam tikras kiekvienos kategorijos taškų diapazonas, tada komanda turi pasirinkti "geriausią" pasiūlymą iš tų, kurie turi tris geriausius balus.
- Laiko juostos : šiame skyriuje įmonėms, norinčioms siūlyti pasiūlymus dėl RFP, nurodoma, kaip greitai jos turi veikti ir kiek laiko šis procesas turėtų būti imtasi. Būti pagrįsta, kai nustatysite savo terminus. Nepamirškite pasiūlymų dėl sudėtingų sistemų, tada pasiūlymų teikėjams suteiksite tik keletą dienų atsakyti. Suteikite ilgesnį laiką pasiūlymui parengti, jei jūsų RFP yra didelis, jei pageidaujamas pirkimas yra sudėtingas arba jums reikia išsamesnio atsakymo. Taip pat galite pasakyti pasiūlymų teikėjams, kiek laiko bus atliktas vertinimo procesas, kai jiems bus pranešta, ar jie bus sėkmingi, ir kaip greitai jie turės pristatyti.
- Procesas: naudokite šį skyrių, kad paaiškintumėte, kaip procesas veiks, nuo RFP siuntimo iki sutarties sudarymo ir darbo pradžios. Šiame skyriuje gali būti sakoma: "Pasiūlymai turi būti pateikti nurodytoje 8 žingsnyje. Visos kainos pasiūlymai bus peržiūrimi, kad įsitikintų, jog jie atitinka visus reikalavimus ir yra reaguoti. Visi reaguoti pasiūlymai bus vertinami pagal X kategorijas (galite įvardyti kategorijas, jei jūs pageidaujate), o pasiūlymų komanda vertins pasiūlymų grupę, kad pasirinktų laimėtoją ir pakaitinį narį. Tikimasi, kad derybos su laimėjusiu dalyviu sudarys sutartį per dvi savaites. "
- Nuspręskite, kaip išsiųsti RFP : dauguma RFP siunčiami paštu, tačiau jų nereikia. Jūs galite išsiųsti RFP elektroniniu paštu arba paskelbti savo įmonės svetainėje. Tiesiog būtinai nurodykite pavadinimą ar numerį, kurį konkurso dalyviai turėtų naudoti, norėdami nustatyti RFP, į kurį jie reaguoja.
- Nuspręskite, kas gaus RFP: galbūt jau identifikavote tiekėjus, kuriuos norite įsigyti. Jūsų įmonė gali turėti net priimtinų pardavėjų sąrašą. Jei ne, galite rasti galimų pardavėjų per savo profesionalų tinklą , ieškodami internete arba paprašę patikimų pardavėjų kitų medžiagų, kad gautumėte rekomendacijas. Neapsiriboję savo pasiūlymų, kurie gauna jūsų RFP sąrašą, tik "didelėms" įmonėms ar "įkurtiems" pardavėjams. Galite rasti geresnių idėjų ir dar geresnių kainų iš mažesnių pardavėjų, kurie dažniau labiau nori laimėti savo verslą.
- Siųsti RFP.