Daug verslo raštu yra nepatogus, prastai parašytas, neorganizuotas, užmirštas žargonu ir neišsamus.
Dažnai tai yra per ilga arba per trumpa. Visi šie požymiai prisideda prie neveiksmingo verslo rašymo.
Nesvarbu, ar rašote pardavimo pasiūlymą, el. Laišką savo vadovui, ar programinės įrangos paketo naudojimo instrukcijoje, yra tam tikrų veiksmų, kuriuos turite laikytis, kad jie būtų veiksmingi. Atlikite šiuos penkis žingsnius:
- Tvarkykite savo medžiagą
- Apsvarstykite savo auditoriją
- Užrašykite savo mintis
- Patikslinkite savo medžiagą
- Redaguokite savo medžiagą
Organizacija yra raktas
Jei nesate organizuosite savo medžiagos, ji neveiks ir nebus prasminga. Rašymas gali būti paprastas ar sudėtingas. Rašydami el. Laišką, kuriame pranešama apie personalo susirinkimą, tai taip paprasta, kaip surinkti savo mintis. Kita vertus, turėsite parengti sudėtingą kontūrą prieš baigtą medžiagą, jei parašysite naujausius farmacijos tyrimo rezultatus. Nepriklausomai nuo užduoties, be tinkamo organizavimo lygio (netgi organizuodami savo mintis), galite neįtraukti visko, ko reikia, ar nesugeba atkreipti dėmesio į svarbiausias temas.
Praleisti arba neteisingas dėmesys padės jūsų verslui rašyti mažiau aiškiai.
Žinokite savo auditoriją
Prieš pradėdami rašyti, galvokite apie savo numatomą auditoriją. Pavyzdžiui, pristatymas apie jūsų įmonės naują 401 (k) programą gali būti tas pats aprašas, kai jis pateikiamas jūsų finansų direktoriui ir darbuotojams, tačiau jūsų pateiktos detalės lygis skirsis.
Jūs taip pat turite apsvarstyti toną. Greitas el. Laiškas jūsų komandai, primenantis metinės įmonės pikniką, nebus tokio paties tavo, kaip jūsų pranešimas apie jūsų įmonės metinę ataskaitą.
Be to, atminkite, kad efektyviau bendraujate su savo auditorija, jei sutelksite dėmesį į tai, ko norite, kad girdėtumėte, o ne apie tai, ką jūs ketinate pasakyti .
Žodis apie gerą rašymą
Geri rašytojai turi skirtingus rašymo stilius. Kai kurie nori parašyti viską, o tada grįžti ir redaguoti. Kiti nori redaguoti, kai jie eina kartu. Kartais jų pageidaujamas stilius skiriasi priklausomai nuo to, ką jie rašo.
Kai rašote (arba kai redaguojate), žinokite ilgį. Turėtumėte naudoti pakankamai žodžių, kad jūsų prasmė būtų aiški, bet nenaudokite nereikalingų žodžių, kad padarytumėte gailestingumą. Verslo rašymas turi būti aiškus ir glaustas, o ne verbingas ir gaivus. Atminkite, kad niekas verslo neturi laiko skaityti daugiau nei reikia.
Kita vertus, nedaryk savo gabalo per trumpą laiką. Jūs turite rašyti pakankamai, kad jūsų prasmė būtų aiški ir nebus neteisingai suprasta. Įsivaizduokite, ar sandėlyje esanti įranga buvo paženklinta "naudojama, bet gerai". Būtų neaišku, ar tai reiškė, kad įrangos dalis buvo daug išnaudota, ar kad įranga nebuvo jau nauja, bet vis dar veikianti.
Keli papildomi žodžiai būtų aiškūs. Be to, vengiama naudoti žargono ar santrumpų, nes jie gali reikšti skirtingus dalykus skirtingiems skaitytojams. Nepriklausomai nuo jūsų rašymo stiliaus, visiems rašytojams reikia taisyti ir redaguoti visą rašytinę medžiagą, net ir el. Laiškus.
Korektūra ir redagavimas
Nepriklausomai nuo jūsų rašymo stiliaus, visiems rašytojams reikia taisyti ir redaguoti visą rašytinę medžiagą, net ir el. Laiškus. Baigę rašyti, sureguliuokite savo darbą. Tada galite jį redaguoti. Korektūros keitimas persvarsto tai, ką jūs parašėte, kad įsitikintumėte, ar visi jūsų galvoje esantys žodžiai teisingai ant popieriaus. Kadangi mūsų smegenys veikia greičiau nei pirštai, galite praleisti žodžius, palikti galą ar naudoti netinkamą homonimą (pvz., "Ten", o ne "jų"). Korektūra patraukia šias klaidas. Akivaizdu, kad vienos eilutės el. Pašto korektūra yra paprasta, o tiesiog į jį įskiepio, kai įvedate tekstą, gali pakakti.
Tačiau, jei rašote instrukcijų vadovą, jūsų korektūra bus sudėtingesnė ir užtruks ilgiau.
Po to, kai turite ištaisyti savo medžiagą, laikas redaguoti. Kartais redagavimas ir redagavimas gali būti atliekami vienu metu, tačiau jis yra efektyvesnis, kai jie atliekami nuosekliai.
Jūsų redagavimo priežastis yra išspręsti ar keisti tai, ką parašėte, kad galėtumėte patobulinti medžiagos garsą (ir skaityti). Kalbėdamas apie verslą, tai reiškia klaidų taisymą ir teksto aiškinimą bei glaustumą.
Tu nesate rašęs romano
Kai rašote verslui, nesate rašote kito "puikus amerikietiško romano". Jūsų rašymas turėtų būti kiek įmanoma apibūdinamasis, tačiau jums nereikia dažyti ryškių žodžių, naudojant daugybę didelių žodžių ir kalbų figūrų. Jei turėtumėte galvoje "stiklo namus", nerašykite "stiklakūnio būsto", rašykite "stikliniai namai".