Susitikimo valdymo raktas - Stand PAT
Kai kurie vadovai naudoja PAT
požiūris į susitikimus, reikalaujantis reikalavimo, A genda ir T imeframe. Sustabdžius dalyvius su šiomis kritinėmis situacijomis prieš sesiją užtikrinama, kad žmonės pasirodytų pasiruošę dalyvauti ir palaikyti bendrą susitikimo tikslą. Aiškus PAT kontūras padeda užtikrinti produktyvią sesiją.
Jūs turėtumėte sugebėti daugiausiai apibrėžti susitikimo tikslą 1 ar 2 sakiniais. "Šis susitikimas yra planuoti naują rinkodaros kampaniją", arba "šis susitikimas yra naujos laivybos naujos grąžinimo tvarkos peržiūra". Tikslas padeda užtikrinti, kad visi žino, kodėl jie yra, ką reikia padaryti, ir kaip valdyti pažangą ir siekti išvados.
Nustatykite darbotvarkę. Nurodykite daiktus, kuriuos ketinate peržiūrėti / aptarti / patikrinti. Man patinka priskirti kiekvienam darbotvarkės klausimui terminą (žr. Žemiau) ir nurodyti asmenį, kuris yra atsakingas už diskusijos valdymą. Nustatyti laiko tarpą; bent jau nustatyti pradžios ir pabaigos laiką.
Taip pat rekomenduoju nustatyti kiekvieno darbotvarkės punkto trukmę. Tai turėtų atitikti bendrą posėdžių trukmę.
Pradėkite susitikimus laiku
Jei dirbate vienoje iš tų kultūrų, kur žmonės visą laiką patenka į susitikimus iki penkių ar dešimties minučių po numatyto pradžios laiko, atėjo laikas pradėti naują tendenciją.
Viena įmonė skatina savo vadovus uždaryti duris pagal numatytą pradžios laiką, o vėlai nelaukti. Nors tai gali būti labiau drakoniškas, nei jums rūpi veikti, neturėtumėte nerimauti dėl susitikimo užsisakymo, tikslo peržiūros ir lūkesčių patvirtinimo bei laiko.
Negalima palaukti, kol vyks berniukai. Kai kas atvyksta vėlai, grįžkite ir grįžkite į tai, kas jau buvo pateikta. Tęskite susitikimų temas. Tai bus nepatogu, kai bus išspręsta problema ir pagerės tikimybė, kad jis atvyks laiku kitame susitikime.
Jei susitikimo organizatorius / rėmėjas neatvyksta laiku, apsvarstykite susirinkimo atšaukimą ir sugrįžkite į darbą. Laukimo trukmė nuo penkių iki septynių yra pagrįsta. Kursai yra tokie: susitikimo organizatorius susidūrė su netikėtais sunkumais ir norėtų, kad neprarastumėte laiko laukdamas jo.
Laikykite susitikimą temoje
Gera praktika yra suteikti asmeniui galimybę susitikti su kiekvienu asmeniu. Per dažnai diskusijos dreifuoja ir tada suskaido į nuomonių, idėjų, faktų ir emocijų sūkurį. Vietoj to priskirkite vaidmenį ir informuokite visus dalyvius, kuriuos šis asmuo elgsis, jei ir kada diskusija išnyks iš darbotvarkės ir konkretaus diskusijų objekto.
Kai kuriose įmonėse šis vaidmuo vadinamas "Traffic Cope", o kituose - "Temų tvarkytojas". Nepriklausomai nuo etiketės, vaidmuo labai padeda stiprinti susitikimų efektyvumą ir našumą.
Jei atsiranda papildomų temų, kurios nėra svarstomos, tačiau svarbu aptarti, tai turėtų būti aiškiai užfiksuotos ir įtrauktos į "automobilių stovėjimo aikštelę", kad būtų galima apsvarstyti ir diskutuoti ateityje, arba atskiriems susitikimams. Susitikimo savininkas pasilieka teisę leisti nedidelę skirtingą diskusiją, jei ji palaiko bendrą susitikimo tikslą.
Laikykite ir platinkite susitikimo pastabas / protokolus
Kažkas, išskyrus posėdžių organizatorių, turėtų rengti posėdžio protokolus. Geras įrašų protokolas bus:
- Susitikimo laikas, data, vieta
- Tikslo apibūdinimas
- Darbotvarkės kopija
- Dalyvių sąrašas ir asmenų, kurie nedalyvavo, sąrašas
- Išsamus išvadų, veiksmų elementų, pareigų ir užbaigimo datų sąrašas. Daugelis rašytojų naudoja darbotvarkę kaip vadovą, kuriame pateikiamos išvados ir veiksmai.
- Planuojamas tolesnis susitikimas, jei to tikrai reikia.
Idealiu atveju susirinkimo pastabas paskleiskite kuo greičiau pasibaigus susitikimui ir visiškai per vieną darbo dieną. Protokolai ir pastabos yra svarbus dalyvių priminimas, taip pat informacijos šaltinis kitoms suinteresuotosioms šalims arba tiems, kurie praleido susitikimą. Protokolai yra puikus įrankis, leidžiantis priminti žmonėms ir komandoms apie jų vykdomus tolesnius veiksmus.
Bottom Line for Now:
Gali būti, kad susitikimas pasieks pozityvų rezultatą, padėdamas nukreipti projektus ir žmones, tik nesijaudinkite. Kai kruopštus ir sąmoningas susitikimų valdymo būdų stiprinimas padidins jūsų tikimybę vairuoti puikius rezultatus.
-
Atnaujinta Art Petty