Nepaisant to, kartais mes tiesiog turime susitikti. Ir taip, yra keletas puikių konsultacijų iš ekspertų dėl laiko valdymo, darbotvarkės kontrolės ir taisyklių.
Čia šiek tiek skiriasi, siūlant tam tikras bandomas ir tikras gaires, kurios padės valdytojams pereiti penkias įprastas susitikimų rūšis į neskausčius ir produktyvius įvykius.
Penki bendri susitikimai
1. Likviduoti mirtį "Aplink stalą" atnaujinimai . Jūs žinote šį susitikimą. Cram kambariuose aštuoniolika žmonių ir tada reikalauti, kad kiekvienas žmogus dalintųsi atnaujinimu, kuris paprastai skamba kaip bandymas pateisinti jų egzistavimą ir parodyti, kaip juos įtvirtinti didžiojoje darbuotojų šlovės salėje. Vadovai ir vyresnieji vadovai yra žinomi už šių susitikimų vykdymą, naiviai manydami, kad tai puikus būdas visiems išgirsti, kas vyksta visoje įmonėje. Tiesą sakant, žmonės dažniausiai suderina ir sutelkia dėmesį į savo atnaujinimo planavimą, kurio niekas neklausys.
Vietoj to: visais būdais susitinkate su savo bendraamžiais, komandos nariais ar pagrindiniais kolegomis, bet nepasiduokite prie "aplink stalo" požiūrio. Pateikite informaciją išimties tvarka.
Pasidalykite atitinkamomis naujienomis, įskaitant finansinius rezultatus, didelius klientų laimėjimus ar atnaujinimus, susijusius su visos organizacijos iniciatyvomis. Taip pat išplėskite pasiūlymą asmenims kelti svarbius klausimus. Jei atsiranda kažkas pastebimos ir ne plačiai žinomos, kažkas turėtų ją dalintis. Jei vienai grupei reikia pagalbos iš kitos grupės, pakelkite prašymą.
Priešingu atveju nepasiduokite visiems dalyviams dalytis.
2. Būsimi susitikimai apskritai. Tai gali būti žiaurūs laiko žudikai, ypač kai jie užrakinami kaip pasikartojantys įvykiai ir yra prastai valdomi.
Vietoj to : niekada nesikreipkite į susitikimą dėl kažko, kurį galite ieškoti. Pasinaudokite dienos technologinėmis priemonėmis, kad užtikrintumėte, jog jūsų darbo grupės palaiko esamą ir matomą būsenos atnaujinimą, kai visi gali jį pamatyti pelės klavišu. Jei turite susitikti, suplanuokite suplanuotą susitikimo laiką per pusę arba naudokite greitesnius metodus ir atlikite trumpus "stand-up" seansus. Būkite drakoniški dėl nukrypimų ir ramybės, prailginančių šias sesijas. Sutelkite dėmesį į tai, kaip pasidalinti savo būsena ir reikalauti, kad žmonės spręstų problemas už šio forumo ribų.
3. Nestruktūruoti smegenų sukrėtimo susirinkimai. Dauguma smegenų šturmo susitikimų yra tokie silpnai palengvinti, kad mes galų gale nepakenktume idėjoms, palaikome boso idėją ar sukurtų puikius dalykų sąrašus, kurie niekada nebūtų išgirstami ir nematomi.
Vietoj to: dirbkite, kad apibrėžtumėte smegenų šturmo temą ir dalinkitės ja su kvietimais prieš sesiją. Surinkite savo įnašą, įtvirtinkite, paskelbkite arba bendrinkite, nepriskiriant idėjų. Naudokite tiesioginį seansą, kad galėtumėte pereiti į pateiktas idėjas ir pridėti prie sąrašo.
Atsipriešinkite norui įvertinti šios sesijos idėjas. Įtraukti kitus metodus, kurie sumažina socializacijos spaudimą, pvz., Smegenų rašymas. Ir visų svarbiausia, įtvirtinkite idėjas ir sukurkite jų įvertinimo procesą, taip pat juos archyvuokite, kad ateityje galėtumėte lengvai susipažinti su grupe ateityje ir situacijose.
4. Operacijų apžvalgos, dėl kurių inkvizicija atrodo pasipiktinta. Jei kada nors patyrėte per sesiją, kur susitikimo lyderis, paprastai vykdomoji, orientuojasi į vieną sunkią funkciją ar ieško silpnumo kiekvieno pristatymo metu, o tada greitai siunčia pranešimus, jūs žinote, kaip šis formatas yra destruktyvus. Negalima įtvirtinti šio proceso.
Vietoj to: išlaikykite gilias funkcines nykščius ir verslo proktologijos egzaminus privačiais ir sutelkite dėmesį į dalijimąsi pagrindiniais veiklos rodikliais, problemomis ir galimybėmis.
Grupės susirinkimas nėra laikas ar vieta, per kurią išskaidoma neveikianti sritis ar individas. Nustatykite tolesnį susitikimą vietoje, bet neužtikrinkite, kad visi kiti pastebėtų kryžminį tyrimą šiuo klausimu. Nepalikite atsakomybės už tobulėjimą, bet pašalinsite žiaurumą ir tai, ką reiškia viešas posakis iš jūsų susitikimų valdymo repertuaro.
5. Susitikimai, kuriuose kyla klausimų, reikalaujančių spontaniškų sprendimų. Keista ar ironiškai, posėdžių salė yra viena iš blogiausių gretimų sprendimų vietų. Pirmą kartą iškeliant problemą ir raginant priimti sprendimą, žmonės yra vietoje, ir jie jus piktins dėl šio požiūrio.
Vietoje to: dirbkite be galo prieš grupinius susitikimus, kad užsiimtų pagrindiniais suinteresuotaisiais subjektais, susijusiais su problemomis ir galimybėmis. Pateikite savo nuomonę, pasiūlykite savo perspektyvas ir bendradarbiaudami siekdami bendrų interesų. Naudokitės susitikimų forumu, kad patvirtintumėte suinteresuotųjų šalių interesus ir nustatytumėte jų rekomendacijas. Nors jūs vis dar negalėsite priimti greito sprendimo be kito ar dviejų žingsnių, sustiprinsite savo darbo santykius su prieš sesijos darbą.
Bottom-line dabar:
Mes esame bendruomenės būtybės pagal prigimtį ir net su įvairiomis technologinėmis priemonėmis, leidžiančiomis mums prisijungti neatsižvelgiant į tai, kas yra toje pačioje vietoje, kartais tai tiesiog padeda susidurti akis į akį. Suvokti šį laiką protingai ir parodyti savo pagarbą dalyviams, rengdami susitikimus, kurie sumažina investicijų skaičių ir maksimaliai padidina kokybišką keitimąsi informacija nesaugioje aplinkoje.