Biuro asistento įgūdžių sąrašas ir atsakomybė

by Alison Doyle

Tarnybinio padėjėjo įgūdžių sąrašas atnaujinimams, motyvaciniams laiškams ir interviu

Biuro padėjėjai kartais vadinami sekretoriais arba administraciniais padėjėjais, bet tai, ką jie daro, yra padėti tarnybai. Ar biuras priklauso advokatų kontorai, medicinos įstaigai, švietimo įstaigai ar korporacijai, poreikiai yra panašūs; kažkas turi įrašyti įrašus, tvarkyti tvarkaraščius ir rūpintis kasdieniu bendravimu žmonių, naudojančių biurą, vardu.

Tai kažkas gali būti tau.

Biuro padėjėjo darbo pareigos

Nors biuro asistentų pozicijos paprastai yra panašios vieni su kitais, darbas vis dar yra kintamas - jis skiriasi kiekvieną dieną, o ne iš biuro į biurą. Šiandien jūs galite veikti kaip registratūros darbuotojas, rytoj gali prireikti ištaisyti spausdintuvą, o kitą dieną po visą dvidešimt pirmą šimtmetį turėsite pristatyti visą dokumentų padalinį. Jums reikės labai daug įgūdžių, kad būtų sėkmingas.

Biuro padėjėjai yra vieni iš didžiųjų nesąmoningų verslo pasaulio herojų, nes kai tu teisingai darai savo darbą, niekas nepastebi. Atrodo, kad biuras paleidžia save. Tačiau kai kuriems žmonėms patinka greitas, tačiau lankstus darbas, jausmas, kad yra visko esmė. Ir geras sekretorius vis dar gali rasti darbą beveik bet kur, bet kokios rūšies organizacijoje.

Kaip naudotis įgūdžių sąrašais

Galite naudoti šiuos įgūdžių sąrašus per visą darbo paieškos procesą.

Pirma, šių įgūdžių pavadinimai veikia kaip raktiniai žodžiai, todėl naudokite tiek, kiek galite, kai rašote savo CV. Negalima pasikliauti vadybininkų samdymu, kad išsiaiškintumėte, jog turite tai, ko nori, pasakykite jiems tiesiogiai.

Antra, tuos pačius raktinius žodžius galite naudoti motyvaciniame laiške . Dėmesys būtent tiems, kuriuos jūsų potencialus darbdavys labiausiai rūpinasi.

Turėsite atlikti savo tyrimus, nes, nors biuro padėjėjo darbo vietos dažnai yra panašios, priežiūros institucijų samdymas skiriasi pagal jų prioritetus. Darbo aprašyme tikriausiai bus nurodytas reikiamų įgūdžių sąrašas. Atkreipk dėmesį į tai.

Galiausiai galite naudoti šią diskusiją planuoti savo interviu . Įsitikinkite, kad paruošėte bent vieną pavyzdį tuo metu, kai parodėte kiekvieną iš 6 geriausiųjų įgūdžių, išvardytų čia.

Tai taip pat gali padėti persvarstyti mūsų darbe ir įgūdžių sąrašuose pateiktus įgūdžius .

Į viršų šešis biuro asistento įgūdžius

Toliau pateikiamas šešių svarbiausių biuro asistento įgūdžių sąrašas, taip pat ilgesnis darbuo tojų gebėjimų, kuriuos gali tikėtis, sąrašas.

Verbaliniai bendravimo įgūdžiai: komunikacija yra kritinis minkštas įgūdis biuro asistentui. Turėsite bendrauti su savo vadovu, kitais biuro darbuotojais, specialistais, kuriuos jums padėti, ir galbūt su klientais ar žmonėmis toje pačioje organizacijoje. Visi jūs dirbate kaip komanda, o jūs esate pagrindinis ryšių centras. Kiekvieną dieną turėsite būti linksmas, naudingas, gerai informuotas, aiškiai išdėstytas ir geras klausytojas .
Rašytiniai bendravimo įgūdžiai: dauguma biuro padėjėjų rašo daug. Jie gali rašyti užrašus, užpildyti formas arba laiškų ar elektroninių laiškų projektus. Kai kurios sukuria bendrovės interneto svetainės turinį arba redaguoja tekstą kitiems. Aiškus, profesionalus rašytinis bendravimas yra privalomas.

Draugiškumas: biuro asistentas gali būti pirmasis asmuo, kurį klientas mato įeinant į biurą. Jei biuro pagrindinis keleivis šiuo metu atsiduria, biuro asistentas gali būti vienintelis asmuo, su kuriuo lankytojas sąveikauja. Jūs turite būti pasirengę pasveikinti kiekvieną lankytoją su šypsena ir geru žodžiu ir padėti jiems su jomis, kiek jums reikia. Taigi, geri tarpasmeniniai įgūdžiai yra būtinybė.
Technologijos įgūdžiai: Senais laikais sekretoriai daug rašė. Pasikeitė laikai, taigi ir technologijos, tačiau biuro asistentai vis tiek gali tikėtis praleisti daug laiko prieš klaviatūrą. Vietoj rašomosios mašinėlės turėsite žinoti apie įvairius programinės įrangos variantus. Žinoma, kaip atlikti tam tikrą lengvą techninę pagalbą ir kaip sureguliuoti nepertraukiamą spausdintuvą, taip pat nepakenks.

Organizacija: biuro padėjėjai turi būti itin organizuoti, kad galėtų efektyviai žvalgyti savo daugybę užduočių. Jums reikės padėti kitiems žmonėms organizuoti išlaikyti kalendorių ir tvarkyti biuro tvarkingai.
Problemų sprendimo įgūdžiai: problemos sprendimo ar kritinio mąstymo įgūdžiai yra svarbūs bet kokiam biuro asistentui, nes dažnai jūs būsite asmuo, kuris ateis su klausimais ar klausimais.