Kuri sistema jums labiausiai tinka?
Yra trys bendros organizacinės struktūros, o projektų vadovai dirba visuose: funkcinis, projektas ir matrica. Pažvelkime į kiekvieno pranašumus ir trūkumus, kad žinotumėte, su kuo susiduriate, kai prisijungsite prie naujos struktūros.
Funkcinė organizacinė struktūra
Funkcinėje organizacinėje struktūroje projekto vadovas ir visi ištekliai dirba toje pačioje įmonės skyriuje, kaip pardavimo ir rinkodaros skyrius. Paprastai funkcinis valdytojas turi daugiau įgaliojimų nei projekto vadovas.
Privalumai
Funkcinė struktūra suteikia jums mažiau galios kaip projekto vadovas, tačiau siūlo daugybę kitų privalumų:
- Tai puikiai tinka mažoms komandoms ir mažiems projektams, nes ši funkcija visiškai kontroliuoja komandos narius ir kitus reikalingus išteklius.
- Galite lengvai pasiekti norimus ekspertus, nes jie yra toje pačioje funkcinėje srityje.
- Tai greita, kad visi kartu galėtų išspręsti su projektu susijusias problemas.
- Galite apriboti projekto komunikacijos priemones, kurių reikia naudoti, nes komanda yra gana maža ir paprasta.
- Jūs dažnai gaunate entuziastingų komandos narių, kurie nori dirbti su projektu, nes jiems suteikiamos karjeros galimybės. Projekto darbas gali būti puikus būdas motyvuoti savo komandą.
- Jei perduosite projektą funkcinei komandai, tai bus funkcinė komanda, kurioje dirbate, ir tai gali palengvinti projekto uždarymą.
Trūkumai
Nors ši struktūra turi daug pranašumų, taip pat apsvarstykite kai kuriuos trūkumus:
- Darbas vyksta talpykloje, o tai gali reikšti, kad neturite prieigos prie žmonių, nepriklausančių jūsų funkciniam suskirstymui.
- Projekto komandos žmonės gali būti labiau lojalūs savo departamentui ar komandos valdytojui nei savo darbe projektuose, nes tai gali sukelti konfliktų.
- Didelis projektas gali baigtis funkciniu projekto vadovu iš kiekvienos funkcijos. Tai gali sukelti darbą, kuris kyla per įtrūkimus, jei visi projektų vadovai neveikia darniai kartu.
- Funkcinis darbas gali būti izoliuoti, nes neturite galimybės plačiai bendradarbiauti įmonėje. Strateginio dėmesio išlaikymas gali būti sunkesnis.
Projekto organizacinė struktūra
Specializuotos komandos sujungiamos į projektų organizacinę struktūrą. Projekto vadovas, tikriausiai, yra atsakingas už projektų komandos narius. Tai galėtų apimti didelius statybos darbus, bet ir įmonių iniciatyvas, kurioms reikalinga speciali komanda. Projekto vadovas turi aukščiausią įgaliojimą, pranešdamas projekto rėmėjui ir projekto valdybai . Komandos asmenys dirba tiesiogiai projekto vadovui.
Privalumai
Akivaizdus projekto struktūros privalumas yra tai, kad jūs turite daugiau komandos valdymo, tačiau yra ir kitų pranašumų.
- Komandos gali turėti tvirtą identiteto jausmą. Tai lengviausia struktūra, kuria galima sukurti stiprią komandų kultūrą.
- Visa komanda yra orientuota į komandos tikslus, taigi lojalumo konfliktas egzistuoja su dienos projektu, kuris dirba su projekte dirbančiais žmonėmis. Jų dienos darbas yra projektas.
- Ištekliai skirti projektui, todėl daug lengviau planuoti darbą. Jūs sužinosite, kada komandos nariai yra prieinami, ir nėra jokios rizikos, kad jie bus greitai ištraukti į įprastą kitą valdytojo darbą.
- Šioje struktūroje vykdomi projektai yra puiki aplinka, kuria galite pagerinti savo projektų valdymo įgūdžius, taip pat daugiau techninių vadovavimo įgūdžių.
Trūkumai
Projekto struktūra yra lengviausia dirbti, tačiau dar turi trūkumų.
- Vienam projektui skirta komanda yra brangus įsipareigojimas. Tai paprastai yra tik didelių projektų galimybė.
- Jei pašalinsite žmones iš jų funkcinių darbų, jiems gali būti sunku sugrįžti, ypač jei projektas yra ilgas. Projekto darbas yra tęsiamas, o grįžimas prie to, ką jūs padarėte anksčiau, po daugiadalykės aplinkoje veikiančio naujo sudėtingo projekto, nėra daugelio žmonių patrauklių perspektyvų. Dar svarbiau valdyti komandos perėjimą uždarius projektą.
- Kartais uždaryti projektą gali reikšti, kad prarandate darbą, jei verslas persikėlė į kitą vietą, o kitas jūsų užduotis nėra.
- Pagal savo prigimtį, specialios komandos pritraukia išteklius, kad galėtumėte dirbti tik vienu dalyku. Jie gali apriboti projektų, kuriuos įmonė gali atlikti vienu metu, skaičių, ypač kai skirtingi projektai reikalauja tų pačių įgūdžių.
- Tokios struktūros projektų vadovai taip pat atlieka vadovavimą savo komandoms, o tai reiškia, kad reikia skirti laiko ir pastangų žmogiškųjų išteklių užduotims, kurių neturėtumėte daryti kitose struktūrose. Jei jums patiks šis darbo su žmonėmis elementas, šis veiksnys gali būti pranašumas.
Matricos organizacinė struktūra
Trečioji parinktis yra matricos struktūra. Ištekliai dalijami įprasto darbo ir projekto darbų metu. Tai gali reikšti, kad turi dviejų vadovų arba "dotted-line" atsakomybę projekto vadovui, taip pat komandos valdytojui. Visų pirma funkcinės valdymo linijos struktūra yra pirmoji, o projekto vadovas imasi punktyrinės linijos.
Ši struktūra suskaido galios ir įgaliojimus tarp funkcinio arba padalinio komandos vadovo ir projekto vadovo. Jums reikės pasinaudoti savo derybiniais įgūdžiais iki galo!
Privalumai
Matricos struktūros yra labai įprastos, nes leidžia valdytojams lanksčiai pasirinkti, kaip žmonės praleidžia laiką. Tikriausiai jūsų karjeros metu dirbate matricos aplinkoje. Šios struktūros pranašumai yra tokie:
- Ištekliai yra naudojami efektyviai ir gali judėti tarp projektų, kai reikia.
- Galite dirbti daugybe skirtingų dalykų, kartais lygiagrečiai, nors šį klausimą taip pat galima ginčyti kaip nepalankią padėtį.
- Komandos ir asmenys gali būti labai jautrūs. Jei atsiras naujas projektas, jis turi būti prioritetas, jis yra pakankamai lengvas, kad suktųsi ir staiga susikauptų į kažką kita. Jūs negalite to padaryti lengvai projekto struktūroje, kuri užtrunka ilgiau, kol bus išformuota ir pergrupuojama.
- Struktūra reikalauja, kad visi naudotų tą patį projektų valdymo gyvavimo ciklą ir metodiką, todėl lengviau pereiti tarp projektų. Žmonės gali prisijungti prie projekto komandos, kuriai reikalinga palyginti mažai laivų, kai terminai ir procesai yra įprasti.
Trūkumai
Kaip ir visose konfigūracijose, šis turi ir savo spąstus. Nepaisant to, kad tai yra bendra struktūra, daugelyje modernių darbo vietų trūksta perkrovos problemų. Labai lengva duoti asmenims per daug, jei neturite sistemų, skirtų valdyti ir stebėti visą jų darbo krūvį. Kiti trūkumai yra tokie:
- Konfliktas tarp projektų yra bendras, nes galite kovoti už tuos pačius išteklius kaip ir kitas projektas.
- Kituose projektuose gali būti išdėstyti geriausi ištekliai - tinkamiausi žmonės, turintys reikiamų įgūdžių, arba jų vadovai gali nepadaryti jų projekto darbams.
- Gali būti tam tikras konfliktas tarp įprastų įprastų užduočių ir projektų darbo privatiems asmenims, ypač kai abu vadovai suteikia jiems skirtingus prioritetus.
- Ištekliai gali kilti konfliktui dėl to, kokį vystymosi kelią jie imasi už savo būsimą karjerą. Nors jūs galbūt žinote, kad norite išlaikyti projektų valdymą, gali būti, kad jūs išmoksite į vyresnio amžiaus funkcinį vaidmenį ar daugiau į projektą orientuoto vaidmens. Tačiau turintys daug karjeros galimybių yra geras dalykas, net jei tai leidžia priimti sudėtingus sprendimus.
Organizacinė struktūra, kuri puikiai tinka visiems įprastam darbui, ne visuomet veikia projektuose, o jūs turite valdyti aplinką, kurioje dirbate. Gera idėja, kaip patirti kiekvieną iš šių struktūrų, kad galėtumėte patirti juos iš pirmų rankų. Tai padės jums nuspręsti, kokia aplinka jums tinka ir tinka jūsų įgūdžiams ir pageidavimams. Tada galite priimti pagrįstą sprendimą, jei turėsite galimybę nuspręsti savo būsimos darbo aplinkos.
Supratimas kiekvienos projekto organizacinės struktūros privalumus ir trūkumus suteikia jums galimybę išsiaiškinti, kur geriausia praleisti laiką ir įtaką, kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti savo komandą ir sėkmingai užbaigti projektą.