Veiksmingo, poliruoto verslo laiško rašymas gali būti paprastas veiksmas, jei laikotės nustatytų išdėstymo ir kalbos taisyklių. Įsivaizduokite, kad jūsų gavėjas reguliariai skaito nemažą korespondencijos kiekį ir naudos gerai įvykdytas laiškes, kuriose nėra rašybos klaidų ir gramatikos klaidų. Gera taisyklė yra dvigubai ją ištaisyti, tada kolega ją peržiūrės, kad niekas nebūtų praleistas.
Verslo laiško skyriai
Kiekviename laiško skyriuje turi būti tinkamas formatas, pradedant nuo jūsų ir jūsų gavėjo kontaktinės informacijos; pasveikinimas; laiško korpusas; uždarymas; ir galiausiai, jūsų parašas.
Verslo raidžių formatas
Toliau pateikiamas tradicinis verslo laiško formatas, kuriame pateikiami patarimai, kaip jį kurti atsižvelgiant į jūsų santykius su skaitytuvu ir kokius jūsų pageidaujamus rezultatus.
Jūsų kontaktinė informacija :
Tavo vardas
Jūsų adresas
Jūsų telefono numeris
Jūsų elektroninio pašto adresas
Data
Gavėjo kontaktinė informacija:
Jų vardai
Jų pavadinimas
Jų bendrovė
Bendrovės adresas
- Naudokite " Kam tai gali kelti susirūpinimą ", jei nesate tikri, kam konkrečiai kreipiamasi.
- Naudokitės oficialiu pasveikinimu "Gerbiamas ponas / Ms./Dr. [Pavardė] ", jei nežinote gavėjo.
- Naudokite "Gerbiamasis [Vardas]" tik tuo atveju, jei turite neoficialų ryšį su gavėju.
Kūnas
Formatavimo pagrindai:
- Naudokite atskiras eilutes su papildoma erdve tarp kiekvienos pastraipos, po pasveikinimo ir virš uždarymo.
- Kairysis pateisina savo raidę (prieš kairę paraštę).
Stumkite dešinįjį toną:
Pasirašykite savo laiško tikslą per paprastą ir tikslinę kalbą, laikydami pradžios frazę. Galite pradėti nuo "Rašau nuorodą į ..." ir iš ten praneša tik tai, ką jums reikia pasakyti.
Vėlesniuose punktuose turėtų būti pateikiama informacija, suteikianti skaitytojui išsamų supratimą apie jūsų tikslą (-us), tačiau išvengti baisių sakinių ir nereikalingų žodžių. Vėlgi, trumpai laikykitės jų dėmesio.
Jei ketinate įtikinti gavėją - investuoti pinigus, pateikti nuorodą, samdyti jus, partnerius su jumis arba išspręsti problemą, sukurkite įtikinamą bylos priežastį. Pavyzdžiui, jei norite, kad skaitytojas rėmėsi labdaros renginiu, nustatykite, ar jis sutampa su jų filantropiniais tikslais. Įtikinkite skaitytoją, kad padedant jums bus abipusiai naudingas, ir padidinsite savo galimybes laimėti jų paramą.
Laikykite savo uždarymo pastraipą dviem sakiniais. Tiesiog pakartokite, kodėl rašote, ir dėkojame skaitytojui už jūsų prašymo svarstymą.
Nemokama uždaryti :
Kai kurios geros jūsų uždarymo galimybės apima:
- Pagarbiai tavo
- Pagarbiai,
- Nuoširdžiai
- Pagarbiai
Jei jūsų laiškas yra mažiau formalus, apsvarstykite galimybę naudoti:
- Viskas kas geriausia,
- Geriausia
- Ačiū,
- Pagarbiai
Parašas:
Parašykite savo parašą tik po uždarymo ir palikite keturis atskirus tarpus tarp jūsų uždarymo ir savo įvesti vardą, pavadinimą, telefono numerį, el. Pašto adresą ir bet kokią kitą kontaktinę informaciją, kurią norite įtraukti. Naudokite toliau pateiktą formą.
Jūsų parašas ranka
Įrašytas vardas ir pavardė
Pavadinimas
Siųsti el. Pašto verslo laišką
Jei siunčiate el. Laišką, jūsų parašas bus šiek tiek kitoks . Užuot įtraukę savo kontaktinę informaciją raidės antraštėje, nurodykite ją po savo parašu. Pavyzdžiui:
Pagarbiai,
Vardas Pavardė
Pavadinimas
Jūsų adresas
Jūsų telefono numeris
Jūsų elektroninio pašto adresas
Įtraukite temą, apie kurią rašote, el. Laiško temos eilutėje, todėl skaitytojas aiškiai nurodo, kodėl siunčiate pranešimą.
Verslo laiško rašymo patarimai
Šiose gairėse galite rasti išsamesnių patarimų, kaip parašyti verslo laišką , įskaitant šriftų pasirinkimą, parinkčių parinkimą ir tinkamo formato formatavimą.
Visada naudinga pažvelgti į pavyzdžius, kaip gauti idėjų savo korespondencijai. Peržiūrėkite laiško pavyzdžius , įskaitant motyvacinius laiškus, interviu ačiū laiškais, tolesnius laiškus, darbo priėmimo ir atmetimo laiškus, atsistatydinimo laiškus, dėkingi laiškus ir daugiau verslo ir su užimtumu susijusių raidžių pavyzdžių.