Šiame straipsnyje siūlomos idėjos visų lygių vadovams, siekiant sustiprinti susitikimų supaprastinimo įgūdžius, siekiant pagerinti susitikimų našumą.
Kur vadovai klaidingai susitinka
Daugelis vadovų mano, kad jie žino, kaip "paleisti" susitikimą.
Jie nustato darbotvarkę, atlieka visas kalbas ir priima visus sprendimus. Nors tai gali jaustis lengvai ir veiksmingai vadovams, tai dažnai yra žmonių laiko švaistymas, ir tai neatsižvelgia į komandos kūrybinį potencialą. Iš tikrųjų tai turi priešingą poveikį, nes darbuotojai linkę pasitraukti, atidedami vadybininkui, kuris aiškiai nori būti atsakingas.
Yra daugybė priežasčių, dėl kurių vadovai daugiau neužtraukia savo darbuotojų į susitikimus, įskaitant:
- Baimė atsisakyti.
- Klaidingas įsitikinimas, kad, nes jie yra atsakingi, jie turi pateikti visus atsakymus.
- Nepakankamas pasitikėjimas savo darbuotojų sugebėjimais ar problemų sprendimo įgūdžiais.
- Susitinkimo supaprastinimo įgūdžių trūkumas.
Nors trys pirmieji dalykai yra prasta vadybininkų elgsena, paskutinis, palengvinimo įgūdžiai, gali būti išmokti ir sustiprinti praktika.
Sustiprinti savo susitinkimø supaprastinimo gebëjimus
Pagal apibrėžimą, palengvinančios priemonės: " Kad būtų lengviau ar mažiau sunku; padėti ". Kad valdytojas galėtų lengviau susitikti (vietoj jo vykdyti), jie turi būti pasirengę atsisakyti savo galių ir būti atviri skirtingiems rezultatams ir požiūriams.
Tinkamas susitikimų supaprastinimas reiškia, kad kiekvienas dalyvauja nustatant ir sprendžiant problemas. Komandos beveik visuomet susidurs su geresniais, kūrybiškesniais sprendimais, nei bet kuris vadovas galėtų ir galbūt labiau palaikys sprendimų įgyvendinimą.
Čia yra devynių įgūdžių, reikalingų susitikimui palengvinti, o visa tai galima išmokti ir tobulinti praktikoje:
- Planavimas darbotvarkėje. Bendras susitikimas prasideda planuojant darbotvarkę. Pasirinkus temas, kuriose kviečiamas dalyvauti, ty problema, kurią reikia išspręsti, yra daug labiau įdomi nei "informacinės" temos. Tačiau reikia skirti pakankamai laiko grupei įsitraukti.
- Aplinka ir klimatas. Logistikos klausimas! Kai žmonės patiria nepatogumų, negali matyti vieni kitų, neišgirsti ar alkani, susitikimo rezultatai kils. Sužinokite, kaip naudotis logistika, kaip būdą skatinti didelį dalyvavimą ir pašalinti kliūtis.
- Klausti klausimus. Dideli klausimai skatina didelę diskusiją. Straipsnyje " 70 Awesome" treniruočių klausimai naudojant "GROW" modelį "siūlo keletą nepaprastų diskusijų iniciatorių.
- Aktyvus klausymas. Kai vadovas perfrazuoja, tikrina supratimą ir prašo tolesnių klausimų, jis skatina didesnį dalyvavimą ir palaiko diskusiją. " Kaip tapti geresniu klausytoju ", aš dalintis idėjomis stiprinti aktyvius klausymo įgūdžius.
- Smegenų šturmas. Daugelis žmonių mano, kad jie jau žino, kaip smegenų audra. Tačiau jie paprastai neturi. Per daug nustatymų smegenų audra veiksmingumą mažina blogas procesų valdymas, stiprus socialinis ar politinis spaudimas ir blogi supaprastinimo įgūdžiai. Daugelis žmonių niekada iš tikrųjų nepatyrė gerai veikiančios smegenų audros sesijos. Žr. " 15 būdų, kaip lietus smegenų sukėlimo seansu ", dėl ko nenorite daryti - tada padaryk priešingai!
- Konsensų kūrimo įgūdžiai. Konsensusas nereiškia, kad visi turi sutikti su sprendimu. Tai reiškia, kad kiekvienas turi galimybę pasidalinti savo perspektyvomis ir pasiūlyti idėjas. Tinkamas supaprastinimas padės grupei dalytis idėjomis ir efektyviai priimti sprendimą . Pasiekti konsensusą užtrunka ilgiau, bet paprastai gaus didesnę įmoką iš visos grupės. Tačiau atminkite, kad sutarimas nėra galutinis tikslas. Veiksmingiausias spręsta problema yra svarbiausias klausimas. Žr. "Šešių etapų konsensuso sprendimų priėmimo sistemą", kuria siekiama daugiau sužinoti, kaip vadovauti komandai priimant bendro sutarimo principą.
- Konfliktų sprendimas. Kai tik žmonės dalyvauja sprendžiant problemą, konfliktas yra neišvengiamas. Tiesą sakant, komandos tyrinėtojai žiūri į konfliktą dėl užduoties ar problemos, kaip veiksmingo sprendimų priėmimo proceso dalį. Vadybininkas turi išmokti panaudoti konflikto galią teigiamai. Žr. "Konflikto sprendimas mažosioms grupėms ".
- Nebaliniai bendravimo įgūdžiai. Nors mokslininkai teigia, kad tikslūs procentai, dauguma sutiks, kad daugiau kaip 50 procentų bendravimo yra nežodinė. Vadybininkas turi turėti galimybę perskaityti grupės tonusą ir kūno kalbą, kad galėtų įvertinti jų dalyvavimo, atvirumo ir įsipareigojimo lygį.
- Įrašymas. Puikios grupės supaprastinimas reiškia žinoti, kada kreiptis į flipchartą arba lentą, norint užfiksuoti, ką žmonės kalba. Tai daro žmones jaustis kaip jų idėjos yra išklausytos ir vertinamos, ir yra vertingas įrašas, naudojamas veiksmų planavimui ir tolesnei veiklai.
Esmė:
Laikas yra vertingas turtas gyvenime ir darbe. Stenkitės valdyti susitikimus, kad jie būtų optimaliai veiksmingi ir efektyvūs. Mokymasis, praktikuojantis ir taikant devynis supaprastinimo įgūdžius, nurodytus aukščiau, yra puiki vieta pradėti.
-
Atnaujinta Art Petty