Duomenų įvedimas šiais laiko juostais, paprastai kūrybinio skyriaus darbuotojais , registruojamas valandas, kurios buvo išleistos kiekvienai projekto daliai.
Tai reiškia ne tik kampanijos sukūrimą, bet ir pirminį trumpą pristatymą, kliento pristatymą ir netgi laiką, praleistą filmuose ir gamybos studijose. Tik gavus aiškų vaizdą apie tai, kaip laikas buvo išleistas, agentūra gali veiksmingai tvarkyti darbo krūvį, kliento atsiskaitymo tvarką ir laiko paskirstymą tarp komandų.
"Timesheet" trumpai
Pirmosiomis reklamos dienomis, kaip ir daugelis šios eros užduočių, laikas buvo įrašytas rankiniu būdu ant popieriaus su rašikliais ir pieštukais (ir daug ištrinti). Šiomis dienomis laikas įvedamas į kompiuterį ar planšetinį kompiuterį, naudojant sudėtingą programinę įrangą, kuri gali ištraukti pranešimus apie visas veisles. Daugelyje parduotuvių yra labai panašus šablonas, kuris apima:
- Darbo numeris
- Klientas
- Užduotis
- Visi ir visi paskirti darbuotojai
- Darbo valandų data ir skaičius
- Kaina už valandą
- Su laiku
Kuriant kliento projektą, paskyros valdytojas arba eismo tvarkyklė atidarys darbo numerį ir pradės stebėti valandas.
Tai paprastai atitiks klientui pateiktą pasiūlymą ar pasiūlymą ir bus suskirstytas į valandas, kurios iš esmės skiriamos moksliniams tyrimams, planavimui ir strategijai, kūrybinei plėtrai, gamybai ir projektų administravimui.
Jei visi eina į planą, faktinės projekto praleistos valandos puikiai susilygins su įverčiu, tačiau tai paprastai nėra.
Kūrybinis vystymasis dažnai praleidžia daugiau laiko nei bet kuri kita proceso dalis dėl krypties pasikeitimo, klientų atsiliepimų ar nesugebėjimo ištrinti trumpo pranešimo. Tai gali tapti ginčytinu su klientu, nes nenori skirti kūrybiško laiko daug pinigų, nes kūrybiniam skyriui kyla problemų nustatant sprendimą.
Tačiau laiko juostą reikia užpildyti teisingai, kad būtų galima stebėti tą laiką ir parodyti klientui, kaip buvo išleisti pinigai, ir kaip veikia agentūra. Tai yra geras būdas išsiaiškinti, ar kai kurie projektai yra per daug darbo jėgos, kad gautų pelną, arba jei kiti yra tokie pelningi, kad reikia investuoti į šį klientą tolesniam darbui. Trumpai tariant, tai laiko tvarkaraščio vaidmuo.
Darbo laiko pratybos
Štai kodėl timesheets yra bet kurios agentūros gyvybingumas:
- "Pinigai" - "Timesheets" parodo agentūrą (net "namuose"), kiek valandų buvo užregistruotos kiekvienos kampanijos dalies. Tai lengva tada pamatyti, ar kliento laikiklis yra vertas, arba jei laikas klientą įdėti į kiekvieną projektą. Naudodamas vidinę agentūrą, tas laikas gali tiesiogiai nesukurti sąskaitų išrašymo, bet tai parodo valdymui, kaip efektyviai panaudoja kūrybos skyriaus laiką. Jei paaiškėja, kad 90% laiko praleidžia tik vienam verslo aspektui, tai gali sukurti raudonąsias vėliavas.
- Skaidrumas . Jei tvarkaraščiai yra tinkamai atlikti, lengva suprasti, kur veikia sklandžiai ir kur yra kliūčių ar neveiksmingumo požymis. Kodėl vienas spausdintuvo autorius pusę laiko vienam klientui praleidžia negu kitas? Jei reikia daugiau skelbimų, greitai pažvelkite į laiko juostą, ar skyrius bus perpildytas.
- Įsipareigojimas ir atskaitomybė . Daugelis klientų tikisi, kad tam tikra laiko dalis bus praleista projektui. Jei jie netiki, kad į darbą buvo įtraukta reikiama pastangų suma, laiko juostos gali pateikti duomenis kitaip. Tai taip pat yra būdas parodyti kai kuriems klientams, kiek vertės jie gauna iš agentūros.
- Analizė . Ankstesni rezultatai dažnai yra geras ateities rodiklis. Jei klientas pertraukia gyvenimą iš agentūros ir daro jį prakeikimu visiems, duomenys iš laiko juostų gali parodyti, ar verta to kliento palaikyti, ar jei laikas juos paleisti. Kitoje lygties pusėje ji gali parodyti agentūrai kai kurių klientų, kuriems reikalingas minimalus kūrybinis darbas ir pastangos, pelningumą, tačiau didžiausia investicijų grąža.
"Cons of Timesheets"
Su visais šiais pliusais taškais, kokia problema? Na, yra priežastis, dėl kurios beveik visi, išskyrus agentų skaičių, laiko sąskaita yra visiškai apgauti.
- Laikas . Daugelis agentūrų, ypač kūrybinių skyrių, nenori skirti administravimo laiko. Kaip kūrybingas, gali būti žalingas atsikratyti puikios kūrybinės idėjos, kad užpildytumėte valandas. Daugelis paskyros valdytojų turi tas pačias problemas. Tai ironizuota, tačiau laikas tvarkaraščiuose retai paskirstomas.
- Klaidos - tai eina tiesiai į pirmąjį tašką. Daugelis skelbimų paliks laiko juostas iki paskutinės minutės iki mėnesio atsiskaitymo ataskaitos pabaigos. Tai reiškia, kad tvarkaraščio tikslumas yra gana geras ir baisus. Sunku prisiminti, kiek minučių jūs praleidote vienai darbo dienai prieš dvi savaites, taigi tai dažnai yra spąstai. Jei laiko ataskaitos yra atspėjamos, tai daro jas beveik nenaudingas.
- Blogas dėmesys - laikas nėra puikus geros reklamos rodiklis . Viena parduotuvė galėjo praleisti 40 valandų, o ne gaminti nieko užrašo, kita galėtų dirbti 10 ir pagaminti šedevrą. "Timesheets" neregistruoja mąstymo kokybės, tik laiko praleidžia tai daryti.
"Timesheets" ateitis
"Timesheets" yra čia, kad liktų, ir jie turi būti atliekami rankiniu būdu. Automatinis laiko sekimas neveikia, nes reikia rankiniu būdu paleisti ir sustabdyti. Jei pamiršote paleisti laikrodį, prarasite valandų. Pamirškite jį sustabdyti, o kai kuriam prastam klientui mokama už valandas, kurios buvo išleistos kitam projektui. Tai, savo ruožtu, gali sukelti problemų (ir net teismo procesų) su pernelyg dideliu skaičiavimu ir vertingo kliento praradimu.
Vienintelis būdas garantuoti gerą laiko stebėjimą yra reikalauti, kad visi agentūros atnaujinimai būtų tvarkaraščiai bent du kartus per dieną, vieną kartą prieš pietus ir dar kartą prieš einant namo. Jei tai bus padaryta, laiko juostos bus tikslios ir naudingos. O jei to nepadarys, agentūros turėtų būti kūrybiškos motyvuojant. Raskite būdą paskatinti laiko stebėjimo procesą.
Suteikite tiems darbuotojams, kurie laikosi kruopštaus įrašo apie savo laiką, savaitinį bonusą arba kelias valandas penktadieniais. Tai gali atrodyti kaip laiko ir pinigų švaistymas, tačiau tikslūs tvarkaraščiai gali būti vertingesni agentūrai nei keletas šimtų dolerių čia ar ten kiekvieną savaitę.