Programos valdymas yra naudingas ir gerai apmokamas karjeros pasirinkimas. Tačiau tai gali būti ir sudėtingas vaidmuo.
Čia yra dešimt dalykų, kuriuos kiekvienas naujas programos vadovas turėtų žinoti prieš pradėdamas vaidmenį.
Programos valdymas nėra tas pats kaip projektų valdymas
Projekto valdymas yra visuotinai pripažintas visais aspektais: planuojant darbą, organizuojant užduotis ir išteklius, kontroliuojant procesą ir pateikdamas konkretų tikslą.
Nesvarbu, ar tai atveria naują biurą, paleidžia naują programą ar statybai Olimpinį stadioną, projektai turi tam tikrą pradžią, vidurį ir pabaigą bei aiškų tikslų komplektą.
Programos yra šiek tiek kitokios. Jums vis tiek reikia, kad žmonės organizuotų užduotis, valdytų išteklius, dirbtų per procesus ir tt, tačiau jie praneša apie jus kaip apie programos vadovą. Yra daug mažesnių užduočių, susijusių su projekto planu, tačiau daug daugiau strateginių ir ryšių kūrimo darbų.
Programos valdymas yra tai, kaip išlaikyti visą transformacinį pokytį, kad laikui bėgant organizacijai suteiktų kažką vertės. Nesant kažkam veikiančiam kaip programos valdytojui, viskas, ką turite, - tai projektų, kurie pristatomi atsitiktine tvarka ir neturi vienijančios temos, serija. Programos valdytojas yra tas asmuo, kuris jį visus sujungia.
Yra netikrumas ... spręsti
Programos iš esmės yra neaiškios. Nors galite žinoti, kas yra didžioji nuotrauka, tai tik vizijos teiginys, kai jūs pradedate.
Tikslus kelias, kaip ten patekti ir kokie projektai bus reikalingi per ateinančius penkerius metus ... gerai, tai ko jūs turite išsiaiškinti, kaip jūs einate.
Pradėsite su detaliu planavimu, ką žinote, ir sukurkite vaizdą, kaip išspręsti likusį jo dalį, kai artėsite. Palaipsniui išplėskite savo planavimo ir pristatymo horizontus, kol negalėsite toliau važiuoti.
Reguliariai užblokuokite laiką, kad planuotumėte kitus veiksmus. Taip pat galite pasinaudoti šia galimybe, kad užtikrintumėte, jog vis dar esate sėkmingai pristatę verslo vertę.
Saugokitės Burnout
Nors projektas gali būti baigtas per metus, programos gali būti ir toliau. Branduolinių elektrinių eksploatavimo nutraukimo darbai Jungtinėje Karalystėje "Sellafield" aikštelėje yra pristatymo etapai, kurių pavyzdžiai gali būti iki 2025 m. Ir vėliau.
Programos vadovai turi apsaugoti savo komandą nuo išsekimo. Tokiu laikotarpiu negalite dirbti didžiausiu greičiu, todėl užtikrinkite, kad jūsų darbuotojai gautų pakankamai prastovų. Tai turėtų būti tiek tylų laiko darbo vietoje laikotarpiai, kuriuose būtų mažiau rezultatų, nei pakankamas laikas atostogų metu.
Kruopščiai tvarkykite ligos atostogas, žiūrėkite savo viršvalandžių ataskaitas ir būkite budrūs, kad jūsų komandos gerovė yra itin svarbi, jei norite susilpninti nuovargį ir išlaikyti savo talentingus žmones programos gyvenimui.
Jums reikia valdyti tempą
Kai pateikiate programą, kuri turi tolimą pabaigos datą, turite valdyti darbo tempą. Sunku išlaikyti pagreitį per kelerius metus, todėl jūsų, kaip programos vadovo, vaidmuo yra išnagrinėti prioritetus ir projektus, kad būtų galima reguliariai teikti išmatuojamus rezultatus.
Sumaišykite greitus laimėjimus ir pastovią pažangą link didesnių vaizdų tikslų. Tai padeda komandai matyti, kad jūs einate į priekį ir užtikrina, kad yra trumpesnių sėkmės istorijų, kad būtų išlaikyta motyvacija . Galiausiai, tai padeda investuotojams ir vykdomosios valdymo grupei suprasti, kad yra padaryta pažanga.
Treniruokite savo komandą sėkmei
Programos dažnai teikia kažką naujo, unikalumo ar transformacijos organizacijai. Vienas iš uždavinių, susijusių su tokia iniciatyva, yra tai, kad jūs turbūt neturite įgūdžių, kad galėtumėte atlikti visas reikalingas užduotis ir projektus.
Tai gerai, ir tikimasi. Jūsų darbas, kaip naujas programos vadovas, yra užtikrinti, kad galėtumėte tobulinti, persikvalifikuoti ir plėtoti žmones, kuriuos turite, kad kartu galėtumėte patenkinti visus išteklių poreikius.
Gali būti tam tikrų sričių, kuriose ribotam laikotarpiui jums reikia tik tam tikrų išteklių. Pavyzdžiui, jūs nesiruošiate apmokyti vieno iš jūsų darbuotojų, kaip būti šakinio keltuvo vairuotoju, jei tai yra įgūdis, kurio jums reikia tik vienai savaitei, iškrauti kažko pristatymą. Tačiau jei pakeisite, kaip valdoma jūsų įmonės internetinė buvimo vieta, greičiausiai būtų naudinga turėti interneto svetainių kūrimo įgūdžius namuose, taip pat sužinoti apie socialinės žiniasklaidos arba paieškos sistemų optimizavimą. Tai yra įgūdžiai, kuriuos verslas turės remtis ilguoju laikotarpiu.
Priimkite sprendimą, kuris iš jų turi būti įtrauktas į komandą ir kuris turėtų būti užsakytas. Tada įsitikinkite, kad jūsų programa gali suteikti mokymo ir įdarbinimo užduotis, kurios turi būti pasirengusios valdyti rezultatus, kaip rodo kiekvienas projektas.
Valdymas yra sudėtingesnis
Jei esate iš projekto valdymo, tuomet valdymas jums nebus nustebintas. Tai yra būdas, kaip organizuoti ir kontroliuoti projektų ir programų struktūras, siekiant užtikrinti, kad sprendimų priėmimo procesas vyktų teisingai ir kad būtų įtraukti tinkami žmonės. Labai svarbu užtikrinti, kad darbas vyktų taip, kad atitiktų bendrą verslo situaciją, ir padeda išlaikyti žmonių atskaitingumą.
Valdymas taip pat yra būdas, kuriuo Projektų valdymo tarnyba ir vyresnieji vadovai gali užtikrinti, kad programa yra naudinga ir teikia naudą - taip pat yra oficialus maršrutas užbaigti projektus arba visą programą, jei galima parodyti, kad šios naudos nebebus būti pasiektas.
Valdymas yra sudėtingesnis programos aplinkoje nei projekto aplinkoje. Projektų valdybos ir valdančiosios grupės paprastai turi "exec" lygio narystę. Tai galima tikėtis, nes programos galutinis rezultatas paprastai yra verslo pertvarkymas.
Programos taip pat daro įtaką verslui kaip įprastai ir kasdieninei organizacijos veiklai, todėl investicijos paprastai yra didelės, o jų poveikis P & L. Tai taip pat reikalauja potencialiai aukštesnio lygio priežiūros nei kapitalo projektas.
Supaprastinkite programos valdymą savo programai, užtikrinant, kad turite tinkamų žmonių sprendimų priėmimo funkcijas ir aiškią atsakomybę už komandos žmones.
Planavimas yra daug sunkesnis ...
Programos planavimas yra sunkesnis nei planuojant projektą, nes joje yra daug daugiau judančių dalių, tačiau galite teigti, kad tai dar ir linksma!
Paprastai projektų vadovai, kurie dalyvauja programoje, kartu suformuos savo projekto planus. Tada programos valdymo komanda susitinka ir jūsų vadovu, kaip programos vadovas, planai yra integruoti.
Tai lengva pasakyti, bet tai nėra lengva padaryti. Reikia nustatyti projektų ir projektų užduočių priklausomybę. Tai verčia jus pažvelgti į visos programos poreikius ir žongliruoti veiklą, kad atitiktų pagrindinius žmones. Ir tai taip pat nėra vienkartinė užduotis.
Sukūrę integruotą programos planą galite jį stebėti Ganto diagramoje ar kitame programinės įrangos priemone. Kadangi jūsų projektų vadovai stebės savo projektus realiuoju laiku, turėsite koreguoti programos planą, informuoti visus apie pokyčius ir išsiaiškinti, ką tai reiškia jų darbo sričiai.
... Bet jūs neturite planuoti kiekvienos linijos
Kaip programos vadovas, jūs naudojate savo projektų vadovus, kad atliktumėte išsamų planavimą. Tai nėra praktiška ar pageidautina, kad galėtumėte stebėti planus su tūkstančiais ir tūkstančiais užduočių.
Norint parodyti, ar kažkas turės įtakos programos lygiui, jums reikia parengti aukšto lygio projektų apžvalga, turinti pakankamai išsamios informacijos.
Lengviausias būdas tai daryti naudojant specialiąsias programinės įrangos programas (šias 10 patikrintų projekto ir programinės įrangos įrankių yra gera vieta pradėti). Bandymas valdyti daugelio milijonų dolerių programą skaičiuoklėje nebus lengva.
Jūs turite tobulinti savo delegavimą
Tačiau gerai, jūs deleguojate, o programos valdymas reiškia, kad jums reikia tobulėti.
Geros naujienos yra tai, kad turėtumėte turėti projektų vadovų komandą, o galbūt netgi turėsite specialų programos valdymo tarnybą, kuri palaikys jūsų transformacinius pokyčius.
Blogos naujienos yra tai, kad galite ne!
Programoje reikia daug nuveikti, ir, norint užtikrinti, kad visos judančios dalys būtų sujungtos tinkamu laiku, tai yra didžiulės pastangos. Jūs negalite to padaryti vieni, o jūs neturėtumėte pabandyti. Išsiaiškinkite, kiek laiko reikia atlikti programos inicijavimą, ir įsitikinkite, kad turite komandą, kuri jus sustiprintų.
Jei neturite programos "Valdymo biuras", prašykite, kad kažkas būtų komandiruotas į programos valdymo komandą. Jiems yra daug ką padaryti: kažkas, vykdantis projekto koordinavimo vaidmenį, galėtų puikiai pasiruošti koordinavimui, kuris reikalingas programos lygmeniu, ir leis jums įsitraukti į strategines užduotis.
Nebijok konflikto
Programoms yra daugybė krypčių. Iš projektų, kuriuose dalyvauja sudėtingos suinteresuotosios šalys , laikoma neįtikinamais terminais, kiekviena diena ketina suteikti jums konfliktų galimybes. Saugokitės dalykų, kurie sutrikdys projekto veiklą ir būsite pasiruošę žengti, kai to reikia, norint išvengti konflikto situacijos, kol ji prasidės .
Kuris iš šių 10 dalykų tau nustebino? Pasidalykite savo mintimis apie programos valdymą mėgstamiausiame socialinės žiniasklaidos kanale!