5 būdai atskirti projekto darbą ir įprastą darbą
Kai kalbu su komandoje dirbančiais žmonėmis, jie dažnai pasakoja, kad nesate tikri, ar jie dirba projektuose, ar "tiesiog" atlieka verslą kaip įprasta funkcija. Abu vaidmenys yra būtini organizacijoje ir vienodai galiojantys, tačiau jie gali padėti suvokti, su kuo dirbate, kad galėtumėte geriau sužinoti, kur jis tinka visoje organizacijoje.
Leiskite išsiaiškinti skirtumą, kad būtumėte tikri tuo, kas yra projektas ir kas yra verslo dalis, kaip įprasta. Projekto darbas ir verslas yra kaip pagrindinis darbas. Jūs dažnai pamatysite "kaip įprasta", sutrumpintai kaip "BAU".
Projektai keičia verslą; BAU identifikuoja keitimą
Pirma, keičiasi, kaip keičiasi.
Verslas kaip įprastas operacijas vykdo verslą. Jie palaiko šviesą. Jie aptarnauja klientus, ir jie nukreipia į tikslus. BAU komandos taip pat yra pirmosios, kas žino, kada esami verslo procesai neveikia ir yra nebe tinkami tikslams. Kai taip atsitinka, BAU komandos yra tos, kurios nustato pokyčių poreikį.
Vadovas, vykdydamas strateginę apžvalgą, gali pasiūlyti, kokių pokyčių reikia atlikti tam padaliniui ar verslo padaliniui pasiekti. Arba ryški kibirkštinio kibirkštinio uždegimo departamentas gali pasiūlyti pakeitimus pasitelkiant darbuotojų pasiūlymų schemą.
Kitame spektro gale gali būti visapusiškas verslo reikalas, kurį pateikia vyresnysis vadybininkas, kad pateiktų pakeitimų, kurių reikia, kad jų padalijimas atitiktų metinius tikslus.
Tai ne tik supaprastina verslo procesus. Tie, kurie dirba BAU vaidmenimis, taip pat gali suvokti, kad pokyčiai yra būtini dėl reguliavimo sistemos pokyčių arba dėl organizacijos konkurencinės padėties.
"Frontline" darbuotojai dirba, kad pateiktų strategiją, ir jie žino, ko nori, kad ten būtų kitoks.
Projektai yra tokio pokyčio įgyvendinimo mechanizmas. Projektai užtikrina pokyčius BAU funkcijoms ir per jas naudojant projekto valdymą. Mes paaiškinsime, koks tolesnis projektų valdymas. Projekto organizacija atlieka pakeitimus, kuriuos nustatė BAU komandos. Tai atsitinka, kai praeina projektų patvirtinimo procesas, kuris paprastai yra verslo atvejis ir vyresniojo vadovo patvirtinimas.
Tai nereiškia, kad projekte dalyvaujantys žmonės niekada negali pasiūlyti verslo praktikos patobulinimų, tačiau jie tai atliks pagal savo vaidmenį kaip darbuotojas, o ne kaip projekto vaidmens dalį.
Šis suskirstymas, kurį taip pat galite išgirsti kaip "pakeisti verslą, valdyti verslą", pastebimas ir projektų pabaigoje. Projekto įgyvendinimas - pristatyti produkciją. Tai gali būti naujos programinės įrangos, pastato, naujos paslaugos ar kažko kita dalis. BAU komanda yra atsakinga už tai, kad ji būtų tinkamai naudojama ir teiktų verslo naudą. Kitaip tariant, projektas užtikrina gebėjimą gauti naudos, o BAU operacijos naudojasi šia galimybe gauti naudos.
Projektai valdyti riziką; BAU mažina riziką
Kad įmonės veiktų kaip įprastos funkcijos būtų veiksmingos, jūs pastebėsite, kad BAU komandos siekia sušvelninti visą riziką operacijoms. Geras dalykas yra nepakankamo verslo nenoras pasiekti geresnio organizacinio stabilumo ir kartojamų procesų.
Dėl savo pobūdžio yra unikalus ir neaiškus, projektai reikalauja rizikos elementų. Bendrovė daro šiek tiek šuolio į nežinomą, tik vykdydama projektą, nes tai leidžia keisti ir pristatyti kažką, ko anksčiau nebuvo.
Todėl projekto komandos nukreipia riziką kitaip nei BAU organizacijos pusėje. Projektų vadovai siekia valdyti tiek teigiamą , tiek neigiamą riziką, kad gautų geriausius rezultatus. Tai gali apimti rizikos mažinimą, siekiant pabloginti tikimybę, kad tai įvyks, tačiau apima ir kitas rizikos valdymo strategijas.
Tai mažai tikėtina, kad jūs kada nors gaišinsite riziką projektui, bet galbūt tai galėsite padaryti dėl gerų operacinių priežasčių savo BAU darbui.
Projektai yra susiję su laiku; BAU yra tęstinis
Projektai turi pradžią, vidurį ir pabaigą. Tai projekto gyvavimo ciklas . Iš tiesų, labiausiai nusistovėjusi projekto ypatybė yra ta, kad ji baigiasi. Projekto vadovas ir projekto komanda tuo metu dirba projektuose. Tada komanda baigia perduoti ir uždaryti fazę pabaigoje.
BAU nesibaigia. Galite, žinoma, uždaryti funkciją arba sustabdyti procesą, jei tai nebėra reikalinga verslui, nors tai būtų valdoma kaip projektas! BAU funkcija sukuria tęstinį darbą be numatomos pabaigos datos.
Projektai gali būti kapitalizuoti; BAU dažnai negali būti
Projektai gali būti kapitalizuoti, o dažnai BAU negali būti - jūs naudojate savo veiklos išlaidas kaip įprastą darbą. Kitaip tariant, projektų apskaitos procedūros ir "kitos" užduotys skiriasi.
Projektų finansavimas dažnai susijęs su turto įteikimu, taigi išlaidos gali būti kapitalizuotos. Kai kuriais atvejais, priklausomai nuo to, kur esate pasaulyje, ir vietines apskaitos taisykles, netgi galite sumažinti projekto išlaidas žemiau linijos.
BAU sąnaudos paprastai laikomos "OPPEX" (veiklos sąnaudomis) ir yra stebimos bendrovės pelno (nuostolio) ataskaitose.
Projektų finansavimas ir verslo finansavimas apskritai yra labai specializuotos srities, todėl visada geriausia patarti iš savo finansų ekspertų prieš priimant kokius nors sprendimus dėl to, kas turėtų ir neturėtų būti naudojama jūsų organizacijoje. Buhalterinės apskaitos taisyklės skiriasi kiekvienoje šalyje, netgi nuo organizacijos iki organizacijos, kurioje atskiros įmonės turi tam tikrų procesų ir būdų, kaip tai daryti.
Jei kyla abejonių, visada patikrinkite!
Projektai apima tarpfunkcines komandas; BAU apima funkcines komandas
Galiausiai, labai skiriasi projektų komandų sudėtis. Projektuose dažniausiai įtraukiamos daugiadisciplininės ekspertų grupės, kurios kartu sutelkė konkrečią produkciją. Žinant, kaip motyvuoti projekto komandą, svarbu, nes kartais projektai prasideda be tikslo. Jei žmonės neturi aiškios supratimo apie tai, su kuo jie dirba, tada jie linkę nesiimti geriausio darbo.
Projekto komandos susideda iš žmonių, užpildančių tam tikrus vaidmenis. Tai nėra pareigybių pavadinimai, o projekte esančios pozicijos, turinčios skirtingą atsakomybę. Pagrindinis vaidmuo projekto komandoje yra:
- Projekto rėmėjas
- Projekto vadovas
- Vyresnysis tiekėjas (už darbą atsakinga organizacija, kuri gali būti tokia vidaus komanda kaip IT arba išorinis rangovas ar pardavėjas)
- Klientas (tai gali būti vidinis klientas, pvz., Kitas departamento vadovas arba klientų aptarnavimo organizacijoje klientas, kuriam pristatote projektą)
- Dalyko ekspertai (žmonės į komandą įnešami projekto arba jo dalies metu, kurie naudoja savo žinias, norėdami prisidėti prie projekto sėkmės).
Sužinokite daugiau apie vaidmenis projekto komandoje .
Kita vertus, BAU darbą valdo funkcinės komandos. Jie yra savarankiškai dirbantys ekspertai, bet suskirstyti į skyrius ir paprastai su mažiau tarp funkcijų persidengiantys kiti departamentai nei projektų komandos.
Paprastai labai aišku, ko jie turėtų dirbti, ir komandos tikslus. Jie turės aiškius tikslus ir vaidmenį, kurį departamentas atlieka kompanijoje. Pavyzdžiu galėtų būti klientų aptarnavimo komanda, kuri dirba kaip didesnės klientų aptarnavimo skyriaus dalis, kuri tvarko klientų skambučius ir el. Laiškus apie jūsų produktą.
Tai yra sudėtinga: sutampa. Pavyzdžiui, šio kliento skambučių centro komandos lyderis yra jų srities specialistas. Jie gali būti komandiruoti į projekto komandą, kad galėtumėte tvarkyti darbo paketą ir išteklius, susijusius su projekto dalimi, susijusia su klientų kontaktais. Tačiau savo projekto darbe jie atlieka "Subject Matter Expert", o ne "Customer Service Team Leader" vaidmenį. Būdami projekto komandos nariais, jie bus atsakingi už savo projekto biudžeto dalį ir turės didelę diskreciją dėl to, kaip atliekamas darbas siekiant galutinių tikslų. Jie gali tai neturėti savo BAU vaidmenyje.
Konfliktas tarp BAU ir projektų
Projekto darbai ir BAU darbas puikiai gali būti vienas šalia kito, tačiau dažniau negu yra įtampa. Taip atsitinka, nes projektai bando pakeisti status quo. "Status quo" veikia gana gerai, o žmonės daugiausia nesikeičia, todėl ten visada būna šiek tiek įtampos.
Antra, kai jūs prašote žmonių prisijungti prie projekto komandos, jie gali patirti lojalumo konfliktą. Ar jų pirmoji atsakomybė yra jų dienos darbas ar projektas? Čia gali būti aiškių tikslų ir tvirto projekto vadovo įsipareigojimo valdyti, taip pat palaikyti ryšio linijas, kad jie žinotų, kokie turėtų būti bendrovės ir komandos prioritetai.
Trečia, verslo išlaikymas visuomet yra prioritetas. Tai turi įtakos projektų komandoms, kurios gali pastebėti savo finansavimą, pagrindiniai ištekliai grįžta į BAU vaidmenis ir atidėti terminai, nes darbas, susijęs su kasdienės organizacijos veiklos eiga, yra didžiausias dėmesys.
Projekto vadovai gali nusivylti šia problema, tačiau tai visada bus tokia ir turėtų būti. Nėra jokio tikslo pristatyti fantastišką projektą, jei bendrovė per tą laiką išsiplėtė ir niekas neišeina išnaudoti tai, ką pastatėte!
Atsižvelgiant į šias gaires, turėtų būti lengva suprasti, ar dirbate projektuose ar BAU, ar abiem.