"Smart" darbdaviai išlaiko 4 skirtingus įrašus apie darbuotojus
Darbuotojų įrašų personalo rinkmenos
Kiekvienam darbuotojui tvarkoma personalo byla . Šiuose personalo bylose yra konfidencialių dokumentų, kuriuos tvarko ir prižiūri personalo darbuotojai.
Personalo bylos yra pagrindiniai darbuotojų įrašai, kuriuos naudoja darbdavys, darbuotojas ir darbuotojo vadovas kai kuriose įmonėse.
Kitose šalyse - ir tai yra rekomenduojamas požiūris - prieiga prie darbuotojo personalo bylos yra ribojama HR ir darbuotojo priežiūra.
Tipiški personalo bylos dokumentai apima prašymą dėl darbo , kontaktinę formą šeimos nariams, dokumentais pagrįstą drausminių veiksmų istoriją, atnaujinimą, darbuotojo vadovo gavimo darbuotojo atsisakymą, darbdavio pasirašytą lapą, periodinį įvertinimą, darbo įvertinimą ar atlikimą mokymo plano, mokymo pažymėjimų ir lankomumo įrodymų bei dabartinės asmeninės kontaktinės informacijos apie kiekvieną darbuotoją.
Ne visi personalo failai turi tuos pačius dokumentus, tačiau kiekviename personalo byloje yra keletas dokumentų, kurie yra vienodi. Darbuotojo darbo dokumentavimas nepriklauso personalo rinkmenai, nebent tai pateisintų drausminę nuobaudą, apdovanojimą ar kokį nors kitą neįvykdyto pasiekimo ženklą.
Tokie kasdieniniai našumo pastabos priklauso failui, kuriame vadovai stebi savo darbuotojų veiklos rezultatus, tikslus ir įnašus.
Darbuotojų įrašų darbo užmokesčio rinkmenos
Darbo užmokesčio rinkmenos taip pat tvarko darbuotojų įrašus. Darbo užmokesčio rinkmenose yra darbuotojų darbo vietų, padalinių, kompensacijų pakeitimų, apdailos, paskolų ir kitos informacijos, būtinos darbuotojui sumokėti ir darbuotojo kompensacijos istorijos kopijuoti, istorija.
Į darbo užmokesčio fondą taip pat pateks vyriausybės formų, pvz., W-2, W-4, istorija ir darbuotojo užpildyti dokumentai dėl socialinio draudimo. Faile taip pat bus informacijos apie išmokas darbuotojams ir leidimą atšaukti mokėjimus iš darbuotojo darbo užmokesčio.
Medicininiai įrašai apie darbuotojus
Darbuotojo medicininę bylą taip pat tvarko darbdavys. Darbuotojas įrašus į medicininę bylą neturi nieko, išskyrus žmogiškuosius išteklius paskirtą personalą ir darbuotoją, kurio įrašai yra saugomi byloje. Medicinos bylose yra gydytojo pažymos, FMLA paraiškos dokumentai, narkotikų bandymų informacija, reikalinga fizinė informacija ir kiti dokumentai, susiję su darbuotojo ar jo šeimos nario sveikatos būklu.
Dėl medicininių bylų dėl darbuotojų įrašų konfidencialumo gaunamas didžiausias saugaus saugojimo ir konfidencialumo lygis. Rekomenduojama, kad medicininiai failai būtų laikomi užrakintose failų stalčiuose, kurie yra užrakinti kambaryje, prie kurios negalima naudotis kitiems nei HR paskirtiems darbuotojams.
I-9 Darbuotojų įrašų rinkmenos
I-9 Failų namo darbuotojų įrašai, kurie yra saugomi visiems darbuotojams vienoje byloje, atskirai nuo kitų darbuotojų įrašų.
Darbdaviai saugo šį darbuotoją atskirai nuo kitų darbuotojų įrašų, kad išlaikytų darbuotojų konfidencialumą iš vyriausybės pareigūnų ir kitų subjektų, kurie yra įgalioti peržiūrėti darbuotojus I-9 .
Laikydami I-9 atskirą vietą užtikrinsite, kad jei pasirinksite federalinę I-9 failų peržiūrą, vyriausybės darbuotojai neturės prieigos prie kitų įrašų apie darbuotoją ar jos darbą jūsų organizacijoje, išskyrus faktines I-9 forma. Šie tyrimai kasmet didėja, todėl įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai tinkamai užpildė I-9 formas arba jums gali būti skiriamos baudos ir galimas kalėjimo laikas.
Darbuotojų įrašų prieiga
Darbuotojai gali peržiūrėti savo darbuotojų įrašus, kreipdamiesi į Žmogiškųjų išteklių darbuotojus per įprastą darbo laiką.
Nė vienas darbuotojas negali keisti ar pašalinti jokio jo ar jos įrašų dokumento, kurį reikia peržiūrėti, esant personalo darbuotojui.
Jūs turite turėti darbuotojo personalo įrašų peržiūros politiką savo darbuotojo vadove ir sekti tai nediskriminuojant dėl darbuotojų prašymų peržiūrėti savo failus.
Jei darbuotojas išsiunčia raštišką prašymą dėl savo personalo įrašų kopijos po to, kai jie išeina iš jūsų darbo, jūs turite atsiųsti jiems kopiją.
Kartais jūs susidursite su darbuotoju, kuris įtartinas dėl to, kokius darbuotojo įrašus saugo jų žmogiškųjų išteklių departamentas. Tai yra tie darbuotojai, kurie greičiausiai paprašys jų darbuotojų bylų kopijos. Vėlgi, nediskriminuojant , sukurkite failo kopiją ir atsiųskite ją. (Jūs tikriausiai gausite atsiliepimus, kad darbuotojas buvo nustebintas dėl to, kad trūksta dokumentų, kuriuos išlaikė personalo darbuotojai.)
Kai kuriose jurisdikcijose teisėtai įpareigoti darbuotoją sumokėti kopijavimo ir failo siuntimo išlaidas.
Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir autoritetinga, nėra užtikrinta dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaitys pasaulinė auditorija, o užimtumo įstatymai ir nuostatai skiriasi priklausomai nuo valstijos, valstijos ir šalies. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių pagalbą, kad jūsų teisinė interpretacija ir sprendimai būtų teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir paramai.